Google Workspace アプリで同僚とリアルタイムで共同作業を行う場合、変更点を指摘する方法がいくつかあります。Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画では、各共同作業者のカーソルの現在位置が表示されるため、項目が選択または編集されている場所がわかりやすくなります。
さらに、これらのアプリはすべて、共同編集者とドキュメント関連のチャットを開始して変更点について話し合うことができます。Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでは、ドキュメントを共同作業しながら、チームと Google Meet セッションやビデオ会議を開始できます。
参照: 機能比較: 時間追跡ソフトウェアとシステム (TechRepublic Premium)
しかし、複数の人が異なる時間にドキュメントを編集すると、変更箇所を特定するのが難しくなる場合があります。「ファイル」→「バージョン履歴」を選択すれば、現在のファイルバージョンと以前の編集内容を比較することはできますが、変更内容を確認するには時間がかかります。また、ドキュメントにアクセスして開くことを忘れないようにする必要があるため、忙しい人にとっては大変な作業となる可能性があります。
幸いなことに、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画はすべて通知機能を備えています。これら 4 つのエディタはすべて、同僚がコメントを追加するたびに通知を受け取るように設定できます。Google ドキュメントと Google スプレッドシートの 2 つのアプリケーションでは、編集が行われるたびに通知を受け取るように設定できます。以下の手順では、Chrome を使ってウェブ上でこれら 4 つのアプリケーションの通知を設定する方法について説明します。
Googleドキュメントで通知を管理する方法
Googleドキュメントでは、通知設定にアクセスする方法が2つあります。標準メニューシステムから「ツール」→「通知」設定にアクセスするか、右上（共有ボタンの左）にあるコメントアイコンを選択してベルアイコンを選択する方法です。どちらの方法でも、図Aに示すように、コメントと編集の通知設定を選択できます。
図A
次の 3 つのコメント通知オプションから 1 つを選択します。
- すべてのコメントとタスク。ドキュメント内のすべてのコメントや割り当てられたタスクが通知されます。
- あなたへのコメントとタスク。誰かがあなたに言及したり、タスクを割り当てたりした場合にのみ通知されます。
- なし:コメント通知はオフになりますが、ドキュメントにアクセスしたときにはコメントアクティビティが引き続き表示されます。
2 つの編集通知オプションのいずれかを選択します。
- 追加または削除されたコンテンツ、共同編集者がドキュメントを変更するたびに通知する、または
- なし:編集の通知をオフにします。
これまでは、共同編集者が変更を加えた場合、必ずしもその変更内容を把握できるとは限りませんでした。今後は、「すべてのコメントとタスク」オプションと「追加または削除されたコンテンツ」オプションの両方を選択すると、他のユーザーがコメントを追加したり、タスクを割り当てたり、ドキュメントコンテンツを追加または削除したりするたびに通知が届きます。また、ドキュメントの作業が完了したら、両方のオプションを「なし」に設定して、すべての通知をオフにすることもできます。
Googleスプレッドシートで通知を管理する方法
同様に、Google スプレッドシートでは、通知を管理するためのさまざまなパスが提供されています: [ツール | 通知設定 | 通知の編集]、[ツール | 通知設定 | コメント通知]、またはコメント アイコン (右上) をクリックしてベル アイコンをクリックします。
Sheets の3 つのコメント通知オプション (図 B、右下) は次のとおりです。
- すべてのコメントは、すべてのコメントを通知します。
- あなたへのコメントは、誰かがあなたに言及した場合にのみ通知します。
- なし:通知をオフにします。
図B
通知の編集オプションでは、図B （右上）に示すように、通知のタイミングと頻度を調整できます。GoogleスプレッドシートはGoogleフォームから情報を頻繁に受信するため、スプレッドシートに変更が加えられたとき、またはユーザーがフォームを送信したときに通知が届きます。さらに、これらの通知をすぐに受け取るか、毎日のダイジェストにまとめて受け取るかを選択することもできます。
図C
Google スライドまたは Google 図形描画で通知を管理する方法
Google スライドと Google 図形描画では、通知にアクセスする方法が 2 つあります。[ツール] > [通知設定] を選択するか、コメントアイコンに続いてベルアイコンを選択するかです（下の図Dを参照）。これらのアプリのコメント通知オプション（上の図 Cを参照）は、スプレッドシートで利用できるオプションに対応しています。
- すべてのコメントは、すべてのコメントを通知します。
- あなたへのコメントは、誰かがあなたに言及した場合にのみ通知します。
- なし: 通知をオフにします。
ドキュメントやスプレッドシートとは異なり、スライドと図形描画には編集通知コントロールがありません。つまり、スライドや図形描画で通知を受け取るには、共同編集者がコメントまたはメンションを送信する必要があります。
図D
通知に関するご経験はいかがですか?
コメントと編集の通知を慎重に設定することで、共同作業がはるかに簡単になります。ドキュメントで必要な作業をすべて終えたら、通知を設定して、他のユーザーがコメントや編集を行ったときに通知が届くのを待つだけです。変更を常に確認する必要はありません。
Google ドキュメントとスプレッドシートのコメント通知と編集通知はどのように活用していますか？この機能は便利だと感じましたか？Google スライドや図形描画で共同作業を行う際、コメント通知だけで十分ですか？これらのエディタでのコメント通知や編集通知が、あなたと共同作業者にとってどのように機能しているか、ぜひ Twitter (@awolber) でメンションまたはメッセージを送信してください。
