
Wordのラベルウィザードを使えば、名刺、ポストカード、イベントチケット、配送ラベルなどを作成できます。Wordでは、ウィザードを使っても差し込み印刷を使っても、これらのアイテムはすべて同じものとして扱われます。Wordは、入力された寸法と内容に基づいて、シンプルな表のセル内の各要素の位置を決定します。これは非常に簡単なのですが、ウィザードではロゴ(グラフィックファイル)を挿入したり、コンテンツの書式を設定したりできないため、この方法を敬遠している方もいるかもしれません。幸いなことに、非常に簡単な解決策があります。この記事では、ウィザードを起動する前に、グラフィックや書式設定を含むコンテンツを作成する方法を説明します。
Windows 10 64ビットシステムでWord 2016(デスクトップ版)を使用しています。よろしければ、デモ用の.docxまたは.docファイルをダウンロードして、このテクニックを実際に試してみてください。ブラウザ版ではラベル付きの文書を開くことはできますが、「差し込み文書」タブは利用できません。また、ブラウザでラベル文書を作成することはできません。以前のメニュー版の描画レイヤーでも問題が発生する可能性があります。これらの旧バージョンでもこの方法を試すことはできますが、リボン版のようにグラフィックファイルがきれいに変換されるかどうかは保証できません。
参照: Word の効率を高める 10 個の多目的キーボード ショートカット (TechRepublic の無料 PDF)
試してみてもうまくいかない
簡単にするために、ミシン目入りカード用紙に名刺として印刷できるラベルドキュメントを作成します。ここで言うラベルドキュメントとは、ラベルウィザードの結果のことです。それでは始めましょう。
- [メーリング]タブをクリックします。
- [作成] グループで、[ラベル] をクリックします。
- 表示されるダイアログで、カード情報(氏名、会社名、電話番号など)を入力します。この時点で画像ファイルを挿入しようとしてもできません。
- 「オプション」をクリックし、ラベルを選択します。図A (左)に示すように、2番目の「1ページあたり30」を選択しました。「OK」をクリックして「オプション」ダイアログを閉じます。右ラベルのプレビューと名刺情報を確認できます。「同じラベルの全ページ」オプションが選択されていることを確認してください。
- 「新規ドキュメント」をクリックして名刺ドキュメントを作成します(図B)。再利用する場合は、新しいドキュメントを保存してください。
図A

ラベル オプションを設定します。
図B

サンプルドキュメントの各カードにグラフィックを追加します。
出力されたテキストはフォーマットされていません。名刺にはロゴも入っていません。名刺としては、まさに失敗作です。
1枚のカードをフォーマットしてロゴを挿入し、それを残りのラベルにコピーするという方法もありますが…うーん。グラフィックによっては、大混乱になってしまうかもしれません。幸いなことに、これからご紹介する方法はシンプルで信頼性が高いです。
参照: コスト比較計算機: G Suite vs. Office 365 (Tech Pro Research)
カードを1枚作成する
ここで重要なのは、ウィザードを実行する前に、 1枚の名刺を作成するのと同じようにコンテンツのフォーマットとロゴの配置を整えることです。図Cは、シンプルなフォーマットの例を示しています。
図C

ウィザードを実行する前に、コンテンツをフォーマットし、グラフィックを挿入します。
カードのコンテンツとグラフィックが希望どおりになったら、それらを選択します。ドキュメントに他に何も含まれていない場合は、Ctrl+Aを押します。コンテンツが既にドキュメント内に存在する場合は、何も再作成する必要はありません。ドキュメントを開き、ラベルに必要なコンテンツだけを選択するだけです。その後、以下の操作を行います。
- [メーリング]タブをクリックします。
- [作成] グループで、[ラベル] をクリックします。
- 図Dに示すように、選択したコンテンツとグラフィックを含むダイアログが開きます。ロゴが表示されなくても心配しないでください。
- 「オプション」をクリックし、先ほどと同じようにラベルを選択して「OK」をクリックします。「同じラベルの全ページ」オプションが選択されていることを確認してください。
- 「新規ドキュメント」をクリックして名刺ドキュメントを作成します(図E)。再利用する場合は、新しいドキュメントを保存してください。
図D

ウィザードは選択したコンテンツを使用します。
図E

各ラベルはフォーマットされており、ロゴが含まれています。
ご覧のようにすると、出来上がったドキュメントには、グラフィック付きのフォーマット済みラベルが1枚ずつ含まれます。ミシン目入りカード用紙に印刷するだけで、すぐにお使いいただけます。
定型テキストのヒント
書式設定されたテキストとグラフィックを再利用したい場合は、それらを定型句として保存し、ウィザードの実行時に使用することができます。
選択したテキストとグラフィックを定型句として保存するには、Alt+F3 キーを押します(または「挿入」タブの「テキスト」グループからこの機能にアクセスします)。表示されるダイアログで、定型句の名前を入力します。カードのコンテンツにグラフィックが含まれている場合は、「オプション」ドロップダウンから「コンテンツを独自の段落に挿入」を選択し(図 Fを参照)、OK をクリックします。
図F

定型テキストエントリに名前を付けます。
ウィザードを実行する際は、図Gのように定型句の名前を入力し、F3キーを押します。Wordは名前をカードの内容とラベルに置き換えます。ここでもロゴは表示されません。オプションの設定を終えたら、先ほどと同じように「新規文書」をクリックします。
図G

定型句の名前を入力し、F3 キーを押します。
グラフィック付きの簡単なラベル
名刺、差出人宛名ラベル、配送ラベルなどを作成するのにWordを使わない理由はありません。このテクニックはWordの中でも最もシンプルなものの一つであり、時間と費用の節約効果は計り知れません。ここでは簡単な例を使いましたが、このテクニックは差し込み印刷にも使えます。さらに、ご自身の名刺やラベルでさらに多くのことが可能になります。このテクニックのシンプルさを損なわないように、書式設定とグラフィックはあえてシンプルにしました。
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