Wordのヘッダーとフッターに関する8つの高度なヒント - TechRepublic

Word初心者でも、文書のヘッダーやフッターにページ番号を表示できます。基本的な操作です。基本から一歩踏み出すのは想像以上に簡単で、ヘッダーやフッターでできることの多さに驚くかもしれません。この記事では、ヘッダーとフッターに関して、初心者から上級者へとステップアップするための8つのヒントを紹介します。

これらのヒントは、提案とハウツーを組み合わせたものです。任意のWord文書を使用することも、サンプルの.docxまたは.docデモファイルをダウンロードすることもできます。私はWindows 7システムでWord 2013を使用していますが、これらのヒントのほとんどは以前のバージョンにも適用され、必要に応じて追加の手順も記載しています。

1. 図形にページ番号を表示する

数ページにわたるドキュメントの多くは、ヘッダーまたはフッターにページ番号を表示します。ドキュメントに視覚的な訴求力が必要な場合は、ページ番号をカラフルで魅力的な図形で表示できます。まず、使いやすい組み込みのギャラリーを使用して、ヘッダーに図形を追加します。次に、ヘッダーの現在の位置プロパティを使用してページ番号を追加します。

図形を追加するには、次の手順を実行します。

フッター領域をダブルクリックしてフッターを開きます。Word 2003では、「表示」メニューから「ヘッダーとフッター」を選択します。
ヘッダーで「挿入」タブをクリックします。「図」グループで「図形」をクリックし、フローチャートセクションのひし形など、図形を選択します（図A）。Word 2003では、「描画」ツールバーから図形を選択できます（
図A）。
フッター内をクリックしてドラッグし、図形を作成します。図形がフッターの境界線から少しはみ出しても問題ありません。
図形を挿入したら、コンテキストメニューの「書式」タブを使って図形の書式を設定します。「図形の塗りつぶし」オプションを使って色をレタスグリーンに変更し、「図形の輪郭」ドロップダウンを使って輪郭を濃い緑に変更しました。「図形の効果の反射」オプションを使って、下端がフェードアウトする完全な反射（図B）を追加しました（印刷できないかもしれませんが、電子的に表示するには問題ありません）。Word 2003では、「書式」メニューから（図形を選択した状態で）「オートシェイプ」を選択します。
図B

図形を挿入して書式設定したら、次のようにページ番号を追加します。

図形を右クリックし、表示されるサブメニューから「テキストの追加」を選択します。Word 2003では、「ヘッダーとフッター」コンテキストツールバーを使用してページ番号を挿入し、通常どおり書式設定します。
コンテキストメニューの「デザイン」タブをクリックします。「ヘッダーとフッター」グループで、「ページ番号」をクリックします。
ドロップダウンから現在の位置を選択します。
ギャラリーから「プレーンナンバー」（最初のオプション）を選択します（図C）。
図C
数字を選択して書式設定します。フォントの色は黒にしました（図D）。
図D

この簡単な例では、図形内にページ番号を表示する方法を示しています。この方法がドキュメントに適しているかどうかは、ご自身で判断してください。

2. グラフィックを挿入する

ヘッダーは、組織のロゴやその他のブランディンググラフィックを表示するのに最適です。ヘッダーまたはフッターを通常通り開き、以下の手順を実行してください。

文書を編集モードにして、「挿入」タブをクリックします。Word 2003の場合は、「挿入」メニューから「画像」→「ファイルから」を選択し、手順3に進みます。
[イラスト] グループで、[画像] をクリックします。
「図の挿入」ダイアログを使用してファイルを見つけます（図E）。
図E
ファイルを選択し、「挿入」をクリックします（図F）。
図F

こんなに簡単だとは思わなかったかもしれませんね！ヘッダーとフッターにグラフィックを入れるのは素晴らしいアイデアに思えるかもしれませんが、控えめに使いましょう。

3. ヘッダーグラフィックをページタブとして使用する

ヘッダーまたはフッターを使用して、すべてのページにグラフィックを表示できますが、必ずしもヘッダーまたはフッターに配置したままにする必要はありません。例えば、グラフィックをページタブとして使用したい場合があります。これを行うには、通常どおりにグラフィックを挿入します（ヒント2を参照）。次に、図Gに示すように、ヘッダーまたはフッター領域の外にドラッグします。グラフィックが動かない場合は、「レイアウトオプション」アイコンをクリックし、テキストの折り返しオプションを選択します。「レイアウトオプション」アイコンは2013で新しく追加されました。以前のバージョンでは、これらのオプションはコンテキストメニューの「書式」タブにありました。グラフィックを回転させることもできます。

図G

グラフィックをヘッダーからドラッグしてページタブを作成します。

4. セクションを使用する

大きな文書では、文書の展開に合わせてヘッダーやフッターの情報を変更する必要がある場合があります。この要件を満たすには、セクション区切りを使用します。文書内（ヘッダーやフッター内ではありません）で、新しいセクションを開始したい場所をクリックします。「ページレイアウト」タブをクリックし、「ページ設定」グループの「区切り」をクリックして、文書に最適な区切りの種類を選択します。新しいセクションのヘッダーまたはフッターに戻り、必要な変更を加えます。Word 2003では、セクション区切りは「挿入」メニューにあります。

