テンプレートを使用すると、複数のドキュメントで同じ構造とスタイルを再利用できます。しかし残念ながら、テンプレートは誤解され、十分に活用されていません。なぜなら、テンプレートを正しく実装するにはある程度の専門知識が必要だからです。この記事では、テンプレートの使い勝手を向上させるためのヒントをいくつかご紹介します。
具体的な手順はWord 2016向けですが、以前のバージョンでも大きな違いはありません。この記事にはダウンロード可能なデモファイルはありません。
これらのヒントはWord 2003のテンプレートにも適用されます。テンプレートは「ファイル」メニューから作成・アクセスできます。ほとんどのオプションは「ツール」メニューの「オプション」コマンドからアクセスできます。
1: テンプレートを最初から作成する
テンプレートを文書に適用すると、Word はテンプレートのスタイルと構造を新しい文書に適用します。テンプレート内のすべての要素が新しい文書でも利用できます。この継承は便利ですが、既存の文書に基づいてテンプレートを作成すると、予期しない結果が生じる可能性があります。
テンプレートを作成するには 2 つの方法があります。
- 新しいドキュメントを開き、必要に応じて変更してから、そのファイルをテンプレート ファイルとして保存できます。
- テンプレートに必要なすべてのスタイルと構造コンポーネントを含む既存の .docx ドキュメントをテンプレート ファイルとして保存できます。
後者のアプローチは、既存の.docxファイルの内容をすべて覚えているわけではないため、予期せぬ事態を招く可能性があります。一方、ゼロから作成したテンプレートには、意図的に追加した要素のみが含まれます。そのため、ゼロからテンプレートを作成し、既存のドキュメントからスタイルをコピーしてテンプレートに組み込むことをお勧めします（その方法は後ほど説明します）。
2: Normal.dotx はそのままにしておく
テンプレート固有の継承動作のため、WordのNormal.dotxテンプレートは変更しないことをお勧めします。変更内容はすべて、テンプレートを含む後続のファイルに反映されます。変更は必要だと思うかもしれませんが、実際には小さな変更が予期せぬ結果をもたらし、数か月後にトラブルシューティングが困難になる可能性があります。Normal.dotxは可能な限りそのままの状態で使用し、必要に応じてカスタムテンプレートを作成することをお勧めします。
多くのユーザーはNormal.dotxをカスタマイズしていますが、その影響は受けていません。そのため、一人で作業し、エラーの可能性を理解している場合は、このルールを破っても構いません。変更内容を文書化しておくことをお勧めします。
3: 場所の不安を解消する
Wordのテンプレートファイルの保存場所について、ユーザーからよく心配されることがあります。これは周知の事実ですが、Wordはよりシームレスなユーザーエクスペリエンスを実現するために、テンプレートを整理しようとしています。「ファイルの種類」ドロップダウンから「Wordテンプレート（*.dotx）」を選択すると、Wordは自動的に指定されたフォルダーに保存します（図A）。テンプレートを別の場所に保存することもできますが、お勧めしません。Wordに任せれば、問題はほとんど（あるいは全く）発生しないでしょう。
図A
Word はテンプレートを特別なフォルダーに保存します。
4: デフォルトフォルダを変更する
Word がカスタム テンプレート ファイルを保存する場所を制御する必要がある場合は、次のように Word の既定のテンプレート フォルダー設定を変更します。
- [ファイル]タブをクリックし、[オプション]を選択します。
- 左側のペインで、[保存] を選択します。
- [ドキュメントの保存] セクションで、既定の個人用テンプレートの場所のフォルダーを変更します (図 B )。
- 完了したら「OK」をクリックします。
図B
デフォルトのテンプレートフォルダを変更できます。
デフォルトフォルダを変更すると、Word が常に最新の状態を維持し、テンプレートの導入をシームレスに行うことができます。1 つのテンプレートを手動で別の場所に保存すると（お勧めしません）、他のテンプレートのように簡単にアクセスできなくなります。
5: テンプレートを適用する
カスタムテンプレートを適用するのに最適なタイミングは、「ファイル」タブの「新規作成」オプションを使用して文書を作成するときです。Wordには、「おすすめ」と「個人用」の2つのテンプレートカテゴリが表示されます。カスタムテンプレートを選択するには、「個人用」タブをクリックし、適用するカスタムテンプレートをクリックします。Wordは、指定したテンプレートに基づいて新しい文書を開きます。
テンプレートを適用すると、テンプレート内のすべてのスタイルが新しいドキュメントで利用できるようになります。ただし、おすすめのテンプレートも見逃さないでください。必要なものが見つかるかもしれませんし、時間を大幅に節約できるかもしれません。
6: 個人リストを使用する
Wordでは、デフォルトのテンプレートフォルダ（#4）に保存したファイルが「個人用テンプレート」（#5）リストに表示されます。特定のテンプレートがリストに表示されず、「個人用」リンクから簡単にアクセスしたい場合は、そのテンプレートをデフォルトのフォルダに保存する必要があります。繰り返しになりますが、テンプレートを最適に利用するには、Wordに処理を任せる必要があります。
7: 既存のスタイルをコピーする
スタイルは最初から作成することも、既存のドキュメントからコピーすることもできます。コピーしたいスタイルが適用されている段落を選択し、その段落をクリップボードにコピーします。次に、テンプレートファイルにアクセスし、クリップボードからスタイル設定されたコンテンツをテンプレートファイルに貼り付けます。コンテンツを選択して削除し、テンプレートファイルを保存します。スタイル設定されたコンテンツを削除しても、スタイルはテンプレートファイルに残ります。注：このコピーのヒントは、テンプレートファイルだけでなく、すべてのファイルに当てはまります。
