Office Q&A: Outlookの受信メッセージを色で識別する方法 - TechRepublic

Barrie は最近 Office 2016 にアップグレードしましたが、他の多くの人と同じように、分類項目が欠落していることに気づきがっかりしました。ただし、Outlook に分類項目が表示されるようにすることはできますが、実装が少々面倒で、結果にはまだバグがあります。Outlook 2016 で分類項目を使用する方法については、「IMAP アカウントの Outlook 分類項目を再利用する」をご覧ください。分類項目のショートカットを作成して再利用すると、メッセージだけでなく、すべての Outlook アイテムに分類項目を適用できます。ただし、最初にショートカットを割り当てるには、電子メールメッセージインターフェイスを使用する必要があります。色を使用する別の方法があり、Outlook を騙す必要はありません。この記事では、条件付き書式ルールを適用して色を使用して受信 Outlook メッセージを識別する方法を説明します。学習した内容を使用して、さまざまな方法で任意の数の条件を強調表示できます。

Windows 10 64ビット版でOutlook 2016（デスクトップ版）を使用しています。この方法は365のオンライン版には適用できません。デモファイルはありませんので、必要ありません。

参照: デフォルト設定を変更して Office 2016 を自分好みにカスタマイズ (無料 PDF) (TechRepublic)

Outlookの条件付き書式について

カテゴリを使用すると、Outlook アイテムを識別するための色を手動で指定できるため、便利で柔軟性があります。条件付き書式では、共通の属性を持つ受信メッセージも識別できますが、メッセージがルールに一致するかどうかは Outlook が判断します。たとえば、上司からのすべての受信メッセージや、同じプロジェクトに関係するすべてのメッセージに色を付けたい場合があります。どちらの場合も、常に同じ属性があります。たとえば、メッセージの件名の電子メールアドレスやプロジェクト名などです。ただし、上司が自宅の住所からメッセージを送信した場合、条件はその属性に一致しません。同様に、件名のテキストにタイプミスがある場合も、条件はその属性に一致しません。そのため、条件付き書式にはリスクがないわけではありません。

簡単に言うと、条件付き書式とは、ある要素が特定の条件または複数の条件を満たした場合に適用される書式です。例えば、受信メールの送信元が[email protected]であれば、メッセージを赤で強調表示します。また、受信メッセージの件名が「Nature's Nook Renovation」であれば、メッセージを緑で強調表示します。

Excelをお使いの方なら、条件付き書式のルールをセルや範囲に適用する概念はご存知でしょう。メッセージが条件を満たすと、Excelは書式を適用し、セルまたは範囲が条件を満たしている限り、書式は「オン」のままになります。Outlookでは、ビュー経由で条件付き書式を適用します。つまり、メッセージを別のフォルダーに移動すると、書式が失われる可能性が高くなります。ただし、必要に応じて、同じルールを他のフォルダーに追加することで、その可能性を回避することができます。

上司から

それでは、受信トレイにある上司からのメッセージをハイライト表示する簡単な条件付き書式を適用してみましょう。必要なのは、上司のメールアドレス（上司が複数のアカウントからメッセージを送信する可能性が高い場合は複数のアドレス）だけです。まず受信トレイでこのルールを受信メッセージに適用し、以下の操作を行います。

表示タブをクリックし、現在のビューグループの [ビュー設定] をクリックします。
表示されるダイアログで、「条件付き書式」をクリックして、デフォルトのルールのセットを表示します (これらのデフォルトは変更しません)。
[追加] をクリックし、ルールの名前を入力します。この場合は、「 Highlight Boss 」と入力します。
「フォント」をクリックし、「色」ドロップダウンから「赤」（図A）を選択して、「OK」をクリックします。（これは、メッセージが条件を満たしている場合に適用する書式です。）
「条件」をクリックします。「差出人」コントロールに上司のメールアドレスを入力し（図B）、［OK］をクリックします。（これは、書式を適用する際に一致させたい条件です。）Outlookによって新しいルールがビューに追加されます（図C）。
[OK] を 2 回クリックして受信トレイに戻ります。

図A

色を選択してください。

図B

上司のメールアドレスを入力してください。

図C

Outlook は条件付き書式ルールをビューに追加します。

図Dに示すように、この条件付き書式ルールを適用すると、上司からのメッセージがすぐに表示されます。これで、もう見逃すことはなくなります！前述の通り、同じ条件付き書式ルールが適用されていない別のフォルダーにメッセージを移動すると、赤いフォント（強調表示）は消えます。メッセージを受信トレイに戻すと、ビュー経由でルールが起動し、赤いフォントが適用されます。

図D

上司からのメッセージは赤で表示されます。

このルールは、受信トレイに既にある上司からのメールをハイライト表示します。ルールを変更すると、Outlook は現在受信トレイにあるすべてのメッセージに変更後のルールを適用します。

同じメッセージに適用される可能性のある複数のルールを適用する場合は注意が必要です。

書式が異なる属性の場合、Outlookは両方の書式を適用します。例えば、2つのルールを適用することで、上司からのメッセージには赤いフォントを適用し、件名に「Nature's Nook Renovation」というテキストが含まれている場合は斜体を適用できます。
書式が同じ属性の場合、Outlookは最初のルールを適用し、もう1つのルールは無視します。例えば、上司の赤いフォントルールがリストの先頭にある場合、「Nature's Nook Renovation」というテキストに緑色のフォントを使用するルールよりも優先されます。

プロジェクト名などの特定のテキストにこの機能を適用するには、この手順を繰り返しますが、手順5では「検索する単語」コントロールにテキストを入力します。テキストは必ず引用符で囲んでください。

参照: 受信トレイをゼロにするための10のヒント (無料PDF) (TechRepublic)

混乱を避ける

書式設定を追加する用途はたくさんあるかもしれませんが、じっくりと進めてください。色やフォントなどを多用しすぎると、かえって混乱を招きます。良いものでも、多すぎると混乱してしまいます。このテクニックは、最も重要な用途にのみ使用してください。さらに、使用できる属性や条件は数多くありますが、ここでは最もシンプルでよく求められるものを1つだけ取り上げました。

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