Microsoft Outlookでリマインダーを使う方法

Microsoft Outlookでリマインダーを使う方法 | TechRepublic

予定やタスクを自分で覚えようとすると、面倒なことになります。集中しているときでも休憩中でも、会議や電話会議に気づかずに遅刻して電話がかかってくるのは恥ずかしいものです。だからこそ、スケジュール管理に役立つアプリやガジェットが数多く存在します。Microsoft Outlookは、このタスクとスケジュール管理リストの中で最も人気があり、効果的なソリューションの一つです。

参照: Google Workspace vs. Microsoft 365: チェックリスト付き比較分析 (TechRepublic Premium)

Outlookのリマインダーは、様々な仕事関連のタスクを思い出させるためにポップアップ表示される、時間指定のメッセージです。さまざまな種類のタスク、メール、会議、予定の管理に活用できます。多くのMicrosoftユーザーは既にOutlookのリマインダーを利用しています。しかし、自分のニーズに合った適切なワークフローや自動化を導入し、リマインダーを最適化できている人は少ないでしょう。

このチュートリアルでは、Microsoft Outlook のタスク、メール、予定にリマインダーを追加する方法を説明します。さらに、Outlook のリマインダーをより効率的に活用するのに役立つ、いくつかの便利なリマインダー設定を紹介します。

このデモでは、Windows 10 64ビット版システムでMicrosoft 365デスクトップを使用しますが、以前のバージョンのOutlookも使用できます。この記事のデモ画像と画面が多少異なっていてもご安心ください。操作に支障はありません。Outlookメールのオンライン版では、タスクや予定のリマインダーもサポートされています。

ジャンプ先:

タスクのリマインダーを設定する方法
メールのリマインダーを設定する方法
カレンダーの予定にリマインダーを設定する方法
リマインダーを自動的に消去する
独自の時間設定を作成する方法
定期的なリマインダーの管理
Outlookでリマインダーを確認する方法

タスクのリマインダーを設定する方法

ToDo リストが長くても短くても、Outlook のリマインダーを使用すると、特にタスクに特定の期限がなく、自分で期限を設定したい場合に、タスクを継続することができます。

タスクのリマインダーを設定するには、次の手順を実行します。

「タスク」ウィンドウに移動します。Outlook メールでは、「To Do」ウィンドウのタスクにリマインダーを追加できます。
既存のタスクを開くか、[ホーム] タブの [新規] グループで [新しいタスク] をクリックして新しいタスクを作成します。
タググループのフォローアップドロップダウンからリマインダーを選択します。
デフォルトのリマインダーを設定するには、「リマインダー」オプションをクリックします。
デフォルトのリマインダーオプション（図A）を将来の日時に設定し直します。このデモでは、ユーザーは翌日の午後2時、つまり2022年11月29日にリマインダーを設定しました。

図A

Outlookのリマインダーオプションにチェックを入れて丸で囲む — Outlook でリマインダーをすばやく設定します。

[保存して閉じる]をクリックします。

ベルアイコンは、タスクにリマインダーが設定されていることを示します（図B）。リマインダーを削除するには、ダイアログで「リマインダー」オプションのチェックを外します。

図B

Outlook の [アラーム] タブの [フォローアップ] セクションで選択された [今日] フラグ — Outlook をざっと見てみると、このタスクにリマインダーがあることがわかります。

「今日」フラグについて疑問に思われるかもしれません。このフラグは、タスクの開始日が今日であることを示します。ただし、これは特定の日付を文字通り参照するものではなく、今日中にこのタスクに取り組む必要があることをリマインダーとして知らせるものです。

フラグヘッダーをクリックすると、リボンに「フォローアップ」グループが表示され、簡単に変更できます。フラグは単なるリマインダーではなく、タスクを整理するための効果的な方法です。

また、[タグ] グループの [フォローアップ] ドロップダウンをクリックし、[リマインダーの追加] を選択してリマインダーを設定することもできます (図 C )。

図C

Outlookのタスクタブで選択されたフォローアップオプション — Outlook にリマインダーを追加します。

表示されるダイアログ（図D）で、適切なオプションを設定します。フォローアップフラグも使用している場合は、ダイアログから設定できます。

図D

Outlookでリマインダーを設定するためのカスタムメニュー — Outlook のカスタムメニューでリマインダーオプションを設定します。

リマインダーは主にタスクに使うことが多いかもしれませんが、メールにリマインダーを追加することもできます。私の仕事では、タスクのリマインダーよりもメールのリマインダーを使うことが多いです。

メールのリマインダーを設定する方法

特定の時間までにメールに返信する必要がある場合は、Microsoft Outlook で簡単にリマインダーを追加できます。これを行うには、古い POP3 タイプのアカウント、ビジネスアカウント、または Exchange アカウントが必要です。

