従業員が組織を退職した場合、G Suite 管理者が対応を行うまで、その従業員の G Suite アカウントは引き続きアクティブなままです。メールは引き続き受信トレイに届き、モバイルデバイスは同期され、Google ドライブのすべてのドキュメントには、元従業員がファイルの「オーナー」として表示されます。
AG Suite管理者は、アカウントを保護し、元従業員のデータを保管し、情報を他のアカウントに移行する必要があります。ここでは、複数の組織で効果があった5つのステップをご紹介します。
1. 安全なアクセス
a. まず、アカウントに接続されているモバイルデバイスからデータを削除します。G Suite管理者アカウントでG Suite管理コンソール（https://admin.google.com）にログインし、「ユーザー」を選択してユーザー名を選択し、「アカウント」を選択します。アカウントセクションの最後に、アカウントに接続されているモバイルデバイスが表示されます。「このアカウントをワイプ」を選択して組織のデータをデバイスから削除するか、「このデバイスをワイプ」を選択してデバイスからすべてのデータを削除します。接続されているデバイスごとにこの手順を繰り返します。
b. 次に、ユーザーのパスワードを変更します。新しいパスワードをメモしておいてください。後で必要になります。
c. ユーザーにすべてのデバイスの再ログインを要求するには、「サインイン Cookie をリセット」を選択します。
d. 次に、ユーザーのメイン設定ページに戻り、少し下にスクロールして（「詳細を表示」を選択する必要があるかもしれません）、セキュリティセクションまで移動します。アプリケーション固有のパスワードと、リストされているすべての承認済みアクセス項目を無効にします。また、この時点で2段階認証を無効にすることをお勧めします。
e. 次に、元従業員のアカウントにログインし、アカウントに関連付けられている再設定用の電話番号やメールアドレスをすべて削除します。私は通常、新しいシークレットブラウザウィンドウを開き、https://myaccount.google.com にアクセスして、ユーザーとしてログインします。ホーム画面から「個人情報」を選択し、アカウントに関連付けられている個人、外部のメールアドレス、電話番号をすべて削除します。
これで、元従業員のアカウントを制御できるようになり、元従業員によるアカウント データへのアクセスがブロックされます。
2. データを保存する
Google Takeout を使用して、アカウントにリンクされているすべてのデータを保存します。新しいシークレット ブラウザ ウィンドウを開き、https://google.com/takeout にアクセスして、元従業員のアカウントでログインします。エクスポートするデータを選択し、「次へ」を選択します。すべてのデータをエクスポートする場合は、すべて選択したままにしておきます。ただし、データ量が多い場合は、エクスポートするファイルの最大セグメント サイズを増やすことをおすすめします。デフォルトは 2GB ですが、最大 50GB まで設定できます。「アーカイブを作成」を選択します。
アーカイブが作成されると、Google から元従業員のアカウントにメールが送信されます。メールを確認し、リンクをクリックしてアーカイブ ファイルをダウンロードしてください。これらのファイルは安全に保管してください。組織によっては、これらのファイルはアーカイブ品質のストレージに保存され、従業員の人事記録と一緒に保管される場合もあります。
これで、元従業員の G Suite アカウントのデータのコピーが取得できました。
3. データを転送する
メールやファイルを転送するには、G Suite 管理者としてログインしてください。
G Suiteデータ移行サービスを使用すると、特権管理者はG Suiteアカウント間でメールを移行できます。G Suite管理コンソール（https://admin.google.com）にログインし、「データ移行」を選択してメールを選択します。移行元としてG Suiteを選択し、特権管理者のログイン情報を入力します。（特権管理者アカウントで2段階認証を有効にしている場合は（必ず有効にしてください）、アプリケーション固有のパスワードを生成する必要があります。）その後、移行プロセスで使用する移行元アカウントと移行先アカウントを選択します。
管理者はファイルのオーナー権限を譲渡することもできます。管理コンソールから、[アプリ] > [G Suite] > [ドライブとドキュメント] > [オーナー権限を譲渡] を選択します。次に、移行元と移行先のアカウントのオーナー情報を入力します。（ファイルを譲渡する別の方法として、元従業員のGoogleドライブから共有チームドライブにファイルを移動する方法もあります。ファイルをチームドライブに移動すると、ファイルのオーナー権限は作成者からチームに変更されます。元のファイルオーナーのアカウントが削除された後も、これらのファイルは保持されます。）
Google グループやサイトを譲渡するには、別のアカウントをオーナーとして追加します。
従業員のアカウントでhttps://groups.google.comにログインし、グループを選択してグループ設定アイコンを選択し、「メンバーシップとメール設定」を選択して「オーナー権限を譲渡」を選択します。その後、グループの別のメンバーをオーナーにすることができます。
同様に、従来の Google サイトの場合は、https://sites.google.com にログインし、サイトを選択してから設定を選択し、[共有と権限] をクリックして、組織内の別のユーザーをサイトのオーナーとして招待します。
連絡先やカレンダーを転送する場合は、まずデータをエクスポートしてから、別のアカウントにインポートします。
連絡先をエクスポートするには、ユーザーとしてログインし、https://contacts.google.com/ > (左メニュー) その他 > 「エクスポート」にアクセスしてください。以前のバージョンのGoogleコンタクトを開き、「その他」メニューを選択して「エクスポート」を選択してください。連絡先を別のアカウントにインポートするには、https://contacts.google.com/ > (左メニュー) その他 > 「インポート」にアクセスし、エクスポートしたファイルを選択してください。
カレンダーイベントをエクスポートするには、ユーザーとしてログインし、ブラウザでhttps://calendar.google.comにアクセスします。ページ左側の「マイカレンダー」エリアにあるカレンダーリストから、カレンダーの右側にある矢印を選択し、「カレンダー設定」を選択して「このカレンダーをエクスポート」を選択します。ファイルを保存します。
既存のカレンダーにイベントを追加するには、https://calendar.google.com にアクセスし、設定の歯車 (右上) を選択して、「カレンダー」を選択し、「カレンダーをインポート」を選択します。
4. アカウントを削除する
これで、元従業員のアカウントを削除する準備が整いました。管理コンソールにログインし、「ユーザー」を選択し、ユーザーの右側にある縦に3つ並んだ点のメニューを選択して、「削除」を選択します。
5. アドレスをエイリアスとして追加する
元従業員のアカウントがウェブサイトやサービスへのログイン情報として利用されていた場合は、そのメールアドレスをエイリアスとして有効なままにしておくことをお勧めします。そうすれば、そのアドレスに送信されたメールは有効なアカウントに表示されるため、それらのサイトへのログイン情報をより簡単に復旧できます。
エイリアスを追加するには、G Suite管理コンソールにログインし、「ユーザー」を選択してユーザーを選択し、「アカウント」をクリックし、「エイリアス」の下にある「エイリアスを追加」をクリックします。（エイリアスはこの記事の最初の画像の1つに表示されています。）元従業員のメールアドレスを追加します。アカウントを削除したばかりの場合は、古いアカウントが完全に消去されるまで待ってから、エイリアスとして追加する必要があるかもしれません。
G Suiteアカウントのデータを移行する際に、このプロセスを何度か利用しました。アカウントアクセスの保護とアカウントデータのエクスポートの手順は常に踏んでいますが、多くの場合はファイルのみを移行します。多くの場合、クライアントは連絡先やカレンダーを他のアカウントに移行しません。
上記のプロセスは、あなたの組織におけるG Suiteアカウント移行のプロセスとどのように異なりますか？コメント欄やソーシャルメディアでぜひご意見をお聞かせください。
