重要なポイント:
- W-2 フォームは、前年の従業員の総報酬、福利厚生、および税額控除を記載した連邦税フォームです。
- 1 月 31 日までに W-2 フォームを準備し、そのコピーを従業員と社会保障局に提供するのはあなたの責任です。
- W-2 フォームはフルタイム従業員のみを対象としており、フリーランサー、独立請負業者、または同様の労働者には使用できません。
フルタイムの従業員がいる場合は、毎年1月にW-2フォームを送付し、前暦年の従業員の賃金と給与税を記載する必要があります。W-2は従業員が確定申告を行うために必須であり、米国で最も一般的な連邦フォームの一つです。
W-2 フォーム テンプレートが必要な場合は、IRS の「フォーム W-2、賃金および税金明細書について」ページにアクセスしてください。
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W-2 フォームは何に使用されますか?
W-2には、従業員が連邦税申告書を提出する際に使用する情報が記載されています。この情報には、暦年中に従業員に支払った金額と、従業員に代わって控除・納付した連邦税、州税、地方税の金額が記載されています。
W-2 フォームには、健康保険、健康貯蓄口座への拠出、退職金口座への拠出、養子縁組支援、扶養家族介護支援などの関連する福利厚生も含まれます。
図A
W-2 と W-4 の違いは何ですか?
従業員は入社手続きの一環としてW-4フォームに記入します。このフォームには、将来の給与から源泉徴収される税金の額が記載されており、この情報は給与計算のたびに正確な給与額と控除額を計算するために使用されます。
対照的に、W-4 に記載された情報に基づいて過去の給与からどれだけの税金が源泉徴収されたかを示すために、年末に W-2 フォームに記入するのはあなたの責任です。
1099 と W-2 の違いは何ですか?
1099フォームは、様々な種類の非従業員所得を申告するための税務書類の集合体です。最も一般的なのはフォーム1099-NECで、独立請負業者、フリーランサー、ギグワーカーの報酬を記載します。W-2フォームの受給者とは異なり、1099-NECフォームの受給者は、連邦税、州税、地方税を自ら計算し、納税する責任があります。
W-2 フォームのように 1099 従業員への支払いに対して源泉徴収は行いませんが、昨年の報酬データが記載された適切な 1099 フォームを 1 月 31 日までに従業員に送付する責任があります。
誰もが W-2 フォームを受け取るのでしょうか?
暦年で600ドル以上の給与を受け取るフルタイム従業員には、W-2フォームを送付する必要があります。従業員がフリーランサー、独立請負業者、または非従業員に分類される場合は、代わりに1099フォームを送付してください。
W-2 従業員のメリットは何ですか?
企業の観点から見ると、W-2従業員には多くのメリットがあります。彼らは勤務時間中は基本的に会社に献身的に従事するため、業務の質、一貫性、そして慣れ親しんだ環境をより高めるために、より多くの時間と労力を業務に費やすことができます。
従業員や新入社員の意見に耳を傾け、双方にメリットのある契約を結ぶことは良い習慣ですが、従業員の勤務場所や勤務時間については、ある程度の決定権があります。そうすることで、従業員が最適な時間に勤務できるようにし、連絡を取りやすくなります。
しかし、W-2従業員はこれらの特典と引き換えに、複数の法的保護を受けています。一般的なものとしては、残業代、最低賃金、家族・医療休暇、労災保険、失業保険などがあります。また、健康保険、歯科保険、退職金制度に加入する権利も有します。したがって、これらの特典が、福利厚生の提供にかかるコストに見合う価値があるかどうかを判断する必要があります。
従業員はいつ W-2 フォームを受け取る必要がありますか?
IRS（内国歳入庁）は、W-2フォームを毎年1月31日までに送付することを義務付けています。つまり、従業員は1月末か2月初め頃にW-2を受け取ることになります（デジタル版か紙版かによって異なります）。給与計算を自社で行っている中小企業の場合は、従業員ができるだけ早くW-2を受け取れるよう、年明けから準備を始めるのが最善です。
幸いなことに、給与計算サービスプロバイダーを利用すれば、ほとんどのプロバイダーがW-2フォームを電子的に自動作成し、従業員に送付してくれます。例えばGustoは、従業員が都合の良い時にW-2フォームやその他の給与計算書類にアクセスできるオンラインポータルを提供しています（図B）。給与計算プラットフォームを利用してW-2フォームを作成・配布することで、時間を節約し、従業員にW-2フォームを郵送する年間コストを削減できます。
参照：中小企業に最適な給与計算ソフトウェアと格安給与計算サービス
図B
W-2 フォームにはどのような種類の情報が含まれていますか?
従業員の W-2 を手書きで記入する場合、必要な情報とその記入欄のリストを以下に示します。
- ボックス A: 従業員の社会保障番号。
- ボックス B: 雇用者識別番号 (EIN)。
- ボックス C: 雇用主の名前、住所、郵便番号。
- ボックス D: 管理番号。
- ボックス E: 従業員の名、ミドルネームの頭文字、姓。
- ボックス F: 従業員の住所と郵便番号。
- ボックス 1: 課税対象となる賃金、チップ、その他の報酬。
- ボックス 2: 源泉徴収された連邦所得税。
- ボックス 3: 社会保障税の対象となる賃金。
- ボックス 4: 源泉徴収された社会保障税。
- ボックス 5: メディケア税の対象となる賃金。
- ボックス 6: 源泉徴収されたメディケア税。
- ボックス 7: 社会保障チップ (チップとして報告した金額)
- ボックス 8: 割り当てられたチップ (雇用主が報告したチップの金額)。
- ボックス 9: 前払い所得控除の支払いを報告するために使用されますが、現在は廃止されているため、このボックスは空のままにしておきます。
- ボックス 10: 雇用主から受け取った扶養家族介護給付金。
- ボックス 11: 非適格プランからの繰延報酬収入。
- ボックス 12: その他の種類の報酬または課税所得の減額。
- ボックス 13: 所得税の源泉徴収の対象とならない給与。
- ボックス 14: 他のボックスに当てはまらないその他の税務情報。
- ボックス 15: 州および雇用主の州 ID 番号。
- ボックス 16: 賃金、チップなどを記入します。
- ボックス 17: 州所得税。
- ボックス 18: 現地の賃金、チップなど
- ボックス 19: 地方所得税。
- ボックス 20: 地域名。
W-2 はどのように機能しますか?
まず、雇用主であるあなたはW-2フォームを作成します。これは手動で作成することも、給与計算ソフトウェアプラットフォームやサービスを利用して作成することもできます。W-2フォームを作成したら、従業員と社会保障庁（SSA）の両方に送付します。
そこから先はすべて従業員次第です。従業員はW-2の情報を用いて確定申告を行います。正確性を確保するため、IRS（内国歳入庁）は従業員の確定申告書と、従業員に代わってIRSに納税した金額を照合します。
W-2 を SSA に電子的に提出する必要がある場合は、SSA の W-2 情報ページで手順を確認してから、Business Services Online ポータルにアクセスしてください。
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