チームで作業する場合でも、一人で作業する場合でも、プロジェクトのスケジュールを管理する必要があります。進捗状況を把握するのに役立つツールの一つが、Microsoft Excelで作成したバーンダウンチャートです。これは、各タスクの完了に要した推定時間と実際の所要時間を比較する折れ線グラフです。
このチュートリアルでは、Excelでバーンダウンチャートを作成する方法と、各線がスケジュールと期限達成状況に関して何を示しているかを説明します。デモファイルをダウンロードしてください。
参照: 誰もが知っておくべき Windows、Linux、Mac のコマンド (無料 PDF) (TechRepublic)
Windows 10 64 ビット システムで Microsoft 365 を使用していますが、以前のバージョンの Excel も使用できます。
バーンダウンチャートとは何ですか?
効果的な時間管理の鍵は、持続可能なペースを維持することです。そこでバーンダウンチャートが役立ちます。バーンダウンチャートは、残りのタスクと完了までの時間を視覚的に表す折れ線グラフです。バーンダウンチャートを使用することで、チームメンバーは進捗状況を把握し、目標達成に向けて努力を調整することができます。
当初の期待が無理なものだったのかもしれません。そのような場合、担当者は優先順位を見直し、事態が悪化する前に必要な変更を加えることができます。
これらのチャートはチームが期限を守るのに役立ちますが、あくまでも警告、あるいは「今のところは順調です」というメッセージです。重要なのは、頻繁に報告し、必要に応じてリソースを再配分することです。
Excelでデータを準備する方法
バーンダウンチャートはExcelで簡単に作成できますが、データを設定するには、チャートが何を表しているかをしっかりと理解する必要があります。図Aに示すように、3つの列が必要です。ご覧のとおり、このデータは2週間以内に5つのタスクすべてを完了するという目標を表しています。
図A
最初の列には日付が記入されています。2番目の列には、各タスクに必要な日数を概算します。タスクの総数は5で始まり、1で終わります。
- タスク 5 は 2 日間かかるはずですが、週末と休日にまたがります。
- タスク 4 には 1 日かかります。
- タスク 3 には 2 日かかります。
- タスク 2 は 2 日間かかるはずですが、週末にまたがって行われます。
- タスク 1 には 2 日かかります。
2列目の日数は合計14日になるはずです。実際、14日になっています。黄色でハイライト表示されているのは週末と祝日です。勤務しない日をハイライト表示しておくと、誤ってその日をスケジュールしてしまうのを防ぐことができます。
3列目は、各日の完了数のカウントダウンです。予定していた2つのタスクではなく、1日で5つのタスクを完了しました。つまり、予定より1日進んでいるということです。
データの意味がわかったので、グラフを作成しましょう。
Excelでグラフを作成する方法
図Aに示した3列のデータに基づいてグラフを作成する準備が整いました。そのためには、データセットB2:D16全体を選択し、以下の操作を行います。
- [挿入]タブをクリックします。
- [グラフ] グループで、[折れ線グラフまたは面グラフの挿入] オプションをクリックし、[マーカー付き折れ線グラフ] を選択します (図 B )。
図B
図C
図Cに示すように、青い線は推定日数を示しています。赤い線はタスクごとの実際の日数を表しています。2本の線は7月1日に一緒に始まり、7月4日まで一緒に続きます。7月5日にタスク4を予定より1日早く開始したため、赤い線は青い線より下になります。
「実際」列を完了すると、それに応じてグラフが更新されます。
- 後ろにいるときは赤い線が青い線より上になります。
- スケジュールどおりに進んでいる場合、赤い線は青い線と安定します。
- スケジュールより進んでいる場合、赤い線は青い線より下に下がります。
図 Dでは、タスク 2 を完了するのに 1 日ではなく 2 日かかったため、赤い線が青い線に戻っています。まだスケジュールどおりですが、1 日進んでいるわけではありません。
図D
図E
図 Eに示すように、5 つのタスクすべてで 2 つの期限に間に合いましたが、タスク 2 に 2 日ではなく 3 日を費やしたため、1 日遅れてしまいました。幸いにも、時間を補い、タスク 1 を 1 日で完了しました。
Excelで作成したバーンダウンチャートの使い方
パッと見で進捗状況（あるいは進捗のなさ）を確認できます。目標は青い線を赤い線より上に保つことですが、おそらく時折、青い線が下がって赤い線にぶつかるでしょう。それでも問題ありませんが、理想的には、できるだけ青い線が赤い線より上に見えるようにしたいものです。
赤線と青線が重なりすぎる場合は、青線が赤線より上になるようにリソースの再配分を検討してください。そうすることで、予期せぬ遅延を許容できるようになります。赤線と青線が重なり合うと、スケジュールが遅れる危険性が常に存在します。
バーンダウン チャートを使用してスケジュールを管理し、必要に応じて介入してプロジェクトをスケジュールどおりに進めます。
