Microsoft Office 365 をご利用の方は、2017年8月頃からドキュメントに新しいボタンが追加されていることに気付いたかもしれません。左上隅に「自動保存」スライドボタンが追加されました。このボタンがグレー表示になっている場合は、ドキュメントが OneDrive または SharePoint サーバー上に保存されていないためです。ドキュメントを OneDrive に移動して保存すると、「自動保存」ボタンが自動的に有効になります。
一般的に、ドキュメントで行ったすべての作業を自動保存するのは素晴らしいアイデアです。停電などの不測の事態によって作業内容が失われることはありません。しかし、特に新しいタイムスタンプを付けてドキュメントを自動的に保存することは、必ずしもユーザーが望むものではありません。新しいファイルのベースとして使用する間、古いバージョンのドキュメントをそのまま残しておきたいというユーザーもいます。
残念ながら、そして正直言って不可解なことに、Microsoftは自動保存機能を自動化するだけでなく、常時オンにすることを決定しました。この機能をオフにするオプションはありません。OneDriveに保存されているドキュメントを開いて少しでも変更を加えると、古いバージョンのドキュメントは消え、新しいタイムスタンプが付いた現在のバージョンだけが残ります（図A）。
図A
このハウツー記事では、このような事態を回避するためのいくつかの方法を解説しますが、どれも自動保存をオフにするだけのシンプルな方法ほど洗練されたものではありません。マイクロソフトさん、聞いていますか？
参照: Windows 10 を思い通りに動作させるための 20 のプロのヒント (TechRepublic PDF)
方法1: OneDriveを使わない
自動保存を回避する最も簡単で、おそらく最も不便な方法は、OneDrive や SharePoint サーバーにドキュメントを保存しないことです。ドキュメントを PC またはネットワークドライブに保存すると、自動保存機能は無効になります。
もちろん、OneDriveを使用しないということは、クラウドサービスの利点、例えば遠隔地からのドキュメントへのアクセスやチームコラボレーション機能の活用といったメリットも失うことを意味します。もしこれらの利点が特定のドキュメントにとって重要でなければ、この方法で問題は解決します。
方法2: PCにコピーし、新しい名前でOneDriveに保存する
以前作成したドキュメントを維持するための、もう少し複雑な方法は、古いドキュメントをPCまたはOneDrive以外のストレージシステムにコピーし、それを変更して新しいドキュメントを作成し、新しい名前でOneDriveに保存することです。この方法を使えば、元のタイムスタンプが付いた古いドキュメントと、新しいドキュメントの両方をクラウドで利用できるようになります。
参照: Sage 50c レビュー: Sage 50 Accounts と Office 365 の融合 (Tech Pro Research)
方法3: コピーを保存する
これはあまり分かりやすい方法ではありませんが、問題は解決します。まず、作業したい文書を開きます。元の文書をそのまま残しておきたい場合は、すぐに「ファイル」メニューに移動して「コピーを保存」をクリックします。変更を加える前に必ずこの操作を行う必要があることに注意してください。図Bは、 Wordでこの操作を行った場合の表示例です。
図B
コピーを保存する際は、必ず新しい名前を付けてください。元のドキュメントはそのまま残り、OneDriveから新しいドキュメントを編集して、自動保存機能を最大限に活用できます。
方法4: 文書を開くたびに自動保存をオフにする
これは最も論理的で洗練された方法ですが、同時に最も厳格な規律も必要とします。文書を開いたらすぐに、自動保存スライダーボタンをクリックしてこの機能をオフにしてください（図C）。文書に編集や変更を加える前に、必ずこの操作を行ってください。
図C
この方法の問題点は、文書を初めて保存する際に、手動で「コピーを保存」を実行しなければならないことです。リボンの「保存」ボタンをクリックするだけで、元の文書が上書きされてしまいます。この方法は、フラストレーションや不安を引き起こす可能性が最も高いです。
参照: Microsoft Office 認定トレーニング バンドル (TechRepublic Academy)
クラウドでのアクセス
ドキュメントをクラウドに保存すると、適切な資格情報を持つ社内の他のメンバーが古いドキュメントを開くことができ、変更を加えると新しいタイムスタンプが設定され、システムが混乱する可能性があることに留意してください。
どの方法を使用する場合でも、チームや社内の他のメンバーが誤ったドキュメントを編集してしまうのではないかと心配な場合は、パスワードで保護するか、保存時に読み取り専用に設定してください。「ファイル」メニューに移動し、適切なボタンをクリックします（図D）。
図D
自動保存が問題を引き起こす場合
多くの組織や部門では、適切なタイムスタンプが付与された文書やワークシートの記録を紙媒体で保管することが重要です。例えば、週次Excelレポートの作成を担当している場合、先週のレポートを今週のレポートの出発点として使用することはありますが、だからといって元のレポートを上書きする必要はありません。Microsoft Office 365の新しい自動保存機能は、このシステムに支障をきたします。
この記事で紹介した方法は問題の緩和には役立ちますが、根本的な問題に対する回避策に過ぎません。Microsoftは、特定のドキュメントの自動保存をオフにするオプションを追加すべきです。ユーザーは常に機能を制御できるべきです。これは、あらゆる生産性向上ソフトウェアにとって揺るぎないルールであるべきです。
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