Excelのピボットテーブル機能を使えば、データセットを変更することなく、データを整理・要約し、意味のあるレポート形式にまとめることができます。レポート作成以外にも、ピボットテーブルは、関数やその他の機能に関する専門知識が必要となるような情報を、迅速かつ簡単に分析する方法を提供します。この記事では、ピボットテーブルの基本作成方法をご紹介します。ピボットテーブル機能に慣れれば、レポート作成以外にも、様々な用途で活用できる便利なソリューションとなるでしょう。
ご参考までに、サンプルの.xlsxまたは.xlsファイルをダウンロードできます。ここではWindows 7システムでExcel 2013を使用していますが、他のバージョンで大きく異なる場合は具体的な手順を説明します。
簡単なスタート
ピボットテーブルの良し悪しは、データの質にかかっています。問題を最小限に抑えるため、データセットには空白の行や列、小計を含めず、表形式にしてください。各列には一意のヘッダー（名前）を付けてください。元データの準備が整ったら、紙とペンを使って簡単なレポートをいくつか作成してみましょう。そうすることで、後でピボットテーブルフレームで作業する際に、多くの選択肢に直面したときに、より的確な判断ができるようになります。
良いニュースはこれです。クリックできればピボットテーブルを作成できます。結果に微調整が必要になるかもしれませんが、始めるのは簡単です。
- データセット内の任意のセルを選択し、「挿入」タブをクリックして、「テーブル」グループの「ピボットテーブル」をクリックします。Excel 2003をお使いの場合は、「データ」メニューから「ピボットテーブルとピボットグラフレポート」を選択すると、ウィザードが起動し、手順を案内します。
- 表示されるダイアログで、範囲をチェックし、ピボットテーブルを既存のワークシートに配置するか、新しいワークシートに配置するかを指定します（図A）。
図A
- [OK]をクリックします。
- Excelに空のピボットテーブルフレーム（図B）が表示されたら、フィールドリストから下の「フィルター」、「列」、「行」、「値」の各セクションに列をドラッグします（以前のバージョンでは名前が若干異なります）。
図B
ステップ1から3までは簡単なので、この記事では例題を解説しながらこれらの手順を繰り返すことはしません。ステップ4では、データとレポート作成のニーズに関する専門知識が必要となるため、ここではその部分について重点的に説明します。
デフォルトでは、ピボットテーブルフレームは空になっています。ただし、ほとんどの場合、以下のガイドラインに従うことができます。
- 行領域に説明的な（数値以外の）値を追加する
- 分析したい数値フィールドを値領域に追加します
- 列領域に日付と時刻のフィールドを追加する
カウント
ピボットテーブルの主な目的はデータの集計であり、ピボットテーブルでは値とテキストをカウントできます。図Cは、地域別に注文数をカウントするシンプルな構成を示しています。「地域」フィールドを右側の「ピボットテーブルフィールド」ウィンドウの「行」セクションと「値」セクションにドラッグするだけです。「地域」フィールドにはテキストが格納されるため、「値」セクションはデフォルトで単純なカウントになっています。Excel 2003では、「追加」コントロールを使用してフレームにフィールドを追加する必要があります。
図C
各地域の注文数を数えます。
「取引日」フィールドを「列」セクションにドラッグすると、月ごとのカウントを返すことで、より詳細な情報を提供できます。「取引日」フィールドを「列」セクションにドラッグした後、以下の操作を行います。
- 日付ヘッダーのいずれかを右クリックし、「グループ化」を選択します（図D）。Excel 2003では、「グループ化」と「詳細の表示」を選択し、「グループ化」を選択します
（図D） 。
- 表示されるダイアログには、データセットの最初と最後の日付、および月オプションのデフォルトが表示されます（図E）。
図E
- 何も変更せずに「OK」をクリックします（図F）。
図F
合計
合計を出すのは数を数えるのと同じくらい簡単ですが、さらに数回クリックするだけで、小計をパーセンテージで表示することもできます。図Gは、地域別に「金額」フィールドを合計するピボットテーブルを示しています。
図G
地域別にグループ化された売上。