8: 多くのスタイルをコピーする
スタイルをコピーすれば、既存のスタイルをテンプレートに簡単に取り込むことができますが、複数のスタイルをコピーしたい場合は面倒です。テンプレートから複数の既存のスタイルを取り込むには、スタイルオーガナイザーを次のように使用します。
- [スタイル] グループ ダイアログ ランチャーをクリックして、[スタイル] ペインを開きます。
- 「スタイルの管理」をクリックします（図C）。
- 表示される [スタイルの管理] ダイアログで、[インポート/エクスポート] ボタンをクリックして、スタイル オーガナイザーを表示します (図 D )。
図C
[スタイルの管理] オプションをクリックします。
図D
あるファイルから別のファイルにスタイルをコピーします。
左側のリストには現在のドキュメント内のスタイルが表示され、右側にはアクティブなテンプレート内のスタイルが表示されます。このインターフェースは非常に柔軟性が高いため、ユーザーは混乱することがよくあります。一方または両方のファイルを閉じて、他のファイルを開くことも、開かないこともできます。簡単に言うと、コピーするスタイルを含むファイルと、そのスタイルのコピー先のテンプレートが必要です。コピー元のファイルでコピーしたいスタイルを選択し、「コピー」をクリックすると、そのスタイルがテンプレートファイルにコピーされます。
9: 適用したテンプレートを変更する
間違ったテンプレートを適用した場合、またはドキュメントを作成するときにではなく既存のドキュメントにテンプレートを適用する必要がある場合は、次の手順を実行します。
- 「ファイル」タブをクリックし、「オプション」を選択します。左側のペインで「アドイン」を選択します。「管理」ドロップダウンから「テンプレート」（図E）を選択し、「設定」をクリックします。または、「開発」タブが利用可能な場合は、それをクリックして「テンプレート」グループの「ドキュメントテンプレート」をクリックすることもできます。（これにより、現在適用されているテンプレートを簡単に確認できます。）
- [添付] をクリックすると、Word にローカルに保存されたテンプレートが表示されます。
- 適用するテンプレートを選択し、「開く」をクリックします。
- [ドキュメント スタイルを自動的に更新する] オプション (図 F ) をオンにすると、現在のドキュメント内のスタイルが、同じ名前のテンプレート内のスタイルで更新されます。
- [OK]をクリックします。
図E
新しいテンプレートを添付するのは簡単です。
図F
スタイルを自動的に更新します。
後からテンプレートを添付しても、手動で設定した書式は変更されません。また、現在のドキュメント内のスタイルのうち、テンプレートに同名のスタイルがない場合は、変更されません。
「ドキュメントスタイルを自動更新」オプションの目的と「スタイルを自動更新」オプションの目的を混同しないでください。後者のオプションは、手動で行った書式変更を反映するために、基になるスタイルを更新します。
このオプションは、Word で最も誤解されやすい動作の一つを引き起こすため、十分な注意と十分な情報に基づいた使用をお勧めします。そうしないと、選択したテキストのみを更新するつもりが、同様のスタイルのコンテンツがすべて更新されてしまう可能性があり、変更を元に戻す方法がわからなくなる可能性があります。
10: テンプレート名を挿入する
複数のテンプレートを使用する場合、ドキュメント内にテンプレート名を表示すると便利です。次のようにフィールドを挿入することで表示できます。
- テンプレート名を挿入する場所にカーソルを置きます。
- [挿入] タブをクリックし、[クイック パーツ] ドロップダウン ([テキスト] グループ内) から [フィールド] を選択します。
- フィールド名リストで、テンプレート (図 G ) を選択します。
- フォーマット オプションを選択し、必要に応じてパス名オプションをチェックします。
- [OK]をクリックします。
図G
ドキュメント内にテンプレートの名前を表示できます。
ボーナスヒント: 複数のユーザーを管理する
テンプレートは、明確な理由もなく変更されることがあります。これは、テンプレートがサーバー上に保存され、全員が利用できるような企業環境でよく発生します。以下に、その例を示します。
- Joan は Letterhead2.dotx に基づいて手紙を作成します。
- その後、John も Letterhead2.dotx 内のスタイルを 1 つまたは 2 つ更新しました。
- ジョアンは後で手紙を開いて、書式が変更されていることに気づきます。
これは、ジョアンの手紙には、ジョンが基になるテンプレート（Letterhead2.dotx）に加えた変更が反映されているためです。幸いなことに、複数のユーザーが使用するテンプレートを管理する方法があります。最善の方法は、ユーザーにテンプレートを変更しないように指導することです。しかし、残念ながら、ユーザーは気づかないうちに変更を加えてしまうことがあります。問題を回避するには、次のようにしてテンプレートを読み取り専用にします。
- ファイル エクスプローラー (またはマイ コンピューター) を使用して、サーバー上のテンプレート ファイルを見つけます。
- 右クリックして、コンテキスト メニューから [プロパティ] を選択します。
- [全般] タブで、[読み取り専用] オプション (図 H ) をオンにし、[OK] をクリックします。
図H
テンプレートを保護するには、読み取り専用にします。
誰でもテンプレートを読み取り専用に設定して、不要な変更から保護できます。テンプレートを変更する必要がある場合は、テンプレートを開く前に、読み取り専用プロパティのチェックを外す手順を繰り返してください。
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