今日のビジネスにおいて、データとその主要な取り組みへの活用は、あらゆるビジネスの成功の核心です。競合他社に遅れを取らないよう、あらゆる組織がデータの有効活用に取り組んでいますが、多くの組織が、保有データの大部分が非構造化データであるという事実に課題を感じています。こうしたデータは依然として価値がありますが、エンタープライズアプリケーションやシステムでアクセスし、適切に活用することは容易ではありません。
参照: データ移行テストのチェックリスト: 移行前と移行後 (TechRepublic Premium)
組織が非構造化データを最大限に活用できるようにするには、多くの場合、非構造化データを整理されアクセス可能な形式に移行または変換する必要があります。
このデータ移行プロセスは、あらゆる規模の企業にとって極めて重要です。オンプレミス環境からクラウドへのデータ移行でも、複数のデータベースの統合でも、データの整合性を維持し、ダウンタイムを削減し、効率性を向上させるには、適切なデータ移行が不可欠です。このガイドでは、企業が非構造化データの移行と管理の複雑さにどのように対処できるかについて説明します。
ジャンプ先:
- 非構造化データとは何ですか?
- 非構造化データ移行計画
- 非構造化データの移行に関する7つのベストプラクティス
- 非構造化データの移行手順
非構造化データとは何ですか?
非構造化データとは、事前に定義された方法で整理されていない情報の一種であり、つまり、事前に設定されたデータモデルやスキーマを持たないデータです。非構造化データは、テキスト、画像、音声、動画、ウェブページ、ソーシャルメディアの投稿などから構成されます。この種のデータは、その不均一性のために容易に分析できず、リレーショナルデータベース管理システムに保存することもできません。
参照: 非構造化データのデータ品質を向上させる 5 つのヒント (TechRepublic)
非構造化データは多くの場合、大量かつ複数のソースから収集されるため、分析して価値を引き出すにはより多くの労力が必要です。この種のデータを適切に管理するには、より適切な分析とレポート作成のために、構造化データに変換する必要があります。
非構造化データ移行計画
非構造化データのための包括的なデータ移行戦略は、期待外れの結果を防ぎ、新システムへの移行を成功に導きます。データ移行チームは、非構造化データを移行する際に、以下の要素を考慮する必要があります。
- データ ソースとターゲット: データの取得元を特定し、現在のデータ形式と構造、およびターゲット システムの必要な形式と構造を理解します。
- データ品質: データ品質基準を定義し、既存のデータを評価およびクリーンアップし、実装する必要があるデータ検証ルールを特定します。
- データ変換: フィールド形式の変換、データの拡充、データのマッピングなどのデータ変換の要件とプロセスを決定します。
- セキュリティ: すべての機密データは保存時と転送時の両方で暗号化する必要があるため、移行プロセス中および新しいデータベースでのデータ セキュリティを確保します。
- タイムライン: 移行の現実的なタイムラインと目標を確立します。
- テスト: 移行の前後にデータをテストし、その正確性を検証します。
- ドキュメント: データ移行のプロセスと結果を文書化します。
- メンテナンス: 移行されたデータの継続的なメンテナンスと監視を確立します。
非構造化データは、さまざまな形式、バージョン、ソースシステムで存在します。重要な課題は、データの品質、正確性、整合性を維持しながら、データを効率的に移動させることにあります。
非構造化データの移行に関する7つのベストプラクティス
非構造化データに最適化された効果的なデータ移行計画を作成するには、従う必要があるいくつかのベスト プラクティスが必要です。
1. 完全なデータインベントリを実行する
データ移行プロジェクトを開始する前に、移行が必要なすべてのデータの包括的なインベントリ（データの名前、場所、サイズ、形式、複雑さなど）を作成してください。このデータインベントリは、移行プロジェクトの範囲を決定し、移行に適さない可能性のあるデータを特定するのに役立ちます。インベントリを作成する際には、いくつかの重要な質問に答える必要があります。
- この非構造化データはどこに保存されていますか?
- どのような種類のファイルとフォルダーがありますか?
- 移行する必要があるファイルの数はいくつですか?
- データの形式は何ですか?
- このデータを保存するコストはいくらですか?
- 機密データや秘密データは含まれていますか?
- このデータにアクセスするアプリケーションは何ですか?
