給与計算ソフトウェアに必要な10の優れた機能

2デール

1. 会計ソフトウェアとの統合

ほとんどの給与計算ソフトウェアには、会計ソリューションを含む他のデジタルツールとのサードパーティ連携機能が含まれています。例えば、GustoはQuickBooks Onlineと連携し、給与計算と会計データの両方をより適切に管理できます。

この連携は、膨大な時間を節約できるため、検討する価値があります。サードパーティとの連携により、従業員の給与や税金控除などの支払い取引が自動的に記録されます。その結果、すべてが自動操縦でスムーズに進み、エラーの可能性が低減します。

さらに、キャッシュフローをリアルタイムで常に把握できます。これにより、スタッフの勤務時間を削減してコストを削減するなど、より適切な意思決定が可能になります。

2. 時間追跡

時間給制の従業員を多く雇用している場合は、タイムトラッキング機能が必要です。この機能により、従業員は給与計算ソフトウェアで直接出勤・退勤できます。もう手動で時間を計算し、打刻記録を整理する必要はありません。

この機能は給与所得者にとっても価値があります。タイムトラッキングは、仕事のタスクに費やした時間を追跡するのに役立ちます。この情報を入手することで、分単位でパフォーマンスを向上させることができます。

リモートワークや現場勤務のチームを管理する企業にとって、GPSベースのタイムトラッキングは業務を簡素化します。スタッフの位置情報を記録することで、アカウンタビリティを確保できます。また、給与計算だけでなく、従業員がどこで時間を過ごしているかを把握することで、業務効率に関する洞察が得られ、リソース計画にも役立ちます。

3. 従業員福利厚生管理

ビジネスの成長に伴い、福利厚生サービスも充実していきます。こうした変化が起こった際には、従業員福利厚生機能を備えた給与計算ソフトウェアを導入することが不可欠です。

堅牢なソフトウェアには、健康保険、退職金制度、その他の福利厚生などの福利厚生を追跡・管理するための機能が組み込まれている必要があります。このワンストップサービスにより、給与からの控除が正しく適用され、法令遵守要件が満たされていることが保証されます。さらに、このオールインワンのアプローチは、時間に追われる中小企業の経営者にとって、迅速かつシンプルな作業を可能にします。

参照：2023年中小企業向け給与計算ソフトウェアのおすすめ

4. 給与差し押さえ

給与差し押さえの法的複雑さは困難を極めます。裁判所の命令により従業員の給与の一部を差し押さえる必要がある場合、自動化されたプロセスを導入することが不可欠です。そうしないと、源泉徴収額を誤って控除してしまうリスクがあります。

給与差し押さえ機能を備えた給与計算ソフトウェアは、これらの義務を自動的に処理します。この手間のかからない操作により、事務作業の負担が軽減され、迅速かつ正確な処理が保証されます。一部のソフトウェアでは、差し押さえを政府機関に代理送信することもできます。そのため、義務を果たすために現金を手動で渡す必要があるかどうかを必ず確認してください。

5. モバイルアプリ

経営者は常に様々な責任をこなさなければなりません。給与計算ソフトウェアにモバイルアプリを連携させれば、外出中でも業務を管理できます。そのため、専用のモバイルアプリは必須です。

幸いなことに、ほとんどのアプリはAndroidとiOSの両方に対応しています。しかし、すべてのアプリが優れているわけではありません。そのため、給与計算モバイルアプリの品質を確かめるためには、該当するアプリストアでの評価を注意深く確認する必要があります。

6. 自動給与計算

業務の一貫性、特に従業員の報酬に関する一貫性は、職場の士気を大きく高めることができます。給与計算を自動化することで、給与サイクルが一定である企業は、期日を逃さずに支払うことができます。

給与計算をスケジュール化することで、手作業で小切手を切る手間が省け、その分の精神的な余裕を他の業務に充てることができます。この自動化により、ミスが激減し、タイムリーな給与支払いが保証されます。

7. 従業員セルフサービス

セルフサービス機能を備えた給与計算ソフトウェアを使用すると、従業員はスマートフォンから給与明細を確認したり、休暇を申請したり、出勤・退勤を記録したりすることができます。

この独立したアクセスには、2つの重要なメリットがあります。まず、職場の士気向上です。プロフェッショナルで思いやりのあるイメージをアピールしたいなら、セルフサービス給与計算の特典はその一つの方法です。

第二に、セルフサービス特典により、問い合わせ件数が減ります。例えば、担当者は自分で連絡先情報を更新できます。このアプローチにより、人事部へのサポート依頼が減り、時間の節約になります。

8. オンボーディング

新入社員を迎えることは、企業にとって大きな一歩です。優れた給与計算ソフトウェアは、オンボーディングを効率化し、スムーズでミスのないプロセスを実現します。契約書へのデジタル署名から必要な税務書類の記入まで、自動化されたオンボーディングは、入社プロセスを迅速化します。このシームレスなフローは、新入社員のキャリアパスにポジティブな雰囲気をもたらすだけでなく、企業が初日からコンプライアンス遵守を確実にすることを可能にします。

参照：2023年企業向け給与計算ソフトウェアのベスト10

9. カスタマイズ可能な給与レポート

データに基づく意思決定は、ビジネスの成長に不可欠です。カスタマイズ可能な給与計算レポートを活用することで、企業は独自のニーズに合わせた洞察を引き出すことができます。画一的なソリューションではなく、この機能により、企業は自社にとって最も重要なデータに集中することができます。賃金パターンの把握、残業時間の配分、税金への影響など、カスタマイズ可能なレポートは重要な情報を深く掘り下げて提供します。

10. 直接入金

紙の小切手を発行するという従来の慣行は、ほぼ時代遅れとなっています。直接預金は、雇用主と従業員の双方にとって、より迅速で安全、そしてより便利です。また、従業員が給与を銀行口座に直接受け取ることで、小切手の紛失や盗難のリスクを最小限に抑えることができます。

ほとんどの給与計算ソフトウェアは、デフォルトで口座振替に対応しています。しかし、無料または低価格のソフトウェアの中には、依然として紙の小切手を切る必要があるものもあります。さらに、一部のツールは口座振替に高額な手数料を請求します。

これを念頭に置いて、無料の直接入金機能を備えた給与計算スイートを探すようにしてください。

最後に

ビジネスに最適な給与計算ソフトウェアを選ぶことは、大きな違いをもたらします。単なる賃金計算にとどまらず、適切なソフトウェアは従業員エクスペリエンスの向上、貴重なビジネスインサイトの提供、そして法令遵守の確保にも役立ちます。

選択肢を検討する際には、上記の機能をチェックリストとして活用し、ニーズに合ったソリューションを見つけてください。堅牢な給与計算システムに今すぐ投資することで、将来の膨大な時間と潜在的な問題を節約できることを忘れないでください。

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