
Microsoft Word文書は長年、他のユーザーと同時に作業することができてきました。Word 2010以降、OneDriveやSharePointなどの場所にファイルを保存する場合、共同作業したい相手とファイルを共有し、.DOC形式ではなく.DOCX形式にする必要がありました。
リボンの右上にある「共有」ボタンをクリックすると、同じドキュメントで作業している他のユーザーが表示されます。また、各ユーザーのイニシャルが入ったカラフルなフラグで、ファイルのどの部分を変更しているかがわかるため、全員が同時に同じ変更を加えようとしてしまうことを防ぎます。Microsoft ではこれを共同編集と呼んでいます。
参照: Microsoft Office Professional 2021 for Windows: 生涯ライセンス(TechRepublic Academy)
ジャンプ先:
- Wordの編集上の競合により混乱が生じ、作業が失われる可能性がある
- コラボレーションの失敗を修正する
- Word、SharePoint、OneDrive での共同編集
Wordの編集上の競合により混乱が生じ、作業が失われる可能性がある
Word の古いバージョンでは、上書きを避けるために各ユーザーがカーソルを置いている段落全体がロックされますが、他のユーザーが入力している場所を確認しながら、そのユーザーが作業している内容を妨げる変更を加えられる可能性があります。また、どちらかがオフラインで作業している場合は、2 人とも同じ文を異なる方法で変更できます。
iPad で Word を使用している場合、2 人のユーザーが同時に同じセクションを編集できますが、「競合」タブで競合する変更について決定を下すまで、ドキュメントは保存されません。
インターネットに接続していない状態でデスクトップ版Wordで競合する編集を行った場合、オンラインに戻った際にOneDriveから同期エラーが表示され、文書を開いて競合に対処する必要があることが通知されます(変更内容は、コンピューター名が追加された文書のローカルコピーに保存されます)。オンライン中にこのエラーが発生した場合は、Word内にアップロードに失敗したことを示すエラーバーが表示され、自動保存が停止します。また、他のユーザーが文書に加えた新しい編集内容も表示されなくなります。そのため、作業を続けると、作業がさらに遅れることになります。
いずれにしても、問題を解決するには、自分の変更を放棄し([変更を破棄] を選択)、ドキュメントのローカル コピーを保存するか、コンテンツを一時的に空のドキュメントにコピーしてから、ドキュメントを手動でスクロールするか、リボンの [校閲] タブの比較ツールを使用して、すべての編集をやり直す必要があります。
エラーバーに「解決」ボタンが表示されることがあります。このボタンをクリックすると、まるで変更履歴の記録機能を使用しているかのように、競合する変更をすべて確認し、それぞれを承認または拒否できます。これは通常、ドキュメントを編集していた人が自動保存をオンにしていなかったことを意味しますが、問題箇所が明確になるため、実際には修正が容易になることもあります。
コラボレーションの失敗を修正する
最近のOffice Insiderリリース(ベータチャネルのビルド2208以降)で導入されている、こうした編集上の競合を回復するための新しい方法では、競合する変更をエラーのように表示したり、一度入力した内容をコピー&ペーストするために複数のドキュメントを作成するように要求したりすることなく、競合する変更を確認できます。代わりに、ドキュメントの上部に黄色の通知が表示され、競合する編集を確認するように促され、変更履歴として表示されます。ただし、作成者は同僚ではなくMicrosoft Wordとして表示されます。
- 「変更を確認」をクリックすると、文書内の競合箇所がハイライト表示されます。競合箇所を表示するには、「変更履歴/コメントの表示」をオンにするか、ツールバーの「校閲」タブにある「変更履歴の記録」で「すべての変更履歴/コメント」を選択する必要があります。
- または、[変更] ドロップダウンの [承認] および [拒否] ナビゲーション ボタンを使用して変更間を移動し、それぞれを処理することもできます。
ただし、編集中はドキュメントのオフライン コピーで作業していないことを確認してください。そうすることで、作業中に全員が編集内容を確認でき、他のユーザーが行った編集内容がドキュメントにリアルタイムで反映されます。
数字の代わりに単語を使うか数字を使うか、あるいは参照をより新しい情報に更新するなど、自分と他の作成者の間で選択に相違があることに気づくことがあります。また、文書に追加したテキストが削除されていることもあります。これは誰かが故意に削除したのではなく、Word がアップロードして文書を同期できなかったことが原因です。その場合、変更を拒否すると、コピーや再入力といった余分な作業をすることなく、追加した内容が元に戻ります。
ツールバーに「更新」ボタンが表示され、文書の新しいバージョンが利用可能であることを通知する場合があります。これは、ネットワーク接続に問題が発生しているものの、競合する変更を加えていないことを意味します。Word は他のユーザーの変更を自動的に文書に反映することはできませんが、自分の作業内容を変更する必要はありません。
Word が突然閉じて再び開き、文書が更新されたというメッセージが表示されることがあります。これは、以前と同じネットワークの問題が発生していたものの、それが解決され、編集内容を変更する必要がないことを意味します。Word が何も言わずに「更新」ボタンを押しているようなものです。確かに面倒ですが、古いバージョンの文書で作業していないため、後で変更内容の矛盾について判断する必要がなくなります。
Word、SharePoint、OneDrive での共同編集
Web版Word、モバイル版Word、またはデスクトップ版Word 2016以降をご利用の場合、変更は自動的に保存され、全員がMicrosoft 365サブスクリプションをお持ちであれば、お互いの編集内容をほぼリアルタイムで確認できます。古いバージョンのWordをご利用の方やOfficeサブスクリプションをお持ちでない方は、「保存」をクリックして変更内容を同期し、あなたの変更内容を確認する必要があります。
同様に、SharePoint Server に保存されている Word ファイルであれば、複数の人が同時に編集できます。1 人がファイルを保存すると、そのファイルで作業している他の全員に新しい編集内容が通知され、すぐに確認するか、後で確認するかを選択できます。
これは、OneDrive または OneDrive for Business に保存されているドキュメントをオフラインで編集している場合と同じエクスペリエンスです。編集を続け、オンラインに戻ると、ドキュメントの他のユーザーに変更内容が通知され、他のユーザーが行った編集内容も表示されます。また、最後に編集してから編集されたドキュメントを再度開いたときにも、誰かが変更を加えたことが通知されます。
Web版Wordを使い続ける場合、Box、Dropbox、Citrix ShareFileなどの共同編集機能を持つサービスにドキュメントを保存しておけば、共有や共同編集が可能です。また、ストレージサービスのサブスクリプションによっては、Officeサブスクリプションが不要な場合もあります。Boxなどの一部のサービスではiOSでも共同編集が可能で、DropboxはAndroidでも利用できます。ただし、Google Driveに保存されているドキュメントは、Web版Officeやその他のデバイスでは共同編集できません。
共同編集がうまくいかない場合は、いくつか確認すべき点があります。まず、オンラインかどうかを確認しましょう。非常に長いドキュメント、長時間開いたままになっているドキュメント、グループポリシー、ドキュメントの権限、マスタードキュメント、ドキュメント内のマクロ、ActiveXコントロール、OLEオブジェクトなどは、同時編集をブロックする可能性があります。
最もよくある問題は、変更の競合です。これは、2人の作成者が同じセクションに異なる編集を加えることで発生します。Wordの共同編集機能では、作成者に通知が届くため、変更の承認または拒否をよりシームレスに行うことができます。また、ドキュメントを自動的に更新することで、複数の人が同じドキュメントで作業する際の混乱を軽減できます。
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