2022年3月29日より、Google Workspace アカウントをお持ちの方は、Workspace の検索履歴の設定を選択できるようになります。この設定では、Gmail、Google カレンダー、Google ドライブ、Currents の検索ボックスにテキストを入力した際に、過去の検索内容を保存して候補を表示するかどうかを制御できます。デフォルトでは、Workspace の検索履歴はオンになっています。
参照: 機能比較: 時間追跡ソフトウェアとシステム(TechRepublic Premium)
上記の変更に伴い、ウェブとアプリのアクティビティ設定の管理権限は、Workspace 管理者から個々の Google Workspace アカウント所有者に移行します。この設定では、Google Workspace 以外の Google サービスでのアクティビティ（例: Google マップの位置情報や検索、Google Play のアクティビティ、Chrome ブラウザの履歴）に基づいて、おすすめ、推奨、検索結果を表示するかどうかを制御します。（Google Workspace for Education アカウントをお持ちで 18 歳未満の場合、ウェブとアプリのアクティビティは自動的にオフになり、オンにすることはできません。）
Google Workspace アカウントをお持ちの場合は、以下の手順で Workspace の検索履歴とウェブとアプリのアクティビティ設定の両方をご確認ください。また、Google Workspace 管理者の方は、2022 年 3 月 29 日までに組織のウェブとアプリのアクティビティ設定を確認し、組織内のメンバーにこれらの変更をお知らせください。
Google Workspace で検索履歴の設定を管理する方法
Google Workspace の検索履歴を有効にすると、Gmail、カレンダー、ドライブ、Currents で検索を入力すると、以前の検索が候補として表示されるため、以前の検索に簡単にアクセスできます。
2022年3月29日以降にWorkspaceの検索履歴設定にアクセスするには、Google Workspaceアカウントにログインし、インターネットに接続していることを確認した上で、「マイ アクティビティ」ページ | 「その他のGoogleアクティビティ」 | 「Google Workspaceの検索履歴」を開いてください。設定をオフまたはオンに切り替えられます。Google Workspaceをご利用のほとんどの方は、Workspaceの検索履歴をオンにすることを希望されるでしょう。
Workspace 検索履歴がオンになっている場合、Workspace 検索履歴データを自動削除するかどうか、またいつ削除するかを選択することもできます。デフォルトでは、Workspace 検索履歴データは 18 か月後に削除されます。このデータを自動削除するタイミングは、3 か月後、18 か月後、36 か月後（3 年）、または削除しないから選択できます。長期間にわたる作業（複数年にわたるプロジェクトなど）や、数年にわたって繰り返されるプロジェクトの場合は、保存期間をデフォルトの 18 か月から 36 か月に延長することをおすすめします。
ウェブとアプリのアクティビティ設定を管理する方法
Google Workspace をご利用の場合、ウェブとアプリのアクティビティ設定により、Google のシステムは Google Workspace 以外の Google サービスからのデータを活用して、おすすめや提案を反映できるようになります。たとえば、Google マップで場所を検索したり、Google Play でアプリをインストールしたり、Chrome で記事を閲覧したりする場合、そのデータは Gmail、Google ドライブ、Google カレンダーでの検索や提案の改善に使用される可能性があります。
参照： Windows 11：インストール、セキュリティなどに関するヒント（無料PDF）（TechRepublic）
ウェブとアプリのアクティビティ設定にアクセスするには、インターネットに接続した状態でGoogle Workspaceアカウントにログインし、「マイアクティビティ」ページを開いて「ウェブとアプリのアクティビティ」を選択します（図A）。設定はオフまたはオンに切り替えられます。上記のように、ウェブとアプリのアクティビティをオンにした場合、自動削除期間を3か月、18か月、36か月、または「なし」に設定できます。
図A
Google Workspace アカウントをお持ちのユーザーは、ウェブとアプリのアクティビティの管理を確認、調整できます。（注: Google Workspace for Education アカウントをお持ちの 18 歳未満のユーザーの場合、この設定はオフになり、選択できません。）
ウェブとアプリのアクティビティに関するGoogle Workspaceユーザーアカウントのアクティビティ管理のALTスクリーンショット。オンに設定し、「Googleサービスを使用するサイト、アプリ、デバイスでのChromeの履歴とアクティビティを含める」にチェックを入れています。自動削除をオンにし、18か月以上前のアクティビティを削除するように設定しています。
Google Workspace をご利用の場合は、ウェブとアプリのアクティビティ設定を選択する際に、Chrome でのブラウジング方法を考慮してください。組織の Workspace アカウントにログインしている状態で、ほぼすべてのアクティビティが仕事関連である場合は、ウェブとアプリのアクティビティをオンにすることをおすすめします。これにより、Google サービス（Workspace アプリと Workspace 以外のアプリの両方）間を移動する際に、おすすめや検索結果の精度が向上します。Workspace 以外のアプリでのアクティビティが必ずしも組織アカウントに関連していない場合は、ウェブとアプリのアクティビティ設定をオフにすることをおすすめします。
Google Workspace 管理者の皆様: 2022 年 3 月 29 日までにウェブとアクティビティの設定を確認し、変更内容を他のユーザーに通知してください
Google Workspace 管理者の方は、2022 年 3 月 29 日までに組織のウェブとアプリのアクティビティ サービス設定（図 B）をご確認ください（設定を確認するには、管理コンソールにログインし、[アプリ] > [その他の Google サービス] を選択して、リストをスクロールし、[ウェブとアプリのアクティビティ] を選択します。変更は組織全体または特定の組織部門に適用できます）。ウェブとアプリのアクティビティで選択した設定は、管理コンソールから個々の Workspace アカウントに設定が移行されたときに、組織内のユーザーのデフォルトとして展開されます。つまり、[ウェブとアプリのアクティビティ] をオンに設定すると、組織内のアカウント所有者のデフォルトになります（オフに設定した場合も同様です）。18 歳未満の Google Workspace for Education アカウントを持つユーザーの場合、この設定は常にオフになりますのでご注意ください。
図B
2022年3月29日以降、ウェブとアプリのアクティビティ設定の管理は管理者から個々のアカウント所有者に移行します。個々のアカウント所有者のウェブとアプリのアクティビティ設定のデフォルトは、移行時に管理者が管理コンソールで選択した設定（オンまたはオフ）になります。
ウェブとアプリのアクティビティで選択した設定と、Google Workspace の新しい検索履歴設定の両方について、必ずユーザーに通知してください。例えば、「2022 年 3 月 29 日以降、ウェブとアプリのアクティビティ設定を調整できるようになります。この設定は、それ以前に選択された設定であるため、[オン]/[オフ] に設定されます。また、それ以降は新しい Google Workspace の検索履歴設定にもアクセスできるようになり、確認と調整が可能になります。」といった内容のメールを送信できます。
あなたの経験はどうですか？
Workspace 管理者の方は、2022 年 3 月 29 日の移行前にウェブとアプリのアクティビティをオンまたはオフにしますか？ Google Workspace アカウントをお持ちの方は、Workspace の検索履歴とウェブとアプリのアクティビティについてどのような設定を選択していますか？ どちらもオンのままにしていますか？ オンの場合、どの自動削除設定を使用していますか？ 両方の設定をオフにしている場合は、その理由を教えてください。 下記のコメント欄または Twitter (@awolber) で、選択内容とその理由をお聞かせください。
