QuickBooks DesktopをQuickBooks Onlineに変換する方法

1フレッシュブックス

ステップ1：プランを選択してQuickBooks Onlineに加入する

ベスト会計ソフトウェアガイドでは、QuickBooks Onlineを総合優勝に選出しました。QuickBooks Desktopファイルを変換する前に、どのQuickBooks Onlineサブスクリプションがあなたのビジネスに最適か検討してみてください。4つのプランの概要は以下のとおりです。

プランに含まれているユーザー数を超えて追加シートを追加することはできないため、十分なユーザー数を確保できるサブスクリプションをお選びください。QuickBooks Online Plusは最も人気のあるバージョンで、5ユーザーまで利用可能で、時間と在庫の両方を追跡できます。QuickBooks Onlineのレビューでは、それぞれの機能の違いや、ビジネスに最適なオプションの選び方について詳しく解説しています。

ヒント: QuickBooks Desktop を QuickBooks Online に変換するには、Simple Start 以上の QuickBooks Online サブスクリプションを選択する必要があります。

貴社に最適なQuickBooks Onlineプランを決定されましたら、QuickBooks Onlineにアクセスしてお申し込みください。最初の12ヶ月間は、上記の価格から50%割引が適用されます。

ステップ2: QuickBooks Desktopファイルを準備する

変換が確実に機能するようにいくつかの重要な項目をチェックし、会社ファイル情報を可能な限り更新して、QuickBooks Desktop 会社ファイルを準備します。

最新リリースとアップデートをダウンロード

変換プロセスを開始する前に、QuickBooks Desktopプログラムが最新であることを確認してください。QuickBooks Desktopプログラムを開き、「ヘルプ」メニューの「QuickBooks Desktopの更新」をクリックしてください。

QuickBooksで「QuickBooks Desktopを更新」という新しいウィンドウが開きます。青いボタン「今すぐ更新」をクリックしてください。アップデートのダウンロード前に、QuickBooksアカウントへのログインを求められる場合があります。指示に従って、利用可能なすべてのアップデートをダウンロードしてインストールしてください。

QuickBooks Desktop会社のターゲット数を確認する

自動変換ウィザードを使用するには、デスクトップ版の会社ファイル内のターゲット総数が750,000未満である必要があります。QuickBooks Desktopプログラム内でCtrl+1を押すと、ターゲット数を確認できます。新しい製品情報ウィンドウが表示されます。会社のターゲット数は、ファイル情報セクション（以下でハイライト表示）に表示されます。

会社のターゲット数が75万を超える場合は、新しいQuickBooks Online会社で会社を一から始めることをお勧めします。仕入先、顧客、勘定科目をQuickBooks Desktopからエクスポートし、新しいQuickBooks Online会社にインポートすることで、時間を節約できます。

QuickBooks Desktopで取引を更新する

移行直前に、会社ファイルを可能な限り最新の状態にしておくことをお勧めします。以下の手順をお試しください。

• すべての銀行照合が最新であることを確認します。
• すべての銀行フィードからの取引を分類します。
• 勘定科目のチャートに必要な変更を加えます。
• 未払いの請求書があれば支払います。
• 未払いの顧客請求書を確認し、回収されないものは帳消しにします。
• 未入金資金口座を確認し、入金待ちの小切手と現金のみが口座にあることを確認します。
• 未払いの給与預かり金または売上税の支払いを行い、記録します。

ヒント： QuickBooksの会社情報が整理されていないため、上記の箇条書きをすべて完了させるのに苦労している場合は、QuickBooks Onlineの会社を一から始めることを真剣に検討してください。会計士にQuickBooks Onlineアカウントへの直接アクセスを許可し、新しいQuickBooks Onlineの会社を常に最新の状態に保ち、必要なときにいつでもサポートを受けられるようにしてください。

QuickBooks Desktop プログラムが更新され、会社のファイルが可能な限り最新になったら、変換を開始する準備が整います。

貸借対照表を印刷する

現在の日付の貸借対照表を印刷します。この貸借対照表をQuickBooks Onlineの貸借対照表と比較し、すべてのデータが正しく転送されていることを確認します。

ステップ3：QuickBooks DesktopファイルをQuickBooks Onlineに変換する

QuickBooks Desktopプログラムの「会社」メニューにある「この会社ファイルをQuickBooks Onlineに移行」をクリックし、QuickBooks Desktop ProまたはPremierからOnlineへの移行を開始します。Enterpriseユーザーの方は、Enterpriseで変換ウィザードを起動する方法については、次のセクションをご覧ください。

