Microsoft Outlookは、データファイルが大きくなりすぎると動作が遅くなったり、応答しなくなったりすることで有名です。この問題を解決する最も簡単な方法は、不要なメッセージを定期的に削除することです。
おそらくほとんどの人は、数週間、あるいは数ヶ月前に削除すべきだった大量のメッセージを抱えているでしょう。少なくとも不要になった大きなメッセージを定期的に削除すれば、この問題全体を回避できるかもしれません。このチュートリアルでは、Outlookのデータファイルの空き容量を増やすために、サイズの大きいメッセージを素早く見つけて一括削除する2つの方法を紹介します。
参照:誰もが知っておくべき Windows、Linux、Mac のコマンド (無料 PDF) (TechRepublic)
Windows 10 64ビット版システムでMicrosoft 365デスクトップを使用していますが、Outlook 2010経由で以前のバージョンも使用できます。Web版Outlookは検索フォルダーをサポートしていません。デモファイルはありませんので、必要ありません。
Microsoft Outlookで大きなメールを並べ替える方法
デフォルトでは、受信トレイは日付順に並び替えられます。これは理にかなっています。最新のメールは受信トレイの上部に表示されるので、すぐに確認できます。ただし、サイズを含むほぼすべてのフィールドで並び替えることができます。閲覧ウィンドウで「日付順」ドロップダウンをクリックし、「サイズ」を選択します（図A）。
図A
まず目を引くのは、図Bに示すように、最も大きなメッセージにはすべて添付ファイルが付いていることです。メッセージ自体のサイズが大きいのではなく、添付ファイルが大きなサイズになっている可能性が高いです。ただし、添付ファイルアイコンは、ニュースレターで使用されるグラフィックコンテンツやリンクを表す場合もあることに注意してください。
図B
また、Outlook ではヘッダーを使用してメッセージをサイズ別に区切ることにも注意してください。
- 巨大: 10～25 MB
- 非常に大きい: 5～10 MB
- 大: 1～5 MB
- 中: 25 KB – 1 MB
- 小: 10～25 KB
受信トレイで並べ替えを行うと、サイズの大きいメッセージを見つけやすくなり、一括削除も容易になります。この操作は定期的に行うこともできますが、私のようにOutlookの動作が再び遅くなるまで忘れてしまう人もいるでしょう。Outlookを良好な状態に保つ鍵は、定期的なメンテナンスです。
Microsoft Outlookで検索フォルダを使用して大きなメッセージを検索する方法
受信トレイでサイズの大きいメールを上部に並べ替えることもできますが、検索フォルダを使えば毎日自動的にその作業が行えます。検索フォルダとは、特定の検索条件に一致するメッセージを表示できる仮想フォルダです。例えば、今日の未読メッセージをすべて1つのフォルダにまとめて、退勤前に素早く確認したい場合などです。
先に進む前に、検索フォルダーがメッセージを削除する仕組みについて説明します。
検索フォルダーを開いてメッセージを個別または一括で削除すると、Outlook はそれらのメッセージを受信トレイ (またはメッセージが入っているフォルダー) からゴミ箱フォルダーに移動し、そこで完全に削除します。
検索フォルダーを削除しても、Outlook では検索フォルダー内の個々のメッセージは削除されません。
この場合、検索フォルダの内容、または少なくとも一部のメッセージを削除したいと考えるでしょう。そのため、これはそれらのメッセージを定期的に検索して削除する簡単な方法です。
次に、大きな電子メール メッセージを検索する検索フォルダーを作成しましょう。
フォルダペインでアカウントを選択します。複数のメールアカウントをお持ちの場合は、正しいアカウントを選択してください。
[検索フォルダー] フォルダーを右クリックし、表示されるダイアログから [新しい検索フォルダー] を選択します (図 C )。
図C
表示されるダイアログで、「メールの整理」セクションまで親指で移動し、「大きなメール」を選択します（図D）。「フォルダのカスタマイズ」セクションでサイズを指定できます。ここではデフォルトの100KBのままにします。また、アカウントが正しいことを確認してください。
図D
[OK] をクリックすると、Outlook によって新しい検索フォルダーが追加され、そこにデータが取り込まれます (図 E )。
図E
図Eにあるように、100KBを超えるメッセージが90件あります。この結果には少し恥ずかしい思いをしました。明らかに、私自身ももっと注意を払う必要があります。
初めてこの操作を行うと、大きなファイルが大量に見つかるかもしれません。たとえすべてのメッセージを一つのフォルダにまとめたとしても、削除できるものを探すのは大変な作業です。削除を始める前に、検索フォルダを日付で並べ替えましょう。ただし、最も古いメッセージがリストの一番上に表示されるように、降順で並べ替えてください。古いものから順に並べ替える方が、無作為にリストをたどるよりも少し効率的です。
大量のメッセージを削除するには、まず1つのメッセージをクリックし、Shiftキーを押しながら2つ目のメッセージをクリックします。Outlookは、その2つのメッセージとその間にあるすべてのメッセージを削除します。連続していない複数のメッセージを選択するには、Ctrlキーを押しながらメッセージをクリックします。安全だと思う場合は、Ctrl+Aキーを押して検索フォルダー内のすべてのメッセージを選択し、Deleteキーを押してください。これにより、処理速度が大幅に向上します。
ゴミ箱フォルダの内容を手動で削除すれば、現在のフォルダにあるすべてのメッセージをゴミ箱フォルダに移動しても、それほど危険ではありません。数日後にそれらのメッセージが必要だったことに気づいたとしても、ゴミ箱で見つけることができます。ただし、空き容量を増やすことはできません。それが目的ですから、ゴミ箱を空にすることを忘れないでください。
Outlookのゴミ箱フォルダを空にする方法
ゴミ箱フォルダについて触れましたが、ゴミ箱フォルダに大量の大容量メッセージが残っている場合、それらを削除してもあまり意味がありません。容量を解放したわけではなく、単に大容量メールを移動しただけです。
ゴミ箱フォルダ内のすべてのメッセージを削除するには、ゴミ箱フォルダを右クリックし、「フォルダを空にする」を選択します。この操作は完全に削除され、OutlookはメールメッセージをWindowsのごみ箱に移動しません。
ゴミ箱フォルダを避けたい場合は、検索フォルダからメールを削除する際に完全に削除することもできます。Deleteキーを押す代わりに、Shift + Deleteキーを押します。Outlookで完全に削除するかどうかを確認するメッセージが表示されます。
サイズの大きいメッセージを削除する方法として、どちらの方法も優れているわけではありません。必要に応じて、どちらか一方だけを使用することも、両方を使用することもできます。また、これは単なるメンテナンス作業に過ぎません。常に最適な状態を保つには、不要になったメールはすぐに削除してください。検索フォルダーについて詳しくは、「Outlookで検索フォルダーを使って今日のメールを管理する方法」をご覧ください。
