番号付きリストを含む文書を自宅のアカウントや同僚に送信した際に、別のシステムでリストの見た目が異なっていることに気づいたことはありませんか？これは、Microsoft Word の番号付きリスト機能がプロパティをローカルに保存するためです。つまり、他のシステムで Word が番号付きリストをどのように表示するかを制御できないということです。多くの場合、これは問題になりませんが、まれに、その違いが原因で解決できないフローエラーが発生することがあります。
このチュートリアルでは、カスタムリストスタイルを作成することでこの問題を回避する方法を紹介します。カスタムリストスタイルを作成すると、Wordの段落グループの「階層リスト」ドロップダウンから、既存のリストスタイルと同じようにアクセスできます。カスタムリストスタイルは文書に自動的に適用されるため、他の場所で開いたときにもリストが希望どおりに表示されます。
参照:誰もが知っておくべき Windows、Linux、Mac のコマンド (無料 PDF) (TechRepublic)
Windows 10 64ビット版でMicrosoft 365デスクトップを使用していますが、以前のバージョンも使用できます。Web版Wordではカスタムリストスタイルを作成できません。ただし、ドキュメントにカスタムリストスタイルが含まれている場合は、ライブラリに表示されます。デモファイルはありませんので、必要ありません。
Word でカスタム リストを作成する理由は何ですか?
Microsoft Wordには、あらかじめ用意されたリストスタイルがいくつか付属しています。多くの人はこれらのリストをよく使います。私もそうです。図Aは、あらかじめ用意された選択肢のギャラリーを示しています。電子配布する予定のない単一の文書を扱う場合は、これらのリストで十分です。
図A
文書を電子的に配布する場合、つまり他の閲覧者がそれぞれのシステムで開く場合は、リストスタイルを作成して適用することを検討してください。Wordはリストのプロパティをローカルに保存するため、閲覧者のシステムのデフォルトのリストは、ユーザーのシステムとは異なる場合があります。その違いは微妙で問題にならない場合もありますが、閲覧者のシステムによってはリストが大きく歪んでしまう場合もあります。
もう一つの問題は、Wordの既成リストが、特に長い文書で壊れやすいことです。気づかないかもしれませんが、一度壊れてしまうと、修正できる可能性は極めて低いです。すべては舞台裏で行われ、Wordの動作をユーザーが把握することはできません。私からの一番のアドバイスは、最初からやり直すことです。
カスタムリストは、自分でデザインするリストです。リストの階層数（最大9階層）、フォント、フォントサイズ、色、インデントなど、様々な要素を自由に設定できます。カスタムリストを作成すると、番号付けギャラリーで利用できるようになります。また、既存のリストに見られるような問題も発生しません。
次に進む前に、図Aの右上隅にある丸い「リストライブラリ」に注目してください。このドロップダウンメニューで、ギャラリーに表示されるリストを絞り込むことができます。カスタムリストを作成してもギャラリーに表示されない場合は、このフィルタリングオプションをチェックして、フィルターでカスタムリストが許可されていることを確認してください。
ドロップダウンの下部にある「新しい階層リストの定義」と「新しいリストスタイルの定義」という2つのオプションについて疑問に思われるかもしれません。実際には、どちらを適用しても結果に大きな違いはありません。ただし、スタイルの方が、名前を付けたり、共有したり、変更したり、さらには削除したりできるため、少し優れています。
リストは段落書式であり、段落記号は段落の始まりと終わりを定めることを覚えておくことが重要です。つまり、番号付きリストの各項目は段落です。簡単に言うと、番号付けは段落書式ですが、リストは複数の段落、つまりリスト項目で構成されているため、段落はリストの中に存在します。
制御しやすいため、カスタムリストスタイルを作成します。新しいリスト形式を作成すると、そのリストはリストライブラリで使用できるようになりますが、一度使用すると変更できません。うまくいかない場合は、最初からやり直す必要があります。ただし、リストライブラリから削除することは可能です。
Microsoft Wordでカスタムリストを作成する方法
カスタムリストは簡単に作成でき、一度作成すればアクセスも簡単です。テンプレートを作成すれば、ユーザーは既成のリストを使っていないことに気づきません。以下のプロパティを持つ2階層のカスタムリストを作成してみましょう。
- レベル 1 の見出しでは、Calibri Bold、フォント サイズ 13、インデントや色付けなしが使用されます。
- レベル 2 の見出しでは、Calibri Normal、フォント サイズ 12、半インチのインデント、色なしが使用されます。