前のセクションの情報を繰り返し表示しないヘッダーを作成するには、コンテキストメニューの「デザイン」タブの「ナビゲーション」グループにある「前のセクションへのリンク」オプションをクリックします。これにより、2つのセクション間の接続が解除されます。図Hは、リンクされているセクションとリンクされていないセクションの切り替えオプションを示しています。セクションがリンクされている場合、オプションの背景は暗くなり、右側に「前と同じ」タブが表示されます。リンクが解除されている場合、オプションの背景は表示されず、タブも表示されません。Word 2003では、このオプションは「ヘッダーとフッター」ツールバーにあります（複数のセクションがある場合にのみ使用できます）。

図H

視覚的な手がかりにより、セクションが前のセクションにリンクされているかどうかがわかります。

ヘッダーとフッター間のリンクを個別に解除する必要があります。

5. カスタム情報を表示する

ヘッダーまたはフッター領域は、フィールドを使って文書や作成者に関するカスタム情報を表示するのに最適な場所です。そのためには、文書のヘッダーまたはフッターを開きます。次に、カーソルを移動して以下の操作を行います。

「挿入」タブをクリックします。Word 2003では、「挿入」メニューから「フィールド」を選択し、手順4に進みます。
[テキスト] グループで、[クイックパーツ] オプションをクリックします。
ドロップダウンからフィールドを選択します。
表示されるダイアログ（図I）で、「Author」などのフィールドを選択します。必要に応じてプロパティを設定し、「OK」をクリックします。（定型句やドキュメントプロパティを使用することもできます。）
図I

図 Iに示すように、「著者」フィールドにはセクション 2 のヘッダーにある著者の名前が表示されます。

図I

フィールドを使用して、ヘッダーまたはフッターにドキュメントに関するカスタム情報を表示します。

6. ギャラリーのページ番号オプションは既存のヘッダーまたはフッターを置き換えます

「ページ番号」オプションを使用してヘッダーまたはフッターにページ番号を表示する際は注意が必要です。既にヘッダーまたはフッターを作成済みで、ページ番号を最後に追加する場合は、「現在の位置」オプションを使用してください。ギャラリーの他のオプションを選択すると、既存のヘッダーまたはフッターが置き換えられます。（ギャラリーはWord 2003では使用できません。）

7. スタイルを変更する

Wordは、ヘッダーテキストとフッターテキストにそれぞれヘッダースタイルとフッタースタイルを適用します。どちらのスタイルも標準スタイルに基づいています。どちらのスタイルでも、テキストの外観を変更する最も簡単な方法は、適切なスタイルを変更することです。ただし、これを行うと文書全体に影響するため、特定のセクションの書式を変更する場合はスタイルを変更しないでください。

8. コンテンツコントロールを参照する

文書本文の情報をヘッダーやフッターに繰り返し表示したい場合があります。Wordの最新バージョンでは、コンテンツコントロールを使えば簡単に実現できます。まず、コンテンツコントロールを追加し、カスタムスタイルを作成します。ヘッダーには、コンテンツコントロールに適用したスタイルを参照するStyleRefフィールドを追加します。こうすることで、コンテンツコントロールの内容をヘッダーに簡単に表示できます。簡単な例を見てみましょう。

コンテンツコントロールを挿入する場所にカーソルを置きます。
[開発] タブをクリックし、[コントロール] グループの [リッチテキストコンテンツコントロール] をクリックします。
同じグループの「プロパティ」をクリックし、ccName（図J ）などの分かりやすい名前を入力します。ccプレフィックスはオブジェクトがコンテンツコントロールであることを示します。Nameはコンテンツの内容を表します。
図J
「空のコントロールに入力されたテキストをスタイルで書式設定する」オプションにチェックを入れます。この時点では、スタイルコントロールの内容については気にする必要はありません。
[新しいスタイル]をクリックします。
新しいスタイルに「コンテンツコントロール」など適切な名前を付けます（図K）。設定に応じてスタイルを変更することもできますが、この例では変更しません。このように、このテクニックを無駄な変更をほとんど加えずに簡単に設定できることがお分かりいただけると思います。これは文書本体に使用されているスタイルと同じで、名前が違うだけです。
図K
[OK] をクリックすると、Word のスタイルコントロールが更新され、作成した新しいスタイルが反映されます (図 L )。
図 L
[OK]をクリックします。
ヘッダーを開き、追加したコンテンツコントロールの内容を表示する場所にカーソルを置きます。
[挿入]タブをクリックします。
[テキスト] グループで [クイックパーツ] をクリックし、ドロップダウンリストから [フィールド] を選択します。
表示されるダイアログで、フィールド名リストから StyleRef を選択します。
スタイル名リストから「コンテンツコントロール」を選択します（図M）。
図M
[OK]をクリックします。
コンテンツコントロールをダブルクリックしてヘッダーを閉じます。

コンテンツコントロールにテキストを入力すると、図Nに示すように、ヘッダーのフィールドがそれに応じて更新されます。この手法は手順が多いですが、実装は難しくありません。

図N

コンテンツコントロールと StyleRef を組み合わせます。

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