忙しい人はOutlookのカレンダーに大きく依存しています。予定やイベントをスケジュールしたり、実際に仕事をこなすための時間を確保したりすることができます。しかし、誰もが同じスケジュールを持っているわけではないので、Outlookのデフォルトのカレンダー設定では、必要以上に時間を費やしてしまう可能性があります。この記事では、予定やイベントをスケジュールし、変更して、スケジュールを順調に進める方法を学びます。さらに重要なのは、Outlookのカレンダー設定を自分のルーチンに合わせて調整する方法を学ぶことです。
Windows 10（64ビット版）でOutlook 2016を使用していますが、以前のバージョンでもほぼすべて適用できます。この記事にはダウンロード可能なデモファイルはありません。
用語
この記事全体を通して、次の用語を使用します。
- 予定とは、開始時間と終了時間を指定してスケジュールする時間ブロックです。予定には他の人は含まれません（他の人が参加する予定は会議と呼ばれますが、この記事では説明しません）。
- イベントは 1 日中行われる項目です。特定の期間を指定しない場合は、イベントは何でもかまいません。
予定やイベントでは、場所、定期的な予定、空き時間など、様々な詳細情報を指定できます。件名を指定したり、テキストやリンクを追加したり、ファイルを添付して簡単にアクセスできるようにすることも可能です。情報の追加は簡単で分かりやすいので、ウィンドウを操作して、利用可能な様々なオプションについて詳しくご確認ください。
予定またはイベントを作成する
予定やイベントを作成する方法は数多くありますが、最も簡単な方法は、クリックして件名を入力するだけです。クリックした場所によって、Outlook のデフォルト設定がイベントか予定かが変わり、予定の場合は時刻も表示されます。この操作は非常に直感的なので、特別なトレーニングは必要なく、すぐに使いこなせるようになります。
一言で言えば、視点が重要です。
- 月表示では、Outlook はデフォルトでイベントを表示します。日付をクリックして、イベントの件名を入力します。
- 数多くの週ビューの 1 つでは、Outlook はデフォルトで予定に設定され、クリックまたは選択された時間スロットを使用して開始時刻と終了時刻が設定されます。
そもそも、イベントと予定の違いは、図Aに示す「終日イベント」オプションです。イベントウィンドウではこのオプションはオンになっていますが、予定ウィンドウではオフになっています。このオプションをオンまたはオフにすることで、イベントと予定のステータスを切り替えることができます。
図A
イベントには特定の時間は設定されていません。
予定を作成する最も簡単な方法は、週表示を使用することです。単一の時間帯をクリックするか、複数の時間帯を選択して予定の件名を入力するだけです。時間を選択すると、Outlook は既定で予定に設定され、選択内容によって予定の開始時刻と終了時刻が決まることに注意してください。日中、週、稼働日表示では、開始時刻はアクティブな時間帯に既定で設定されるので、これらのビューのいずれかでスケジュールを設定すると多少有利になります。終了時刻は既定の間隔設定によって決まります。この変更方法については後で説明します。時間設定があるため、これらの項目は常に予定になります。たとえば、30 分間隔で 9:00 の時間帯を選択すると、開始時刻が 9:00、終了時刻が 9:30 の予定が作成されます。9:30 から 11:30 までの複数の時間帯のグループ (11:30 の時間帯は含まない) を選択すると、9:30 に開始して 11:30 に終了する予定が作成されます。
参照: IMAP アカウントの Outlook カテゴリを再利用する
イベントの作成も同様に簡単です。月表示では、日付をクリックしてイベントの件名を入力するだけです。月表示では、（初期状態では）時刻が設定されていないため、すべてのエントリがデフォルトでイベントとして登録されます。週表示でイベントを作成するには、図Bに示すように、曜日のすぐ下の日付セルをダブルクリックします。
図B
週ビューのいずれかでイベントをすばやく作成します。
デフォルトをリセット
イベントや予定の作成は簡単ですが、カレンダーを自分のスケジュールやルーティンに合わせて設定することで、よりスマートに作業を進めることができます。設定できる主な要素は、勤務週、勤務日、そして時間スケール間隔の3つです。
デフォルトでは、週の勤務日は月曜日から金曜日、勤務時間は午前8時から午後5時まで、週の最初の曜日は日曜日に設定されています。これらの設定は多くの人にとって適切ですが、すべての人に適しているわけではありません。従来の勤務週とは異なる勤務形態で働いている場合は、以下の手順で週の勤務設定をリセットしてください。
