ジョン・A・トラックス・ジュニア、ゲッティイメージズ/iStockphoto
表がたくさんある場合は、それらを文書化したいと思うでしょう。Wordの参照機能を使えば、最小限の労力で文書化できます。表にキャプションを付けることで、表（および図）のリストを簡単に作成できます。キャプションは説明的なタイトルとして機能し、目次を作成するのと同じくらい簡単に、文書内の任意の場所にリストを作成できます。
ただし、少し問題があります。デフォルト設定では、各表に組み込みのキャプションが使用され、各キャプションには連番が表示されます。これが目的であれば問題ありませんが、そうでない場合は、もう少し工夫が必要です。この記事では、両方のリストを生成する方法を紹介します。1つは同じキャプションと連番を表示するリストと、一意の名前のみで連番を表示しないリストです。また、両方の手法を図表リストに適用することもできます。
Windows 10 64ビット版でWord 2016を使用していますが、この方法は以前のバージョンでも動作します。ブラウザ版ではリストは表示されますが、リストを生成するために必要な機能は利用できません。ご自身のWord文書で作業することも、デモ用の.docxファイルまたは.docファイルをダウンロードすることもできます。
簡単な方法
最も簡単な方法は、組み込みのキャプションと連番のリストを生成することです。少し手間をかければ、カスタムキャプションを追加したり、連番を削除したりできます。どちらの方法でも必要なのは、Captionプロパティを使って各表にタイトルを付けるだけです。いくつかの表を含む簡単なドキュメントを例に挙げてみましょう。キャプションを追加するには、最初の表内の任意の場所をクリックし、以下の操作を行います。
- [参照]タブをクリックします。
- [キャプション] グループで、[キャプションの挿入] をクリックします。
- デフォルト設定（図A ）を維持するには、「OK」をクリックします。図Bに示すように、Wordは表の上にデフォルトのキャプション（表1）を追加します。
図A
デフォルト設定を保持します。
図B
Word では表の上にキャプションが表示されます。
残りの表についてもこの手順を繰り返します。完了したら、文書に表の一覧を追加する準備が整います。一覧は好きな場所に配置できます。技術文書では、通常、表の一覧は目次の後に続きます。この例では、次のように文書の最後に一覧を生成します。
- ドキュメントの末尾をダブルクリックします。
- [参照]タブをクリックします。
- [キャプション] グループで、[図表目次の挿入] をクリックします。
- 表示されるダイアログで、[キャプション ラベル] ドロップダウンから [表] を選択します (図 C )。
- 「ページ番号の代わりにハイパーリンクを使用する」オプションのチェックを外します。
- [OK]をクリックすると、図 Dに示すドキュメントとリストが戻ります。
図C
テーブルを一覧表示したい。
図D
ほとんど作業をすることなく、テーブルのリストを生成できます。
デフォルト設定のままでも、この機能はテーブルのリストを素早く作成しますが、キャプションの数は限られています。説明的な内容ではなく、連番が付けられています。もっと分かりやすいキャプションを付けた方が良いかもしれません。
参照: Microsoft Office で絶対にやってはいけない 30 のこと (無料 PDF) (TechRepublic)
http://www.techrepublic.com/videos/video-how-to-rotate-text-in-microsoft-word/
意味を加える
幸いなことに、カスタムキャプションを追加し、連番を削除するには、いくつかの追加手順が必要です。まず、実際に例を操作している場合は、前のセクションで追加したキャプションを削除します。キャプションを選択して削除するか、ドキュメントを保存せずに閉じて再度開きます。次に、最初の表内の任意の場所をクリックし、「参考資料」タブをクリックして、前と同じように「キャプションの挿入」をクリックします。カスタムキャプションを追加するには、次の手順を実行します。
- [新しいラベル]をクリックします。
- 表示されたダイアログにテキストを入力します (図 E )。
- [OK]をクリックします。
- 位置設定が正しいことを確認してください。おそらく「選択した項目の上」に設定することになるでしょう。「新しいラベル」を選択すると、Word によって位置が切り替わります。
- ドキュメントに戻るには、[OK] をクリックします。
図E
カスタムキャプションを追加します。
図Fに示すように、キャプションにはカスタムテキストと連番が表示されています。連番を削除するには、番号を選択して削除するだけです。とても簡単です。図G は、カスタムキャプションが設定され、連番が付いていない3つのテーブルを示しています。3つのキャプションすべてを追加してから値を削除すると、各キャプションに1という番号が付けられていることに気付くでしょう。これは、各キャプションが一意であるためです。そのため、値は機能しません。
図F
キャプションの方が意味が通りますが、連番はそのまま残ります。
図G
各キャプションから連番を削除します。
以前と同じように、表のリストを生成してみましょう。「キャプションラベル」オプションにカスタムラベルが表示されていることに注目してください。キャプションはそれぞれ異なるため、いずれかを選択すると、その表だけがリストされます。以前と同じように「表」を選択してください。おっと…図Hのようなエラーが表示されるとは思っていませんでしたよね？カスタムキャプションを追加するだけでは、解決策の半分しか見えません。
図H
このエラーは、Word がリストする表のキャプションを見つけられないことを意味します。
幸いなことに、修正には数回クリックするだけで済みます。もう一度「図表目次の挿入」オプションを使用して「図表目次」ダイアログを表示します（図C）。「表」を選択し、先ほどと同様に「ページ番号の代わりにハイパーリンクを使用する」オプションのチェックを外します。「OK」をクリックする代わりに、「オプション」をクリックします。表示されたダイアログで、図Iに示すように「スタイル」オプションにチェックを入れ、「OK」を2回クリックします（プロンプトが表示されたら、既存のリストを置き換えることを確認します）。図Jに結果を示します。
参照: Microsoft Office: フルバージョンが Windows ストアに登場 (TechRepublic)
図I
リストを生成するには、キャプション ラベルの代わりに表スタイルを使用します。
図J
リストには意味のある名前が表示されますが、値は表示されません。
このオプションを選択すると、リスト要素がラベルからスタイル（具体的にはWordの組み込みのキャプションスタイル）に変更されます。両方の手法を使用して図表リストを作成できます。
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