おそらく、あなたはメールのやり取りに多くの時間を費やしているでしょう。2012年のマッキンゼー・グローバル・インスティテュートの調査によると、「平均的なインタラクションワーカーは、週の労働時間の約28%をメールの管理に費やしている」とのことです。週40時間労働の場合、11時間以上もメールに費やされていることになります。なんと！
Gmail を使っている人は、Google が 2014 年 10 月にリリースした新しいアプリとインターフェースである Inbox by Gmail を試してみるといいでしょう。このアプリは、類似のメールをまとめたり、メール内の重要な情報を強調表示したり、タスクやメールへの対応を後の時間や場所に延期できるリマインダー システムを追加したりします。
ただし、Inbox by Gmail を利用するには招待と Gmail アカウントの両方が必要です。このアプリは、少なくとも 2014 年 11 月時点では Google Apps アカウントでは動作しません。
幸いなことに、Google Appsをご利用の方は、同僚からメールに関するサポートを受けることができます。メールサポートは、共同トレイと委任されたメールアクセスの2つの方法で利用できます。どちらのソリューションも、2人以上のユーザーが共有のメールメッセージを読み、返信することを可能にしますが、解決する問題はそれぞれ異なります。
Google Appsの共同受信トレイ: 受信メールに返信するユーザーが多い
Google の共同トレイを利用すると、組織内のチームでメールを処理できます（図 A）。共同トレイは、組織内の複数の人が一定量の受信メールに対応する必要がある場合に適しています。このような受信トレイは、顧客からの問い合わせや組織のサポートリクエスト、あるいは学校への保護者からの問い合わせなど、様々な用途に活用できます。
画像A
Google Apps for Work には共同トレイが備わっています。これは、複数のユーザーが受信メールを閲覧、検索、返信できる Google グループの一種です。
共同受信トレイは、標準的なGoogleグループとほぼ同じように機能します。ユーザーがグループのメールアドレスにメールを送信すると、グループのメンバーに通知が届きます。
共同受信トレイでは、メンバーは問い合わせを「引き受ける」か、他のグループメンバーに「割り当てる」ことができます。これにより、グループメンバー全員が、どの同僚が問い合わせに割り当てられているか（割り当てられている場合）を確認できます。
メンバーはアイテムにタグを1つ、または複数追加することもできます。タグは、お問い合わせや回答を分類したり、並べ替えたりするのに役立ちます。例えば、タグは特定の商品、サービス、またはお問い合わせの種類を識別するのに役立ちます。
完了すると、グループ内のメールに「アクション不要」のマークが付けられ、アイテムが解決されたことが示されます。
注: 共同トレイを使用する際は、モバイルブラウザではなく、標準のデスクトップ/ラップトップのChromeブラウザを使用してください。ウェブからは、共同トレイ内のアイテムを簡単にフィルタリングできます。例えば、「未返信」のアイテム、「自分に割り当てられている」アイテム、「過去7日以内に変更された」アイテムのみを表示するなど、フィルター機能を使うことができます。
共同トレイを設定するには、まず組織で Google Groups for Business を有効にする必要があります。（admin.google.com に Google Apps 管理者としてログインし、「Google Apps」を選択して、対象のユーザーアカウントで Google Groups for Business が「オン」になっていることを確認してください。）次に、グループを作成します。（Gmail でアプリ ランチャーを選択し、「グループ」を選択して、「グループ」ページで「グループを作成」を選択します。）グループ名は、デフォルトでユーザーがメールを送信するメールアドレスになります。名前は慎重に決めてください。例: [email protected] または [email protected]。
グループを共同受信トレイとして効果的に機能させるには、少なくとも1つの重要な設定を変更する必要があります。それは、グループへの投稿（またはメッセージの送信）を一般ユーザーに許可することです（「グループの管理」を選択し、「権限」>「基本権限」を選択し、「一般公開」の横にチェックマークが付いていることを確認してください）。これにより、誰でも共同受信トレイにメッセージを送信できるようになります（図B）。この変更を行わないと、組織外のユーザーから共同受信トレイのメールアドレスに送信されたメールは受信されません。
図B
誰からでもメールを受信できるように共同受信トレイを設定します。
その他の設定は他のGoogleグループとほぼ同じです。さらに詳しい情報については、以前の記事「グループに効率的にメールを送信する方法」と、Googleグループのヘルプページをご覧ください。
メールボックスの委任
メールボックスの委任を使用すると、別の人があなたの代わりにメールにアクセスし、送信することができます。委任されたメールには、アカウント所有者の名前と「委任者によって送信」という表示が表示されます。メールボックスの委任は、例えばアシスタントが上司の代わりにメールにアクセスし、送信できるようにする場合によく使用されます。
GmailアカウントとGoogle Appsアカウントはどちらも、メールボックスへのアクセスを委任できます。委任するには、メールアプリ内から右上の「歯車」アイコンを選択し、ドロップダウンメニューから「設定」を選択します。「アカウント」タブをクリックし、「アカウントへのアクセスを許可」を探します。「別のアカウントを追加」をタップし、アクセスを許可したい相手のメールアドレスを追加します。また、いつでもここでアクセスを取り消すことができます。
電子メールサイロから共有システムへ?
受信トレイ、共同トレイ、そしてメールボックスの委任は、それぞれ全く異なる問題を解決します。受信トレイは、Gmail ユーザーのメール処理を効率化します。共同トレイは、個々の受信トレイから共有の検索可能なシステムへとアイテムを移動します。委任されたメールボックスは、誰かが私たちに代わってメールを処理できるようにします。これらのツールを組み合わせることで、メール管理にかかる時間を短縮できるかもしれません。
あなたの組織では、メールを完全に廃止しましたか？それとも、共同受信トレイを活用してメールの負担を分散していますか？ぜひ、以下のディスカッションスレッドであなたの体験をお聞かせください。
