完璧なカバーレターを書くための公式 - TechRepublic

先週のヘルプデスクアドバイザーのコラムでは、履歴書の書き方に関する私の経験則をいくつかご紹介しました。新しい仕事を探す際には、履歴書と同じくらい効果的なカバーレターが必要です。郵送でもメールでも、応募書類は重要です。今週は、カバーレターの書き方について、私なりの分かりやすいアプローチをご紹介します。

はい、カバーレターは必要です。
まず、もはや誰もカバーレターを見ないという誤解について触れておきたいと思います。これまでカバーレターについて尋ねた採用担当者は皆、同じことを言います。彼らはカバーレターを読みます。彼らはカバーレターを履歴書と同じくらい重要だと考えています。そして、カバーレターには間違いがないことを期待しています。

説得力が必要な方のために、履歴書に必ずカバーレターを添付すべき理由をいくつかご紹介します。カバーレターとは：

応募するポジションに関する疑問を解消します。 カバーレターには、応募のきっかけとなった職種名または参照番号を明記してください。人事担当者や採用担当者はミスを犯す可能性があります。応募意図を明確に伝え、推測で判断しなくて済むようにしましょう。
採用企業に合わせて、自分のアピールポイントをカスタマイズできます。 求人広告を出している企業名がわかっている場合は、その企業についてできる限り詳しく調べましょう。そして、カバーレターでその企業の事業に関する知識を「アピール」しましょう。
履歴書を充実させましょう。 履歴書に書ききれないほど多くの実績をお持ちですか？箇条書きをいくつかカバーレターに残しておきましょう。
あなたの個性をアピールしましょう。 多くのIT関連の仕事では、文章によるコミュニケーション能力は技術スキルと同じくらい重要です。カバーレターで、その能力をアピールしましょう。

メールで応募する場合もカバーレターは同様です。
メールで応募するからといって、カバーレターが必要ないと考えないでください。メールのカバーレターは、添付した履歴書と一緒に印刷される可能性が高いと想定してください。そのため、履歴書を郵送する場合と同じカバーレターを、メールで送付する際の送付状にも使用してください。

シンプルに徹する（KISS）
友人や同僚のカバーレターの添削を手伝う際、私はいつも同じシンプルなルールを推奨しています。私の黄金律は2つあります。1つ目は、応募する職種を必ず明記すること、2つ目は本文を3段落以内に収めることです。

図 A は、シニアサポートアナリストという職種に応募する場合に提出する標準的なカバーレターのサンプルです。

図A

カバーレターは短く、要点を押さえ、読みやすいものでなければなりません。

カバーレターの構成要素は何でしょうか？
良いカバーレターの核となる要素を簡単に見ていきましょう。

日付: 常に現在の日付を使用します。
住所: 日付の下に数行の空白を残し、応答する広告に記載されているとおりに住所を入力します。
Re: 欄： 私は、職種名または参照番号を記載したRe: 欄を使うのが好きです。こうすることで、履歴書のスクリーナーは、あなたがどの職種に興味を持っているかを一目で判断できます。
冒頭の挨拶： 手紙の受取人の名前が記載されている場合は、「Dear Mr.」または「Dear Ms.」に続けて相手の姓を冒頭の挨拶に書きます。受取人の名前が記載されていない場合は、「To whom it may concern」と書きます。注：挨拶の最後には、コンマやピリオドではなく、コロンを使用します。
最初の段落（なぜ手紙を書いているのか）： 最初の段落では、なぜ手紙を書いているのかを述べ、職名と／または参照番号を記載します。（「Re:」で言及した場合でも、最初の段落で繰り返します。）履歴書を同封または添付することを明記します。求人広告の情報源（地元の新聞やウェブサイトなど）を明記すると良いでしょう。採用担当者は、応募者がどのようにして自分のことを知ったのかを知りたいからです。
2段落目（資格要件）： 2段落目では、求人広告に記載されていた資格について述べましょう。特定の資格が必須で、あなたがその資格を持っている場合は、その旨を明記してください。また、その職務にあなたがどれほど適しているかを示す実績をいくつか挙げましょう。
最後の段落 (連絡先): はい、履歴書に電話番号が記載されていることは承知していますが、最後の段落にそれを繰り返してください。
結びの挨拶： 丁寧であることに何の害もありません。「ご検討いただきありがとうございます」のような文言を使い、「Sincerely（敬具）」「Sincerely yours（敬具）」「Very truly yours（敬具）」で締めくくりましょう。どんな場合でも、「Thanks（ありがとう）」を結びの挨拶に使うのはやめましょう。ダサいです！
署名欄： 署名欄が全くないカバーレターをよく見かけます。目安としては、結びの挨拶の後、名前を入力する前に[Enter]キーを4回押してください。そうすれば、署名欄に十分なスペースが確保できます。