IT費用対効果分析：その重要性と適切な実施方法 - TechRepublic

費用便益分析には様々な定義があり、すぐに複雑になってしまうことがあります。そこで、簡単にまとめると以下のようになります。

「費用便益分析とは、ビジネス上の意思決定を分析するプロセスです。特定の状況やビジネス関連の行動がもたらす便益を合計し、そこからその行動に関連するコストを差し引きます。」

例: メリット

この概念を、架空のITプロジェクトの文脈で見てみましょう。財務部門の月次決算サイクルを効率化したいとします。購買、財務、その他の部門のスタンドアロンシステムを統合し、月末決算プロセスにIT自動化と業務プロセスの再設計を導入することで、財務部門全員が作業にあたり、現在毎月合計3日かかっている月次決算を、毎月2日短縮できると見積もっています。

このシステムアップグレードプロジェクトのメリットは、決算処理から解放される2日間、財務部門の全スタッフが業務から解放されることです。この節約額は、決算処理に携わる全従業員の日給を合計することで算出できます。解放された人員は、ビジネスにさらなる価値をもたらす可能性のある他の業務に再配分できます。

また、財務部門とも連携し、売掛金管理の近代化により、顧客からの支払いをより迅速に受領・処理できるようになることを発見しました。これにより、会社の収益とキャッシュフローが向上し、支払いが完了するまでの間、会社が維持するために借入が必要となる金額（利息を含む）が削減されます。財務部門と連携し、削減額を算出します。

これに加えて、月末処理に現在使用されているレガシーシステムのハードウェア、ソフトウェア、データセンターの経費などの実装解除によって会社が得るコスト削減も排除されます。

仮に、年間 100 万ドルの節約を見込んでいるとします。

参照：特別レポート：2018年のテクノロジー予算：CXO向けガイド（TechRepublic PDF）

例: コスト

さて、元帳の裏側、つまりプロジェクトのコストを見てみましょう。

月末処理を迅速化できる新しいシステムを導入するには、ハードウェア、ソフトウェア、データセンターのコストを5年間のライセンス期間にわたって償却していく必要があります。さらに、新システムに必要な統合作業を完了するために、10名のITスタッフを1ヶ月間フルタイムで雇用する必要があります。さらに、IT部門と財務部門の担当者、そして場合によっては業務プロセスの変更に影響を受ける部門の担当者に対して、新しいシステムと業務プロセスに関するトレーニングも必要です。顧客やビジネスパートナーに変更を通知するコストも発生する可能性があり、法務およびコンプライアンスレビューのための費用も当然必要になります。

再び仮定ですが、これらすべてを合計すると 400 万ドルになります。

数字を計算し、予算レビュープロセスに入り、コスト/利益分析を検討します。なぜなら、CEO と CFO は、投資の回収期間を知りたいと思うからです。

単純化した例では、テクノロジー投資の損益分岐点は4年目に到来すると思われます。その後は、継続的なコストは発生しますが、事業は主に利益を享受することになります。

コストと利益を定量化することが難しい場合、または異なるプロジェクトのビジネス価値を相互に比較検討する必要がある場合、IT プロジェクトのコスト/利益分析を作成することは興味深いものになります。

ITプロジェクトの費用対効果計算ツール

ITプロジェクトのコストとベネフィットを計算するには、プロジェクトの計画と実行、予算の策定、そして技術プロジェクトのライフサイクル全体にわたるコストとベネフィットの変化の理解に関する専門知識が必要です。この最新版の計算ツールは、ITプロジェクトのコストとベネフィットを収集・計算するためのカスタマイズ可能なExcelスプレッドシートを提供します。Tech Pro Researchの購読者には無料でご利用いただけます。

ベストプラクティス

これらの分析を担当する IT 管理者は、次のベストプラクティスを考慮し、特定の落とし穴を認識していれば、結果を改善できます。

あらゆるプロジェクトは、承認と資金を待っている他のプロジェクトと常に優先順位を比較検討する必要があります。あるプロジェクトが他のプロジェクトよりも早く成果を上げているからといって、最初に実行すべきというわけではありません。ビジネスの最優先事項は、常に、事業運営と収益面で競争力を維持するために最も必要なものです。
費用対効果分析を一人で行おうとしないでください。システムを導入する部門の担当者にしか分からない隠れたコストが数多く存在します。そのため、その部門の担当者と協力することが重要です。
ハードコストがどこで節約され、あるいは稼げたかを示しましょう。ソフトコストは定量化が難しいです。新しいシステムによって多くの工数が削減されるとCFOを説得しようとした時、私はいつもそれを受け入れてもらえませんでした。理由は、他の場所でやるべき仕事が常にあるため、会社は人件費の削減効果を実感できないからです。
数字を確認しましょう。多くのIT担当者は、費用対効果分析を行っても、その数値の正確性を確認するためにクロスチェックを怠っています。月末締め処理を効率化すれば、フルタイム従業員10人の労働時間を2日短縮できるとCFOに説明するのは避けたいものです。実際には、10人が月末締め処理に取り組んでいるように見えても、実際にはフルタイムで働いているのはそのうち4人だけかもしれません。

結論

費用対効果分析で覚えておくべき重要なことは、ビジョンを曇らさず客観的に保つことです。なぜなら、資金を求めて競合する他のプロジェクトも多数あるからです。

また、自社のことをよく理解することも不可欠です。起業家精神のある企業は、費用対効果分析を必要としないことが多いです。プロジェクトに価値があり、資金的にも余裕があると判断したなら、ただ実行するだけです。そうでない場合には、プロジェクト提案は綿密に精査され、プロジェクトが良い投資であることを示すあらゆる数字を求められるでしょう。