記事「Microsoft Lists を使用して追跡または共有する必要がある Excel データを整理する方法」は、Microsoft Lists アプリで作成されたリストを介して他のユーザーと Microsoft Excel データを共有する方法の紹介です。現状では、リストと Excel の間に接続はありません。リストを更新しても Excel のソースデータを更新することはできません。また、Excel データを更新してもリストを更新することはできません。多くの人にとって、これは問題となる可能性があります。
幸いなことに、リストとExcelの接続はそれほど難しくありません。このチュートリアルでは、Excelデータに基づいたシンプルなリストを作成し、Webクエリを使って両者の間に一時的なリンクを作成する方法を説明します。このExcelチュートリアルのデモファイルをダウンロードできます。
参照: Google Workspace vs. Microsoft 365: チェックリスト付き比較分析 (TechRepublic Premium)
Windows 10 64ビットシステムでMicrosoft 365を使用しています。以前のバージョンではこの接続はサポートされません。この記事の手順に従ってリストを作成する際にサポートが必要な場合は、「追跡または共有する必要があるExcelデータをMicrosoft Listsで整理する方法」をご覧ください。
Microsoft Listsでリストを作成する方法
リストは手順は多いですが、作成は非常に簡単です。この例では、図Aに示すExcelデータセットに基づいてリストを作成します。Excelデータは自由に使用できますが、ここではテクニックの理解を妨げないよう、あえてシンプルな構成にしています。デモ用の.xlsxファイルを使用する場合は、OneDriveに保存し、保存場所を覚えておいてください。
図A
図 Aに示す Excel データから Microsoft Lists リストを作成するには、次の手順を実行します。
- Excel ファイルが開いていないことを確認してください。開いているファイルからデータを読み込むことはできません。
- Microsoft 365 アカウント内からリストを起動するには、Microsoft 365 アプリ起動ツールをクリックし、「リスト」を選択します。リストが表示されない場合は、「すべてのアプリ」をクリックしてください。
- アップグレードを求められた場合は、アップグレードしてください。完了したら、Lists を再起動する必要がある場合があります。
- ページ上部の「新しいリスト」をクリックします。
- 表示されたページで、「Excel から」タイルをクリックします。
- 「ファイルのアップロード」をクリックします。グレー表示になっている場合は、管理者にご連絡ください。
- OneDriveでデモ用の.xlsxファイルを見つけて選択し、「開く」をクリックします。ListsはデータをOneDriveライブラリにアップロードします。
- Excelファイルに複数のテーブルがある場合は、「このファイルからテーブルを選択」ドロップダウンから適切なテーブルを選択してください。Excelは図Bに示すように、データの区切りを適切に設定します。「地域」列のデータ型は「タイトル」のままにしておきます。「日付」を「日付と時刻」に、「金額」を「通貨」に変更します（図C）。
- 「次へ」をクリックします。
- 次のウィンドウで、説明を追加し、色を選択し、リストを保存する場所として「マイリスト」を選択します (図 D )。
- [作成]をクリックします。
図B
図C
図D
図Eは、共有して使用できる状態になったリストを示しています。リストが完成したら、リンクを作成しましょう。
図E
リストをExcelにリンクする方法
SharePointで共有リストを作成したら、接続の準備は完了です。OneDriveに戻り、アプリランチャーを使用して、Excelと同期したいリストを含むSharePointサイトを起動します。その後、以下の手順を実行してください。
- 左側のナビゲーション ペインで [マイ リスト] をクリックし、前のセクションで作成したリストであるExcelSyncList (図 F ) をクリックします。
- [エクスポート] ドロップダウンから [Excel にエクスポート] を選択します (図 G )。
- プロンプトが表示されたら、「OK」をクリックして操作を確認します。
- 表示されるダイアログで「開く」をクリックし、「ファイルを開く」リンクをクリックします。私はMicrosoft Edgeを使用しているため、他のブラウザでは手順が多少異なる可能性があります。
- データ接続を有効にするように求められたら、[有効にする] をクリックします。
- 表示されるダイアログで、[ブック内でこのデータを表示する方法を選択してください] オプションの [テーブル] を選択します。
- [データを保存場所を選択してください] セクションで、[新しいブック] を選択します (図 H )。
- [OK]をクリックします。
図F
図G
図H
この時点では、接続は元のExcelブックとは行われていません。代わりに、図Iに示すように、ExcelはWebクエリへの接続を作成します。つまり、Excelは自動的に変更を加えません。
図I
それでは、リストにレコードを追加し、Webクエリが更新される様子を確認してみましょう。リストに戻り、「新規」をクリックして新しいレコードを追加します（図J）。次に、「保存」をクリックします。
図J
Webクエリを更新するには、Excelでそのファイルに戻り、「データ」タブをクリックし、「クエリと接続」グループの「すべて更新」をクリックします。図Kは更新されたレコードを示しています。更新されたWebクエリをExcelの.xlsxファイルとしてOneDriveに保存し、閉じます。このファイルを後で保存した場所を覚えておく必要があります。
図K
元のExcelブック（デモブック）を開き、先ほど.xlsxファイルとして保存したWebクエリを使って更新します。次に、「データ」タブをクリックし、「データの取得と変換」グループの「データの取得」オプションをクリックします。表示されるサブメニューから「ファイルから」を選択し、「Excelブックから」を選択します。
表示されるダイアログで、図 Lに示すように、.xlsx ファイルとして保存した Web クエリを見つけて、[インポート] をクリックします。
図L
表示されるダイアログで、「Query_Table」をクリックし、「読み込み」をクリックします。デモ用の .xlsx ファイルにはテーブルと通常のデータ範囲が含まれているため、Excel には 2 つのデータ セットが表示されます。
図Mに示すように、Excelは表全体をExcelにインポートします。新しいレコードを追加しないので、より効率的で便利です。
図M
大変な作業のように思えますが、それはゼロから始めたからです。必要な準備が整ったら、Webクエリを更新して元のExcelファイルにインポートするだけです。Power Automateを使えば、このプロセスの大部分を自動化できます。これは真の動的リンクではありませんが、今のところはこれが私たちのプロセスです。