移行プロジェクトを開始する前にこれらの質問への答えを把握しておくことで、包括的な移行計画を策定するのに役立ちます。これにより、新しいシステムが非構造化データセットに必要なすべてのプロセスと機能をサポートできることが保証されます。
2. データ品質を評価する
データの品質は、移行の成功に直接影響します。
データ品質を評価するには、まずデータの構造を調べる必要があります。すべてのデータが適切に整理、ラベル付け、フォーマットされていることを確認する必要があります。また、ソースファイルのエラーや重複エントリなど、データ品質に影響を与える外部要因も調べる必要があります。
データ構造を評価したら、不整合がないか確認する必要があります。スペルミスやタイプミスなど、移行の精度に影響を与える可能性のあるエラーがないか確認してください。また、すべてのデータが最新かつ正確であることを確認してください。
3. コンプライアンスを確保する
非構造化データがHIPAA、GDPR、GxP、PCI-DSS、SOX法などの適用法、規制、業界標準に準拠していることを確実にすることは極めて重要です。あらゆる段階でコンプライアンスを維持するには、データ移行プロセスがビジネスに適用される法律のすべての関連要件を満たしていることを確認する必要があります。
参照: 組織のデータガバナンスチェックリスト (TechRepublic Premium)
まず、転送中および保管中のデータを保護するための適切なセキュリティ対策を講じていることを確認してください。これには、保存時および転送中の暗号化、その他の技術的な安全対策などが含まれます。
さらに、データへのアクセスを権限のある担当者のみに限定するなど、プライバシーに関するベストプラクティスに従うことも重要です。ユーザーとシステムの両方のアクセス権を管理するための計画を策定してください。ID管理ツールを活用することで、アクセス管理プロセスを効率化できます。
4. データの監視と管理
移行前後のプロセス全体を通してデータを監視・管理することは重要です。これは、初期の移行の成功を確実にするだけでなく、問題が発生した際に迅速に特定し、対処するのにも役立ちます。
データを効果的に監視・管理するには、問題が発生したときに警告を発する自動システムを構築する必要があります。これには、障害を検知する監視システムや、潜在的なセキュリティリスクを警告するシステムなどが考えられます。
さらに、データとそれが保存されているシステムを定期的にレビューするプロセスを構築する必要があります。これにより、潜在的な問題を早期に特定し、大きな問題に発展する前に対処できるようになります。
5. テスト、テスト、そしてさらにテスト
データ移行プロジェクトを成功させるには、テストが不可欠なステップです。徹底したテストを実施することで、エラーや予期せぬ問題の発生を防ぎ、データリスクの回避やプロセスの長期的な遅延を防ぐことができます。データ移行が確実に、そして正確に行われるよう、綿密なテスト体制を構築することが重要です。
テストプロセスの最初のステップは、完全な移行前テストを実行することです。これには、すべてのデータソースと移行先環境が含まれ、移行中に使用するすべてのスクリプトと変換の正確性が検証されている必要があります。実際の移行プロセスを開始する前にこれを実施することで、発生する可能性のある問題をより適切に把握できます。
参照: データ移行テストのチェックリスト: 移行前と移行後 (TechRepublic Premium)
2つ目のステップは、移行後のテストを実行することです。移行が完了したら、移行されたデータを徹底的にレビューし、正確かつ完全であることを確認する必要があります。これには、すべてのフィールドが正しくマッピングされていること、データの損失や破損がないこと、すべてのビジネスルールが正しく適用されていることを検証することが含まれます。
最後に、移行完了後も継続的なテストを実施する必要があります。これにより、移行プロセス中に行われた変更や更新によってシステムに新たなエラーが発生しないことを確認できます。また、継続的なテストは、時間の経過とともに発生する可能性のあるパフォーマンスの問題やスケーラビリティの制限を特定するのにも役立ちます。
6. ロールバック戦略を用意する
ロールバックプランがあれば、問題が発生した場合でもデータを元の状態に復元できます。また、データを複数の場所にバックアップし、復元プロセスを定期的にテストして正常に動作することを確認することも重要です。ロールバックプランを策定する際には、以下の点を考慮してください。
- データを復元するために使用されるメカニズムは何ですか?
- 既存のツールを使用するか、独自のツールを作成しますか?
- データの復元にはどのくらい時間がかかりますか?
- 復元プロセスをどのくらいの頻度でテストしますか?
- バージョン間の潜在的な競合をどのように処理しますか?
- 計画を関係者にどのように伝えますか?
参照: 最高のバックアップ ソフトウェア (TechRepublic)
包括的なロールバック計画を策定しておくことで、安心して移行プロセス中に発生する可能性のある問題から迅速に復旧することができます。また、関係者が計画内容を把握できるよう、プロセス全体を文書化することも不可欠です。
7. クラウドへの移行
非構造化データをクラウドに移行すると、ストレージ容量の拡大、コスト削減、拡張性、柔軟性、セキュリティなど、多くのメリットが得られます。クラウドへの移行は、特に非構造化データの保存と管理において優れた方法となり得ます。特に、柔軟なフォーマットと、データ管理を支援する多くのマネージドサービスプロバイダーの存在がその理由です。適切なプロバイダーと適切なセキュリティ対策を講じることで、非構造化データをクラウド上で安全に保護することができます。
非構造化データの移行手順
非構造化データの移行の目的は、データを適切に保存・保護し、適切なユーザーがアクセスしやすくすることです。適切に行われないと、データの損失やシステムの非効率性につながる可能性があります。
移行計画が成功し、非構造化データの移行が適切に設定されていることを確認するために、次の基本的な手順を実行します。
データを分析する
まず、データの種類を特定し、移行する必要があるデータの量を決定します。これは、データをクラウドに移動する予定がある場合に特に重要です。
データをクリーンアップする
非構造化データのインベントリを作成したら、移行するデータが正確かつ最新の状態になるように、不要な情報や古い情報をクリーンアップする必要があります。これには、重複データの削除や、データの正確性と整合性のチェックが含まれます。
移行計画を策定する
これには、プロジェクトのスコープの理解、タイムラインの設定、最適な移行ツールと戦略の決定が含まれます。また、移行に伴うリスクを文書化することも重要です。
移行の準備
すべてのシステムが移行に向けて適切に構成され、ユーザーが新しいシステムまたはプラットフォームの使用について十分なトレーニングを受けていることを確認してください。また、移行を開始する前に、既存のデータのバックアップを検討してください。プロセスのこの段階では、特に非構造化データに注意を払う必要があります。非構造化データは新しいシステムと互換性のある形式になっていますか？移行に向けてどのような変更を加える必要がありますか？
移行を実行する
タイムラインに従って移行計画を実行します。移行プロセスを監視し、計画どおりに進んでいることを確認します。また、新たな問題が発生した場合はトラブルシューティングを行います。
移行を完了する
結果を確認し、すべてのデータが正しく移行されたことを確認してください。非構造化データ、または以前非構造化データだった場合は、さらに詳しく調査してください。これらのデータは新しいシステムのコンテキストでも意味をなしていますか？変更されて使用できなくなっていませんか？
データ チームが非構造化データを移行するためのこれらの手順に従うと、障害がいくつあっても、迅速かつ効果的な移行が期待できます。
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