プロジェクト管理において計画が最も重要なステップである理由 - TechRepublic

プロジェクト計画は、ステークホルダー、スポンサー、チーム、そしてプロジェクトマネージャーをプロジェクトの各フェーズを通して導く上で重要な役割を果たします。計画は、望ましい目標を特定し、リスクを軽減し、期限の遅延を回避し、最終的に合意された製品、サービス、または結果を提供するために不可欠です。綿密な計画がなければ、プロジェクトのパフォーマンスはほぼ確実に低下します。プロジェクトマネジメント協会（PMI）は、2017年時点で、組織はプロジェクトパフォーマンスの低さにより、投資額10億ドルごとに平均9,700万ドルを無駄にしていると推定しています。

プロジェクト計画では、大規模なプロジェクトをタスクに細分化し、プロジェクトチームを編成し、作業完了までのスケジュールを決定します。このフェーズでは、大規模なプロジェクトの中に小さな目標を設定し、それぞれの目標が期限内に達成可能であることを確認します。

計画不足の理由

「計画を怠ることは失敗を計画することと同じ」という古い格言は、プロジェクト管理においてもまさに当てはまります。結局のところ、いつ、どのように管理するかを決めずに、どうやってプロジェクトを管理できるでしょうか？確かに、計画には時間と労力がかかり、（ほとんどの人にとって）決して楽しいものではありませんが、成功には不可欠です。では、なぜプロジェクトマネージャーはこのステップを急ぐのでしょうか？その理由は次の3つです。

非現実的なプロジェクトへの期待。多くのプロジェクトマネージャーは、非現実的な期待を背負わされた状況に遭遇したことがあるでしょう。指定された期限内にプロジェクトを完了させなければならないというプレッシャーから、計画段階を省略したり、急いで進めたりしてしまうことがあるかもしれません。
焦り。これは、プロジェクトマネージャーが計画段階を軽視し、すぐに実行に移してしまう大きな要因となる可能性があります。プロジェクト管理において最も重要な段階を飛ばしてしまうと、少なくとも後悔や手戻りが生じる可能性が高くなります。
理解不足。計画がプロジェクトの成功にどのように影響するかを理解していない場合、それが計画が無視される最大の理由の一つとなる可能性があります。

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慎重な計画は何の達成に役立ちますか?

計画により潜在的なリスクを特定し、軽減する

リスクは常に、ミクロレベルでもマクロレベルでも、背後に潜んでいます。タスクにとって軽微なリスクに思えるものが、プロジェクト実行中に大きな脅威となる可能性があります。適切な計画を立てることで、チームはリスクを軽減し、小さなタスクをプロジェクトの大きな目標達成につながるマイルストーンにまとめ、潜在的なリスクを軽減することができます。

プロジェクトの失敗率の低減

計画はプロジェクトマネジメントの第二段階です。ここでは、細部にまで気を配り、綿密な計画を立てます。プロジェクトのスコープを策定し、タイムライン、コスト、成果物、そして細部を詰めます。ここで期待値を設定し、前提条件を明確にします。この重要なステップがなければ、物事が見落とされ、プロジェクトチームは重要な詳細、期限、そして最終的には成果物を逃してしまう可能性が高くなります。

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エキスパートプランナーになる方法

計画の達人になるには、プロジェクトのあらゆる側面を予測し、それが成功に繋がるか、あるいは結果を危険にさらすかを予測する努力をする必要があります。まず、プロジェクトがより広範なビジネス目標と合致しているかどうかを判断します。合致していない場合は、プロジェクトをより綿密に再検討する必要があります。必ずしも全体的な戦略構想の一部ではない、個別の問題に対処するために、プロジェクトが必要となる状況も存在します。

最終目標をしっかりと理解し、その目標を達成するために何を行う必要があるかを分析し、達成する必要のあるタスクとマイルストーンを特定してください。

これを実行したら、各タスクを完了するために必要なリソースを決定し、潜在的なリスクや障害を特定し、各リスクに対処する方法を検討します。

計画の鍵となるのは、以下の各知識領域を検討し、あなたとあなたのチームがすべての最終目標の達成に役立つ方法でこれらの各領域に取り組むことを確認することです。

コミュニケーション
費用
人事
調達
成果物の品質
ビジネス要件
リスク
スケジュール
プロジェクトの範囲
ステークホルダー

プロジェクト計画とその活動は、プロジェクトの始まりと終わりの段階と考えてください。活動や最終的な成果物を含め、すべての道はこの段階に繋がります。プロジェクトに着手する前に、時間をかけてペースを落とし、タスク、マイルストーン、成果物、コスト、リソース、その他考えられるすべての考慮事項など、プロジェクトのあらゆる側面を計画してください。これにより、プロジェクト実行中の多大なストレスや、納品時のステークホルダーの失望を回避することができます。