メールの受信トレイと同じように、パソコンのデスクトップは、しばしば雑多な物置と化します。書類、スクリーンショット、パソコンのプログラムなど、すぐにアクセスする必要がなくても、あらゆるアイコンがデスクトップを散らかしてしまうことがあります。
画面にたくさんの情報を表示するとストレスを感じやすくなります。Bynderの最近の調査によると、専門家の30%がデスクトップに100個以上のファイルを保存していることがわかりました。多くの専門家が、画面が乱雑になると仕事に集中できなくなったり、必要なものをすぐに見つけられなくなったりすると述べています。
「散らかったオフィスと同様、散らかったコンピューターのデスクトップは不安を生み、何も成し遂げられなくなってしまう」とEducatedDriver.orgの上級編集者アレックス・ローダーデール氏は言う。
受信トレイ ゼロ (メインのメールボックスを空のままにする) という概念と同様に、コンピューターの画面を完全にクリーンな状態に保つように努めると、気が散る可能性を最小限に抑えながら整理された状態を保つことができます。
ここでは、生産性向上の専門家やこのコンセプトを実践しているプロフェッショナルが推奨する、デスクトップ ゼロを実現するための 7 つの方法を紹介します。
参照: BYOD（個人所有デバイス持ち込み）ポリシー（Tech Pro Research）
1. 1つから始める
デスクトップを整理する最も簡単な方法はフォルダを活用することですが、整理されていない書類やファイルでデスクトップがいっぱいになっていると、整理システムを構築するのは大変な作業に感じるかもしれません。そこで、ローダーデール氏はまず1つのフォルダを用意し、そこにすべてを移動することを推奨しています。
「すぐに気分が良くなるでしょう」とローダーデール氏は言った。「散らかっていたデスクトップが片付き、不安も軽減され始めるでしょう。」
2. フォルダを作成し、さらにフォルダを作成する
Productivity Spot の共同設立者 Sumit Bansal 氏は、顧客対応や財務など、頻繁に扱う幅広いカテゴリのフォルダーをいくつか作成し、デスクトップからこれらのフォルダーにアイテムをドラッグすることを提案しています。
最初の整理が終わったら、フォルダを整理してサブフォルダを作成し、さらに整理しましょう。サブフォルダは、将来的にどこに何を収納すればいいのかを正確に把握するのに役立ちます、とバンサル氏は言います。
フォルダシステムは、自分や仕事内容に最適な方法によって変わると、生産性専門家のデブ・リー氏は言います。「それぞれのフォルダには、異なるトピック、プロジェクト、ファイルのステータスなどを含めることができます。どの方法を選ぶにせよ、重要なのはシステムを維持することです」とリー氏は言います。
3. 不要なアイコンを削除する
受信トレイを空にしようとする時と同じように、不要なものを削除することをためらってはいけません。通常、デスクトップやMacのDockバーにあるプログラムのショートカットは、頻繁に使用するプログラムにのみ必要です。
同様に、デスクトップ上には一度必要になったのに削除し忘れたファイルやアイコンがいくつかあるかもしれません。今すぐそれらを削除しましょう。
4. 複数のデスクトップ機能がある場合は活用する
Windows 10ユーザーは複数のデスクトップを持つことができます。これにより、すべての作業が1つのデスクトップに集約され、最も重要なプログラムとファイルだけを別のデスクトップに配置するといった使い分けが可能になると、TechnoScansの共同創設者であるShehar Yar Khan氏は提案しています。また、仕事用とプライベート用に1つのデスクトップを用意するのも効果的です。
5. 毎日のルーティンを作る
デスクトップを毎日チェックして、整理整頓された状態を保ってください。Cyxtera Technologiesの副社長兼副CISOであるDavid Emerson氏は、デスクトップをノートのように扱っていると言います。毎日、項目を整理したり、ToDoリストにアクションとして追加したりしているそうです。
6. そもそもそこに物が行かないようにする
Macのスクリーンショットのように、一部のファイルは自動的にデスクトップに保存されます。Gunner TechnologyのCTO、Dary Merckens氏は、デフォルトでデスクトップに保存されないように設定を変更することを推奨しています。これにより、デスクトップが自然ときれいになり、毎日の整理にかかる時間も短縮されるでしょう。
7. 徹底的に掃除する
一度フォルダに入れたものは、忘れてしまいがちで、使わずに放置されてしまうことがあります。各フォルダを毎週または毎月徹底的にクリーンアップすると効果的です。特に、アクセスしやすいように一部のフォルダをデスクトップに置いておくと効果的です。Lee氏は、重複ファイル、古いファイル、使用されていないファイルを少なくとも月に一度は削除することを推奨しています。