変換ウィザードが開くので、「開始」ボタンをクリックできます。

QuickBooks Desktop Enterprise ユーザー

Enterpriseユーザーの場合、変換プロセスはProおよびPremierユーザーと同じですが、変換ウィザードの起動方法が異なります。ProおよびPremierユーザーの場合のように、Enterpriseユーザーでは「カンパニー」メニューから変換を開始するオプションはありません。

QuickBooks Desktop Enterprise ユーザーは、変換ウィザードを開くために次の手順に従う必要があります。

1. Enterpriseのホームダッシュボードで、Ctrl+1キーを同時に押します。製品情報ウィンドウが開きます。
2. 次に、CTRL + B + Q を同時に押します。
3. 製品情報ウィンドウを閉じると、変換ウィザードが起動します。

ヒント：最初の手順で示したように、QuickBooks Onlineで新しい会社をまだ作成していない場合は、「開始」ボタンの下のリンクをクリックして今すぐ作成できます。新しい会社を作成すると、30日間の無料トライアルがご利用いただけます。ただし、トライアルに申し込んだ場合、12ヶ月間50%割引はご利用いただけません。

次に、QuickBooks Desktop ファイルから利用可能なすべての情報を移行するか、選択した情報のみを移行するかを選択します。利用可能なすべてのデータを一度に変換することをお勧めします。

上記の画面から「引き継ぐものを選択」を選択した場合、次の 2 つのオプションが表示されます。

• すべてのリストと残高。
• リストのみ。

どちらのオプションも、デスクトップ版の会社から取引を引き継ぐことはできません。これは、会社ファイルが非常に古い場合や非常に大きい場合に便利です。ただし、疑問が生じた場合、古いQuickBooks Desktopプログラムで過去の取引を調べる必要があるという欠点があります。

ウィザードの最後のステップは、データを転送するQuickBooks Onlineの会社ファイルを選択することです。QuickBooks Desktopから転送されたデータは、会社ファイル内の既存の情報をすべて置き換えるため、慎重に選択してください。

ウィザードは、スクリーンショットの右上隅に記載されているメールアドレスに関連付けられているすべてのQuickBooks Online会社を自動的に一覧表示します。このメールアドレスが、手順1で新しいQuickBooks Online会社の設定に使用したメールアドレスと一致しない場合は、「別のアカウントにサインイン」をクリックし、サインインプロセスを完了してください。適切なアカウントにサインインすると、手順1で作成した会社が選択肢の1つとして表示されます。

「続行」を選択した後、選択内容を確定し、QuickBooks Online の会社ファイル内のすべてのデータが新しく転送されたデータに置き換えられることを理解していることを確認する必要があります。完了すると、データがクラウドに転送されていることを確認するメッセージが表示されます。

QuickBooks DesktopからOnlineへの移行が完了すると、IntuitからQuickBooks Onlineの会社情報が利用可能になったことをお知らせするメールが届きます。デスクトップ版のファイルサイズが大きい場合は、処理が完了してメールが届くまで数時間かかる場合があります。

ステップ4：QuickBooks Onlineの会社設定を完了する

新しい QuickBooks Online 会社にログインした後、順調なスタートを切るために実行することをお勧めします。

ヒント： YouTubeやGoogleには、QuickBooks Onlineの使い方を学ぶのに役立つ優れた動画が豊富にあります。ステップバイステップのガイドをご希望の場合は、Fit Small Businessが提供する55の無料QuickBooks Onlineチュートリアルをおすすめします。

貸借対照表を印刷する

QuickBooks Onlineで変更を加える前に、現在の日付の貸借対照表を印刷し、手順2でQuickBooks Desktopから印刷した貸借対照表と比較してください。うまくいけば完全に一致するはずですが、そうでない場合は、続行する前にQuickBooks Onlineで差異を調査し、修正する必要があります。差異の原因を特定するために、QuickBooks Desktopの会社に再度ログインしてください。

銀行口座とクレジットカード口座を接続する

QuickBooks Desktopからの移行では、銀行口座とクレジットカードの取引は移行されているはずですが、銀行への接続は移行されていません。銀行口座からの取引を移行するには、これらの接続を再度確立する必要があります。これは必須ではありませんが、時間の節約とデータ入力ミスの防止のためにお勧めします。