サーバーと通信して複数のデバイス間でメールを同期できる新しいIMAPアカウントタイプをご利用の場合は、メールにリマインダーを設定できないため、このセクションはスキップしてください。Outlookメールではメールにフラグを設定できますが、リマインダーは設定できません。

最初は少し奇妙に思えるかもしれませんが、実際にメールにリマインダーを追加してみると、この機能が受信トレイ管理に非常に役立つことがわかります。では、次のようにしてメールにリマインダーを追加してみましょう。

メールウィンドウで、適切なアカウントの受信トレイを選択します。

閲覧ウィンドウで、リマインダーを追加するメッセージを選択します。
[ホーム] タブをクリックし、[タグ] ドロップダウンをクリックします。
「フォローアップ」ドロップダウンをクリックします。
ドロップダウンリストから「リマインダーの追加」を選択します (図 E )。

図E

Outlookのホームタブのタグドロップダウンのフォローアップオプションの下で強調表示されたリマインダーの追加オプション — Outlook の [タグ] ドロップダウンの [フォローアップ] オプションから [リマインダーの追加] を選択します。

図Dで使用したのと同じダイアログを使用して、リマインダーのオプションを設定します。リマインダーはデフォルトで設定されているため、日付と時刻をリセットする必要があります。
[OK]をクリックします。

こちらの手順で、送信済みメッセージにリマインダーを設定することもできます。デフォルトのオプションを変更していない限り、送信済みメールのコピーは「送信済み」フォルダに保存されます。

送信準備中の新しいメッセージにリマインダーを設定するには、「タグ」グループの「フォローアップ」をクリックし、ドロップダウンから「リマインダーを追加」を選択します。図Fに示すダイアログは、先ほどの図Dとは少し異なります。

図F

Outlook のカスタムリマインダーメニューで選択された、自分用フラグと受信者用フラグのリマインダーオプション — Outlook では自分自身と電子メールの受信者にリマインダーを設定できます。

メールを送信する際に、自分と受信者の両方にリマインダーを設定できます。ただし、この機能を使用するには、受信者がOutlookを使用している必要があります。

Outlookでメールにリマインダーを設定すると、「うっかりミス」を防げます。私自身、このリマインダーは非常に重宝しています。もう一つ、作業時間を節約してくれる便利なリマインダーは、予定にリマインダーを設定することです。

カレンダーの予定にリマインダーを設定する方法

Outlookのカレンダーで予定を管理することはできますが、必ずしも時間通りに予定に間に合うとは限りません。たとえパソコンの前に座っていても、時間を忘れてしまうことはよくあります。これは私の経験談です。幸いなことに、Outlookでは予定にリマインダーを設定できるので、スケジュール通りに行動できます。

この簡単なタスクを実行するには、次の手順を実行します。

カレンダー内の任意の予定内をクリックします。
コンテキストオプショングループで「オプション」をクリックするとドロップダウンが表示されます。Outlookメールではこのグループは表示されません。リマインダーを設定するには、メールメッセージを開く必要があります。
予定のリマインダーを設定する際は、18時間や15分といった間隔を設定します。設定のドロップダウンから選択してください（図G）。または、キーボードからリマインダー間隔を入力することもできます。

図G

Outlookのリマインダー時間のドロップダウンが開き、15分が強調表示されます — Outlook でリマインダーの時間を設定します。

終日イベントの予定の場合、デフォルトのリマインダーは18時間前です。この場合、Outlookは前日にリマインダーを表示します。ただし、開始時刻を指定した場合は、Outlookは会議開始時刻の15分前にリマインダーを表示します。例えば、予定が午前10時30分の場合、Outlookは午前10時15分にリマインダーを表示します。

ドロップダウンを使用するか、間隔を自分で入力することで設定を変更できます。当然ですが、間隔設定のドロップダウンで0分を選択した場合、リマインダーは表示されません。

リマインダーを自動的に消去する

リマインダーを設定した後で気が変わった場合は、最初にリマインダーを設定する際にチェックしたリマインダーオプションのチェックを解除することで、タスクとメールのリマインダーを削除できます。図Dは、このリマインダーが有効になった時のチェックマークを示しています。必要な時は、このボックスをクリックしてチェックマークを外し、リマインダーを削除できます。予定のリマインダーをクリアするには、時間間隔を0分に設定します。

通常の状況では、個々のリマインダーを削除するのが妥当です。しかし、過去のリマインダーをすべて削除したい場合、非常に面倒な作業になることがあります。

イベントが起こった後にリマインダーを削除するのは、2週間の楽園旅行から戻ってすぐに、留守中に見逃したイベントのリマインダーが山ほど届くまでは、必要ないように思えるかもしれません。これは大きな問題ではありませんが、リマインダーを自動的に削除するように設定することで回避できます。この方法でリマインダーを設定するには、次の手順に従います。