見た目よりも手順に焦点を当てるため、あえてシンプルなリストにしました。それでは、リストスタイルを以下のように構築してみましょう。
- [ホーム] タブで、[複数レベル リスト] をクリックします。
- ドロップダウンの下部で、[新しいリスト スタイルの定義] を選択します。
- カスタムリストスタイルに「NumberListTwoLevels」という名前を付けます。「開始番号」と「書式の適用先」はそれぞれ「1」と「第1レベル」のままにしておきます。番号付きリストは1から始まり、第1レベルに書式設定されます。
- フォントはCalibri、スタイルは太字、サイズドロップダウンから14を選択します（図B）。これでレベル1の番号付けの書式設定が完了しました。
- では、レベル2の書式を設定しましょう。「書式の適用先」ドロップダウンから「レベル2」を選択し、スタイルを「標準」、サイズを「12」に変更します。フォント設定のすぐ下にあるインデントツールをクリックして、レベル2のインデントをデフォルトの0.5インチに設定します（図C）。
- 「OK」をクリックする前に、このカスタムリストスタイルをすべての新規文書で使用可能にするか、現在の文書でのみ使用可能にするかを決めてください。この演習では後者（デフォルト）を選択しますが、基になるテンプレート「標準」にカスタムリストスタイルを追加することもできます。その場合、文書を閉じるときに「標準」に加えた変更を保存するかどうかを確認するメッセージが表示されることがあります。必ず保存してください。
- [OK]をクリックします。
図B
図C
カスタム リスト スタイルを追加したので、それを使用してみましょう。
Wordでカスタムリストスタイルを使用する方法
Word は、番号付きリストのインターフェースにカスタムリストスタイルを自動的に追加します。アクセスするには、「階層リスト」ドロップダウンをクリックします。表示されない場合は、前述のフィルタードロップダウンを思い出して変更してください。ただし、カスタムリストスタイルは常に表示されるはずです。
図DはドロップダウンにNumberListTwoLevelsが表示されています。これをクリックしてデータの入力を開始してください。図Eはカスタムリストスタイルが適用された状態です。
図D
図E
最初に気づくのは、すべての書式設定が数字にのみ適用されることです。ここではカスタム番号付きリストスタイルを作成しているため、スタイルは数字のみに書式設定されています。これは、Wordの既成のリストスタイルと一致しています。
3つ目のレベルがあるのを見て驚きましたか？Wordは9つのレベルをサポートしていますが、ここでは最初の2つのレベルのみを書式設定しました。実際のリストにさらにレベルを追加すると、Wordはそれらのレベルのデフォルトの書式設定を適用します。では、何かを変更したい場合はどうすればよいでしょうか？
Wordでカスタムリストスタイルを変更する方法
リストスタイルを使用する大きなメリットの一つは、それを変更できることです。しかし、カスタムリストスタイルの場合、Wordのスタイルパネルからはアクセスできません。良くも悪くも、新しいリストスタイルを適用すると、カスタムリストスタイルが使用されている間は、スタイルパネルはデフォルトの段落リストに設定されます。しかし、「スタイルの適用」パネルを使えば、それを適用できます。
- [スタイル] グループの [スタイル] ギャラリーの [詳細] ボタンをクリックし、ドロップダウンから [スタイルの適用] を選択します。
- Ctrl + Shift + S を押します。
どちらの方法でも、図 Fに示す「スタイルの適用」ペインが表示されます。
図F
ご覧の通り、スタイルは「段落リスト」のままです。ドロップダウンをクリックすると、新しいカスタムリストスタイル「NumberListTwoLevels」が表示されます。これをクリックすると、リストに変化がないことがわかります。ただし、この方法ではスタイルを変更できません。
「スタイル」パネルの下部にある「スタイルの管理」をクリックします。表示されるダイアログボックスで、並べ替え順序として「アルファベット順」を選択し、図Gに示すように「NumberListTwoLevels」が見つかるまで下矢印キーで操作します。「変更」をクリックすると、先ほどと同じダイアログボックスが表示されます（図B）。
これで、3番目、あるいは他のレベルの書式を設定できます。変更を加えると、NumberListTwoLevelsのすべてのインスタンスがそれに応じて更新されます。
図G
複雑な番号付きリストやテンプレート、そして他のユーザーと共有するドキュメントには、カスタムリストスタイルのテクニックを活用しましょう。カスタムリストスタイルを使用することが、システム間でリストの書式設定が全く変わらないようにする唯一の方法です。
乞うご期待
セクション見出しに番号を付ける場合は、カスタムリストスタイルを使用しないでください。今後の記事で、番号付け機能付きのカスタム段落スタイルを作成する方法をご紹介します。