銀行口座の接続を開始するには、次のことが必要です。

1. 左側のメニューバーの「取引」にマウスを移動します。
2. 銀行取引をクリックします。
3. 「アカウントをリンク」の横にあるドロップダウン矢印をクリックします。
4. [接続の管理]を選択します。

会計士ユーザーを追加する

QuickBooks Onlineがデスクトップ版よりも優れている最大のメリットの一つは、会計士がお客様の業務を中断することなく、必要な時にいつでもリアルタイムで帳簿にアクセスできることです。会計士ユーザーを追加するには、会計士のメールアドレスを入力するだけです。会計士には自動返信メールが届き、数回クリックするだけで、QuickBooks Online Accountantプログラムから直接帳簿にアクセスできるようになります。

会計担当者ユーザーを追加するには、 QuickBooks Online ダッシュボードの右上隅にある歯車をクリックし、 「会社」列で「ユーザーの管理」を選択します。

次に、「ユーザーの管理」画面の左上にある「会計士」タブをクリックし、緑色の「招待」ボタンをクリックします。

QuickBooks DesktopからOnlineへの変換で問題が発生した場合の対処方法

変換ウィザードはほとんどのユーザーにとって問題なく動作しますが、デスクトップファイルが大きすぎる、破損している、あるいは原因不明の理由で失敗する場合があります。このような場合は、以下の手順に従って、新しいQuickBooks Online会社を最初から設定し直すことなく、設定することをお勧めします。

1. まだ登録していない場合は、新しい QuickBooks Online 会社に登録します。
2. QuickBooks Desktop 会社から次のリストをエクスポートします。
   • アイテム
   • 勘定科目表
   • 顧客
   • ベンダー
3. リストを QuickBooks Online 会社にインポートします。
4. QuickBooks デスクトップの貸借対照表 (および会計期間の途中の場合は損益計算書) から開始残高を入力します。

QuickBooks Onlineについての私たちの考え

QuickBooks Onlineは毎年新機能や性能を大幅に向上させており、現在では多くの中小企業にとってQuickBooks Desktop ProやPremierよりも優れたソリューションとなっています。中小企業の皆様には、ProやPremierからQuickBooks Onlineへの移行をぜひお勧めします。

QuickBooks Desktop Enterpriseには独自の機能がいくつか残っており、段階的に廃止される予定もありません。そのため、Enterpriseユーザーは、QuickBooks Onlineのようなクラウドベースのソフトウェアの利便性を求めない限り、デスクトップ版を使い続けるかもしれません。詳しくは、QuickBooks Enterpriseのレビューをご覧ください。

よくある質問

QuickBooks Desktop を QuickBooks Online に変換できますか?

はい。2021 以降の Pro、Premier、または Enterprise エディションを使用している QuickBooks Desktop ユーザーは、QuickBooks Desktop プログラムの [会社] メニューで [この会社ファイルを QuickBooks Online に移行] を選択することで、QuickBooks Onlineに変換できます。

QuickBooks デスクトップからオンラインに変換するにはどのくらい時間がかかりますか?

変換自体は数分しかかかりませんが、ビジネスに最適な QuickBooks Online バージョンを選択し、QuickBooks Desktop の会社ファイルをできるだけ最新の状態に保つために、ある程度の時間をかけることをお勧めします。

QuickBooks Desktop から Online に切り替える必要がありますか?

QuickBooks Desktop ProおよびPremierをご利用のお客様には、QuickBooks Onlineへの切り替えをお勧めします。これらのプログラムは、2024年8月1日以降、新規のお客様への提供が終了します。Intuitからの発表はありませんが、既存のお客様に対するProおよびPremierのサポートは2027年またはそれ以前に終了すると予想されます。QuickBooks Enterpriseをご利用のお客様は、当面の間、デスクトッププログラムを引き続きご利用いただけます。

デスクトップ版をお持ちの場合、QuickBooks Online を使用できますか?

いいえ、QuickBooks DesktopとQuickBooks Onlineはそれぞれ異なるプラットフォームであり、相互に連携しません。QuickBooks DesktopからQuickBooks Onlineへの移行は可能ですが、移行後はQuickBooks Onlineのみをご利用いただく必要があります。