[ファイル] タブをクリックし、左側のペインで [オプション] を選択して、[詳細設定] を選択します。
[リマインダー] セクションで、[過去のイベントのリマインダーを自動的に解除する] を選択します (図 H )。

図H

OutlookのOutlookの詳細オプション設定のアラームセクションで、過去のカレンダーイベントのアラームを自動的に消すオプションが選択されている — Outlook の過去のイベントのリマインダーをすべて削除するには、このオプションをオンにします。

[OK]をクリックします。

これだけで完了です。リマインダーによる中断を最小限に抑えながら、2 週間分のメールを詳しく確認できるようになりました。

独自の時間設定を作成する方法

リマインダーの時間値や間隔を入力する際は、ドロップダウンリストから選択できます。ドロップダウンリストに希望するリマインダーの間隔が見つからない場合は、手動で入力してください。例えば、街の反対側で開催される会議の1時間半前にリマインダーを設定したい場合は、「90分」と入力するだけです。時間設定では手動で時刻を入力することもできますが、「午前」または「午後」の区切りを忘れずに入力してください。

Outlook が入力した時間値に対していかに柔軟に対応できるかを示すために、簡単な例を見てみましょう。

任意のカレンダーの任意の日付または時刻をクリックすると、リボンにコンテキストオプショングループが表示されます。
図Gで見たように、90分のオプションはありません。最も近いオプションは1時間と2時間です。
現在 15 分と表示されている時間コントロール内をクリックします。
キーボードで「90分」と入力し、Enterキーを押します。Outlookでは90分が1.5時間と表示されます（図I）。

図I

Outlookの時間間隔設定オプション。リマインダーは1.5時間に設定されています。 — Outlook では、キーボードからリマインダーの時間間隔を入力できます。

分を表すには「m」という文字を入力するだけで十分だとお気づきかもしれません。Outlookはキーボードから入力された値の解釈に関して非常に柔軟です。すべての可能性を知るには、実際に試してみるのが一番です。

カスタムの時刻リマインダーを設定する際は、コロンと「am」または「pm」の部分を必ず入力してください。Outlookメールでは、日付と時刻の値は同じようには入力できません。

定期的なリマインダーの管理

多くのタスクは繰り返し発生するため、残念ながら、繰り返し発生するタスクのリマインダーは簡単に見失ってしまいます。「閉じる」を一度クリックするだけで、そのタスクやイベントの残りの発生回数のリマインダーが見失ってしまう可能性があります。

この問題を回避するには、タスクを破棄するのではなく、完了としてマークしてください。そうすることで、リマインダーの設定がそのまま残ります。よく間違えますが、繰り返しタスクを破棄するのは、その繰り返しタスクのすべてのインスタンスを完了してからにしてください。

リマインダーを失くしてしまった場合でも、簡単にリセットできます。まず、定期的なタスクを開き、最新のイベントを完了に設定します。次に、アイテムを開いてタイマーがリセットされるか確認します。念のため、リセットしてください。Outlookがリマインダーを見逃してしまう前に、他の以前のタスクも完了に設定し直す必要があるかもしれません。

Outlook の定期的なタスクは柔軟性が高く、スケジュールの変更や未完了のタスクにも対応できます。定期的なタスクとリマインダーの詳細については、「Outlook で定期的なタスクをリセットする方法」をご覧ください。

リマインダーのデフォルト

Outlookのリマインダーは、デフォルトで15分間隔に設定されています。リマインダーを設定する際に、このデフォルト設定を変更できます。頻繁にリセットしてしまう場合は、デフォルトを自分に合った間隔に変更してください。例えば、15分間隔ではなく10分間隔にしたい場合は、以下のようにデフォルトを設定します。

[ファイル] メニューをクリックし、[オプション] を選択します。
左側のペインでカレンダーを選択します。
カレンダーオプションセクションで、「デフォルトのリマインダー」を探します。ドロップダウンをクリックし、「10分」を選択します（図J）。

図J

カレンダーオプションのデフォルトのリマインダードロップダウンが開き、10分がハイライト表示されます。 — Outlook のリマインダーの新しい間隔を選択します。

[OK]をクリックします。

このデフォルトにより、Outlook が間隔リマインダーを使用するすべてのインスタンスがリセットされます。Outlook メールで新しいデフォルトを設定することはできません。

Outlookでリマインダーを確認する方法

リマインダーの最大の問題は、作業中に見落としてしまうことが多いことです。Microsoft 365の最新バージョンでは、すべてのリマインダーを常にすべてのウィンドウの最前面に表示するオプションを設定することで、この問題を解決できます。例えば、Wordで提案書を作成しているとき、Outlookでは文書の最前面にリマインダーが表示されます。これは便利な機能です。

参照: 電子メール、インスタントメッセージ、ボイスメールの保存ポリシー (TechRepublic Premium)

このオプションを設定するには、次の手順を実行します。