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同じメッセージを頻繁に送信する場合は、コンテンツをクイック パーツ項目に変換して、Microsoft Outlook で電子メールを表示する時間を節約します。

メールは多くの時間を奪います。実際、Microsoft Outlookには定型返信機能が付属しているほど大きな問題となっています。残念ながら、定型返信を使用するにはExchangeまたはOutlook.comを使用する必要があります。しかし、独自の定型返信を作成し、適切に使用することで、同じ返信を何度も入力する時間を節約できます。このチュートリアルでは、Microsoft Outlookのメールに返信する際にクイックパーツを使って定型返信を入力する方法を説明します。
Windows 10 64ビット版でMicrosoft 365デスクトップを使用していますが、以前のバージョンもご利用いただけます。この機能はWeb版Outlookではご利用いただけません。デモファイルはありませんので、必要ありません。
参照: Google Workspace vs. Microsoft 365: チェックリスト付き比較分析(TechRepublic Premium)
Outlook のクイック パーツとは何ですか?
クイックパーツは、再利用可能なコンテンツブロックを作成、保存、挿入できるOffice全体の機能です。手動で入力する代わりにクイックパーツを使ってコンテンツを挿入することで、時間を節約できます。
クイックパーツアイテムを作成するには、メールメッセージにコンテンツ(テキスト、グラフィック、書式設定)を入力します。次に、それを選択してクイックパーツギャラリーに保存します。それでは、コンテンツを入力してクイックパーツギャラリーに追加し、後で使えるようにしましょう。
Outlookでクイックパーツアイテムを作成する方法
他の Office アプリでもクイック パーツ アイテムを作成できますが、ここでは Outlook の電子メールの返信について説明しているので、Outlook を使用します。
空のメールメッセージを開き、図Aのようにコンテンツを追加します。少し書式設定があり、ロゴ(実際にはストック画像のアイコンです)も追加されている点にご注目ください。エディターを起動するには、必ずF7キーを押してください。誤字脱字のあるクイックパーツ項目を何度も返信するのは避けたいものです。
図A

コンテンツの準備ができたら、テキストとグラフィックを選択します。次に、「挿入」メニューをクリックし、以下の操作を行います。
- [テキスト] グループで、[クイック パーツ] オプションをクリックします。
- [選択範囲をクイック アイテム ギャラリーに保存] を選択します (図 B )。
- 表示されるダイアログで、項目に InquiryResponseGeneric などのわかりやすい名前を付けます (図 C )。
- 残りの設定はそのままで問題ありません。
- [OK] をクリックして電子メール メッセージに戻ります。
図B

図C

簡単な返信が準備できたので、試してみましょう。
Outlook でメールにクイックパーツ項目を挿入する方法
さて、あなたが受信メールの第一担当者で、すべてのメールにすぐに返信できないとしましょう。その場合、定型文で返信し、その後、メールを適切な担当者に転送します。
図Dのメッセージを読んだ後、ダブルクリックして開き、「返信」をクリックします。返信定型文を入力するには、名前に数文字入力します(上記の手順3)。この場合は「inquiry」と入力してF3キーを押すと、Outlookがアイテム全体を挿入します。
図D

この特定のメッセージの性質を考えると、応答を少し変更したい場合があります (常にそうするとは限りませんが)。ただし、この機能はそれを可能にするのに十分な柔軟性を備えています。
定型返信で「24時間」を選択し、図Eに示すように時間を入力した文字列に置き換えます。その後、「送信」をクリックして転送します。
図E

クイックパーツの制限は非常に大きいため、制限に達する前にアイデアが尽きてしまう可能性があります。同じテキストで返信することになったら、クイックパーツギャラリーに追加して再利用できます。この機能は時間を大幅に節約します。毎朝のメールの振り分けの速さに、同僚はきっと驚くでしょう。
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スーザン・ハーキンス
スーザン・セールス・ハーキンスは、デスクトップソリューションを専門とするITコンサルタントです。以前は、世界最大の技術雑誌出版社であるコブ・グループの編集長を務めていました。