- [ファイル] タブをクリックし、[オプション] を選択します。(Outlook 2003 および 2007 では、[ツール] メニューから [オプション] を選択すると、これらの設定が表示されます。)
- 左側のペインで、カレンダーを選択します。
- 「勤務時間」セクションで、オプションを適宜変更します。図Cでは、開始時間を午前9時に変更し、火曜日から金曜日までの週4日勤務に設定していることがわかります。（もし取得できれば素晴らしいですね。）
- [OK]をクリックします。
図C
デフォルトの勤務週を変更します。
予定を作成する際、図Dに示すように、開始時刻の設定に新しい設定が反映されます。白い領域は、カスタムの勤務週と曜日を示します。
図D
開始時間の設定に変更が反映されます。
先ほど、予定の間隔を変更する方法について説明しました。Outlookの予定表ビューでは、デフォルトで30分間隔で表示されます。予定のスケジュールは異なる場合が多いでしょう。以下の手順で、自分のスケジュールに合わせてこの間隔を増減できます。
- 週表示（月表示では時間間隔は使用できません）で、[表示] タブをクリックします。
- [配置] グループで、[タイム スケール] をクリックします。
- カレンダーの間隔グリッドを更新するには、最も適切な間隔を選択してください（図E）。左側の時間バーを右クリックして、新しい間隔を選択することもできます。
図E
時間間隔を変更します。
残念ながら、Outlook では間隔設定が制限されており、カスタム設定は使用できません。Outlook がサポートしていない間隔が必要な場合は、前述の複数の時間帯を選択する方法を使用して、できるだけ正確な間隔を設定してください。
参照: スキルアップに役立つ無料オンラインOfficeリソース
表示日数
変更すると便利な表示設定がもう 1 つあります。Outlook のさまざまなビューに表示される日数です。
- Dayは現在の日 (1 日) です。
- 勤務週は、勤務週をカスタマイズしていない限り、月曜日から金曜日までの5日間が表示されます。カスタマイズした場合は、このビューにその設定が反映されます。
- 週には7 日間が表示されます。
- 月には 5 週間が表示され、一部の日は前月と翌月のいずれかまたは両方に該当します。
この設定は、ニーズに合わせて一時的に調整できます。特定のビューで特定の日数を表示するには、[Alt] + nを押します。nは 0 から 9 までの値で、表示したい日数を表します。例えば、4 日を表示するには [Alt] + 4 を、9 日を表示するには [Alt] + 9 を、10 日を表示するには [Alt] + 0 を押します。このクイックビューは一時的なもので、現在のビューでのみ機能します。この設定を永続的に変更することはできません。
いくつかの追加事項
カレンダーがルーチンをサポートしたら、他のカレンダー形式をいくつか変更することを検討してください。
- 複数の予定表がある場合は、色を使って簡単に区別できます。予定表ウィンドウで「表示」タブをクリックし、「色」グループの「色」ドロップダウンから色を選択します。Outlookでは、追加の予定表を作成すると自動的に異なる色が割り当てられますが、担当者、プロジェクト、部署などごとに色を標準化しておくと、予定表を共有するときにさらに便利です。一貫性が重要です。
- 異なるタイムゾーンにいる人とやり取りする場合は、それらのゾーンを第2タイムバーに追加します。「ファイル」タブをクリックし、「オプション」を選択して、左側のペインで「カレンダー」をクリックします。「タイムゾーン」セクションで「第2タイムゾーンを表示」オプションを選択し、「ラベル」コントロールに名前を入力して、「タイムゾーン」ドロップダウンから追加したいゾーンを選択します。
- 予定の開始時刻を知ることと同じくらい、終了時刻を知ることが重要であれば、月表示に終了時刻を追加してください。月表示のカレンダー内で右クリックし、「表示設定」を選択します。次に、「その他の設定」をクリックし、「終了時刻を表示」オプションにチェックを入れます。
- 複数のカレンダーを並べて表示できることはご存知でしょう。さらに便利なのは、複数のカレンダーを重ねて表示できる「オーバーレイ」表示です。この表示では、自分や他のユーザー（カレンダーを共有している場合）の空き時間や予定が入っている時間帯を、特定のブロックごとに確認できます。左側のパネルで、重ねて表示したいカレンダーにチェックを入れると、「並べて表示」で表示されます。次に、カレンダー名の横にある矢印をクリックすると、カレンダーの左上に表示されます。この表示には、好きなだけカレンダーを追加できます。
Outlook のカレンダー機能は非常に便利ですが、日常の業務に活用すれば、さらに便利になります。
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