ソフトウェア調達を最適化する方法：成功のためのプレイブック - TechRepublic

ビジネスマンがラップトップコンピューターで文書管理、オンラインドキュメントデータベース、デジタルファイルストレージシステムソフトウェア、記録保存、データベーステクノロジ、ファイルアクセス、ドキュメント共有に取り組んでいます。 — 画像: David/Adobe Stock

マーク・アンドリーセンが2011年に「ソフトウェアが世界を飲み込んでいる」という大胆な発言をしたとき、彼は事実上あらゆる業界の企業を悩ませることになるトレンドを突き止めました。多くの企業がソフトウェアに最大30%も過剰に支払っており、ソフトウェア支出は依然として収益を蝕み続けています。

そして、最悪の事態はそれだけではありません。ソフトウェアが基盤となっている世界において、ソフトウェア調達にDIYアプローチを取る企業は、ビジネスのほぼあらゆる側面に影響を及ぼします。従業員の生産性やバーンレート、収益性やセキュリティリスクに至るまで、誤った調達プロセスは時間、資金、そして機会の損失につながる可能性があり、これらはどの組織にとっても持続不可能な損失です。

参照: ソフトウェアインストールポリシー (TechRepublic Premium)

ソフトウェアをうまく調達するのは非常に困難で、中には苦痛に感じる人もいるかもしれません。しかし、主要な意思決定者が成功のための一貫した戦略に従うことで、調達を弱点ではなく強みに変えることができます。調達プロセスを効率化するために、以下の重要な要素を検討してください。

ソフトウェア調達プロセスを効率化する方法

コレクション

まず、使用しているツールと、それらにどれだけの費用がかかっているかを把握することから始めましょう。そのためには、組織内のすべての契約を綿密に整理・収集する必要があります。具体的には、メールのやり取り、クレジットカードの明細書、Googleドキュメント、請求書など、ソフトウェア契約に関するあらゆる文書を精査する必要があります。平均的な企業では100件以上のソフトウェア契約を扱っており、大企業では500件以上の契約を管理している現状では、契約に関する信頼できる唯一の情報源を持つことは、これまで以上に重要になっています。

組織

次に、テクノロジースタックが最大限に活用されているかどうかを判断するために必要なデータを収集・整理し、将来のソフトウェア支出についてより情報に基づいた意思決定を行う必要があります。多くの企業は、わずか2年前と比べてクラウド技術への支出が50%増加しているため、契約の実際のコストを正確に把握することが不可欠です。さらに、契約の更新時期に関するデータを蓄積することで、将来のコストをより正確に予測し、それに応じて予算を配分できるようになります。

分析

契約書と関連支出を収集・整理したら、企業は使用状況と支出の適切な分析に時間を投資する必要があります。SaaSソフトウェア支出の約3分の1は十分に活用されていないか無駄になっているため、企業にとってSaaSの拡散とそれに伴う非効率性を管理することがさらに重要になっています。同じようなニーズを満たす3つの異なるツールに費用を支払っていませんか？あまり使用していないツールの更新が近づいていませんか？どの契約が「必須」で、どの契約が「あれば良い」でしょうか？使用状況、コスト、効果を徹底的に分析することで、テクノロジースタックと対処が必要な課題をより明確に把握できるようになります。

アクション

次に、ソフトウェア支出をより適切に管理するためにどのような対策を講じることができるか自問自答してみましょう。データ分析の結果によっては、組織が締結している契約の数を減らし、ニーズを満たさなくなった契約を解約する必要があると判断するかもしれません。あるいは、新しい契約条件を検討したり、ライセンス数を減らしたりすることで、チームの生産性向上に必要な契約数を適正化する必要があると判断するかもしれません。また、ビジネスにまだ価値をもたらしているものの十分に活用されていないツールに着目し、契約更新までの使用率を監視するか、完全に解約するかを判断するのも良いでしょう。

購買プロセスと自動化

貴社の契約および購買プロセスはどのように構築されていますか？ソフトウェア購入者をコンプライアンス、商業、セキュリティ上のリスクから保護するために、どのようなプロトコルが整備されていますか？企業が契約の承認、交渉、更新、準備に何千時間もの人手を費やすことは珍しくありません。

企業は、法務、財務、IT部門の承認者を自動的に巻き込むワークフローを構築し、チームの業務を迅速化し、コンプライアンスを確保するためのインサイト主導型テクノロジーへの投資を検討すべきです。自動化されたワークフローと承認は、企業がリスクを軽減するために明示的に設定した基準を、新規購入依頼が確実に満たすためのガードレールとして機能します。さらに、自動化されたシステムにより、従業員はビジネスの成長を著しく阻害する可能性のある面倒な手作業ではなく、より価値の高い業務に集中できる時間を確保できます。

交渉

ソフトウェア契約を効果的に交渉する上で重要なのは、明確な期待値を設定し、リスクを最小限に抑えることです。使用権や制限事項、補償権など、契約条件をしっかりと理解することで、必要以上の支払いを避け、適切な数のライセンスを取得できます。さらに、契約を解約した場合にどうなるかを把握しておくことで、不必要な違約金を回避することができます。

交渉プロセスは複雑になる場合があり、すべての企業が効率的かつ効果的に交渉を進めるための適切な専門知識や人員を備えているわけではありません。このような企業にとって、買い手が交渉プロセスの最初から最後までスムーズに進められるよう支援するテクノロジーを検討し、最良の価格と条件を確実に得られるようにすることが賢明かもしれません。

結局のところ、調達は必ずしも苦痛を伴うものではありません。むしろその逆です。適切に管理すれば、戦略的かつ競争上の差別化要因となり得ます。収集から交渉まで、調達プロセスのあらゆる側面を綿密に分析することで、企業は調達プロセスのあらゆる段階で隠れた価値を発見し、最も緊急性の高いビジネス上の優先事項に集中できるようになります。