今月のOffice Q&Aでは、ジーンさんが複数の値でレコードをフィルターする方法を尋ねたので、私はExcelの高度なフィルター機能を紹介しました。PowerPointでは、アンドリューさんが同僚がプレースホルダーの使い方を知らないため、必要以上に苦労しています。アンドリューさんが同僚を指導するのを手伝うことはできませんが、彼がより効率的に仕事をできるようサポートすることはできます。
Windows 64ビットシステムでOffice 2016を使用しています。Excelの高度なフィルター機能は.xls形式で提供されていますが、この記事ではそのバージョンの詳細な手順は説明していません。ご参考までに、デモ用の.xlsまたは.xlsxファイルをダウンロードしていただけます。
Excelの高度なフィルター
Jeanはシンプルなデータセットを2列でフィルタリングしたいと考えています。彼女はすぐに組み込みのフィルター機能ではそれができないことに気づいたので、高度なフィルターの使い方を説明しました。図AはJeanのデータセットに似たサンプルデータセットを示しています。ここではTableオブジェクトを使用していますが、高度なフィルターを使用するために既存のデータ範囲をTableオブジェクトに変換する必要はありません。
図A
TeamA と TeamB は多くの点で同じチームを共有しています。
ジーンは特定のチームをTeamAとTeamBでフィルタリングしたいと考えています。高度なフィルタリングには、少し設定が必要です。
- データ範囲。
- 基準の範囲。
- フィルタリングされたデータセットを元のデータとは独立して操作したい場合は、コピー先を指定します。また、インプレースフィルタリングも可能です。
データ範囲（図Aの表）は既に用意されています。条件範囲は好きな場所に配置できますが、データセットの上に配置するのが便利です。図Bは、新しい条件範囲C1:E3を示しています。条件範囲は、データ範囲の1つの列またはすべての列で構成できます。見出しは必須であり、ラベルはデータ範囲のラベルと一致している必要があります。
図B
条件範囲を追加します。
この範囲はあなたのニーズによって決まります。Jeanは両方のチーム列を含め、TeamAまたはTeamBに指定されたチーム（条件値）を含むすべてのレコードを取得したいと考えています。つまり、条件範囲にはOR評価を表す見出し行と2つの値行が必要です。（書式設定と左側のANDおよびORラベルは不要ですが、視覚的に理解しやすいようにしています。）
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同じ行にフィルター値を入力すると、Excelは内部でAND評価を実行します。この結果は、次のように適切なフィルターを適用することで最もよく説明できます。
- 適切なセルにフィルター値を入力します。この場合、C2とE2の両方に「Franklin」と入力します。
- データセット内の任意の場所をクリックします。Excelは、隣接する最初の空白行と空白列を使用して範囲を決定します。
- 「データ」タブをクリックし、「並べ替えとフィルター」グループの「詳細設定」をクリックします。Excel 2003では、「データ」メニューから「フィルター」を選択し、「フィルターの詳細設定」を選択します。この機能はデフォルトでインプレースフィルターに設定されています。この例ではこのオプションを変更しないでください。デフォルトのデータ範囲（リスト範囲）は正しいので、変更する必要はありません。
- 条件範囲を指定する必要があります。コントロール内をクリックしてC1:E2を手動で選択するか、範囲アドレスを入力することで指定できます（図C ）。行3を含めていないことに注意してください。これはANDフィルターなので、行2のフィルター値のみを考慮します。
- [OK]をクリックすると、図Dに示すフィルタリング結果が表示されます。Excelでは、インプレースフィルタリングを行うと、条件を満たさないレコードは非表示になります。TeamAとTeamBの両方にFranklinが含まれるレコードは1つだけです。
- フィルターをクリアするには、[並べ替えとフィルター] グループの [クリア] をクリックします。
図C
フィルター オプションを指定します。
図D
インプレース フィルタリングにより、元のデータ セット内のレコードが非表示になります。
ANDフィルターの表現方法を知っているのは素晴らしいことですが、Jeanは指定したチームが両方の列だけでなく、どちらかの列にも含まれるすべてのレコードを表示したいと考えています。そのためにはORフィルターが必要です。ORフィルターを実現するには、フィルター値の1つを3行目に移動し、それに応じて条件範囲を更新する必要があります。E2のFranklinを削除し、E3に入力します。そして、オプションを以下のように設定し直します。
- データ範囲内の任意の場所をクリックします。
- [データ] タブをクリックし、[並べ替えとフィルター] グループの [詳細設定] をクリックします。
- 表示されるダイアログで、条件範囲を更新して行 3 を含めます (図 E )。
- [OK]をクリックすると、図 Fに示す結果が表示されます。
- フィルターを削除する準備ができたら、「クリア」をクリックします。
図E
OR フィルターに対応するように条件範囲を変更します。
図F
OR フィルターでは複数のレコードが表示されます。
元のデータ範囲を操作したくない場合は、インプレースオプションを使用してください。オプションを指定する際に、新しい場所（別のシートを含む）を指定するだけです。これは、Jeanの例では行っていません。
Excelの高度なフィルターは柔軟性が高く、複数の列と行をフィルターに含めることができます。同じ行の値を検索すると、両方の条件値に一致するレコードが検索されますが、異なる行の値を検索すると、どちらかの値が一致するレコードが表示されます。
参照: PowerPoint プレゼンテーションにリアルタイムの視聴者の反応を追加する方法
PowerPoint プレースホルダー
アンドリューは、PowerPointで画像プレースホルダーを使って簡単に配置やトリミングを行う方法を読んだ後、プレースホルダーに画像を貼り付ける方法について質問しました。同僚の中には、プレースホルダーを使わず、画像を挿入してからサイズを変更するだけの人もいます。彼は、元の画像ファイルを探して、後から自分で挿入するのに時間がかかりすぎているそうです。
同僚のアンドリューの問題を解決できればいいのですが。プレースホルダーに画像を挿入するのは簡単で、後でサイズを変更する必要もありません！図Gに示すように、プレースホルダーに手順が表示されています。クリックするだけで、インターフェイスが手順を案内します。また、「挿入」オプションを使用している場合でも、PowerPoint は（最新バージョンでは）プレースホルダーを使用します。同僚に簡単なトレーニングを行えば、アンドリューはこの余分な作業を回避できるかもしれません。しかし、私が提案するのは簡単ですが、アンドリュー自身にとって実行するのは困難です。
図G
プレースホルダーに手順が表示されます。
Andrewさんには少しだけお役に立てました。PowerPointに画像を挿入したら、画像を右クリックして「図として保存」を選択し、ファイルをローカルに保存してから、元の手順通りにプレースホルダーに挿入できます。ファイルをローカルに保存する必要がない場合は、画像を右クリックし、[Ctrl] + C を押してクリップボードにコピーします。その後、プレースホルダーを選択して [Ctrl] + V を押すと、プレースホルダーに貼り付けられます。（PowerPoint 2007ではこの方法がうまくいきませんでした。）
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