この時点で、金額フィールドを通貨としてフォーマットできますが、代わりに、次のようにこれらの値をパーセンテージで表示してみましょう。
- 金額合計列の任意のセルを右クリックします。
- 表示されるサブメニューから「値フィールドの設定」を選択します。Excel ではデフォルトで「合計」オプションが選択されます。
- 「値の表示形式」タブをクリックします。Excel 2003の場合は、「オプション」をクリックします。
- 「値の表示形式」ドロップダウンから「総計に対する割合」オプションを選択します。2007年の場合は「合計に対する割合」を選択します。
- [OK]をクリックすると、図 Hに示す結果が表示されます。
図H
「人事」フィールドを「列」セクションにドラッグすると、図Iに示すように、各営業担当者の地域別パーセンテージを表示できます。ルークは個人パーセンテージが8.83%で最も高く、マーサは全体パーセンテージが34.39%で最も高くなっています。これらの詳細は小計からも読み取ることができますが、パーセンテージは異なる視点を提供することが多く、この機能を使えばすぐに確認できます。
図I
各営業担当者の地域別割合。
カスタムグループ化
先ほど、取引日の日付値に基づいて、レコードを月ごとにグループ化しました。グループ化は必ずしもこのように汎用的ではありません。自然なデータには含まれない範囲内の値を数えたり合計したりしたい場合もあるでしょう。例えば、0～99、100～199、200～299など、いくつかの範囲に当てはまらない手数料金額の数を数えてみましょう。
- Commission を列セクションにドラッグし、Personnel を行セクションにドラッグします。
- Commission を値セクションにドラッグすると、デフォルトで合計関数に設定されます。
- 行ラベル行のいずれかの値を右クリックし、グループ化を選択します。
- 表示されるダイアログで、「開始値」と「終了値」の値を指定します。Excelはデフォルトで最適なデータ値を自動的に設定しますが、範囲を拡大または縮小したい場合は変更可能です。この場合は「0, 400」と入力します。
- 「By」コントロールに増分値を入力します。この場合、100 ずつ増分するグループを指定します（図 J）。
図 J
- [OK]をクリックすると、図 Kに示す結果が表示されます。
図K
こんなに少ない労力で、こんなにたくさんの成果が得られるなんて！
注目すべき点
データセットを変更した場合は、ピボットテーブルを更新して変更を反映する必要があります。ピボットテーブルは動的ではありません。Excel 2007以降をお使いの場合は、データセットをテーブルに変換し、そのテーブルに基づいてピボットテーブルを作成できます。テーブルをピボットテーブルのデータソースとして使用すると、テーブルのデータを更新するとピボットテーブルが自動的に更新されるため、ピボットテーブルは常に同期されます。
テーブルの作成は簡単です:
- データ セット内の任意のセルを選択します。
- 「挿入」タブをクリックします。「表」グループで「表」をクリックします（または[Ctrl]+[T]を押します）。
- 「OK」をクリックする前に、データセットにヘッダー行があるかどうかを指定します。Excelでは、デフォルトではデータの最初の行がヘッダー行であると想定されます。
- [OK] をクリックして、データ セットをテーブルに変換します。
テーブルを使用している場合は、「挿入」タブを使用するか、「デザイン」タブの「ツール」グループにある「ピボットテーブルで集計」をクリックしてピボットテーブルを作成できます。テーブルをデータソースとして使用すると、ソースデータを変更した後にピボットテーブルを更新する手間（あるいは忘れてしまう恥ずかしさ）を省くことができます。
この記事ではテーブル データ ソースを扱いませんでしたが、テーブル データ ソースを使用できるということ、またテーブル データ ソースの使用を検討する理由を知っておくことが重要です。
ピボットテーブルソリューション
ピボットテーブルは、じっくりと時間をかけて試してみる価値があります。ここでは基本的な機能をいくつか紹介しましたが、その便利さはすぐにお分かりいただけるでしょう。この機能には他にも多くの機能があります。次に集計やレポート作成を行う際には、ぜひピボットテーブルをお試しください。
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