組織内の他のユーザーが表示したり、場合によっては更新したりする必要がある Microsoft Excel データの作成者である場合は、Excel ファイルを共有したり、Microsoft Lists または Microsoft SharePoint を使用してリストを作成したりするなど、さまざまなオプションがあります。
Excelファイルの一部だけが必要な場合、ワークブック全体を共有するのはやり過ぎで、潜在的に危険です。Microsoft ListsとSharePointは似ていますが、Teams経由でリストを操作する場合はMicrosoft Listsが適しています。
SharePointリストも優れた選択肢であり、Microsoft Listsよりも実装が少し簡単です。データがSharePointリストとして利用可能になったら、リストにアクセスして更新できるユーザーを決定できます。必要なのは、データをExcelテーブルとしてフォーマットすることだけです。
参照: Excel を最大限に活用する 13 のコース (TechRepublic Academy)
このチュートリアルでは、ExcelのテーブルをSharePointリストにエクスポートする方法を説明します。また、その過程でSharePointリストに関する基本的な情報も紹介します。
OneDrive for BusinessとSharePointが含まれるMicrosoft 365 Business Premiumを使用しています。Microsoft 365 Business Premium、Standard、またはBasicが必要です。ただし、Excel 2007以前のバージョンであれば、ExcelからSharePointへのエクスポートは可能です。
この Microsoft Excel デモ ファイルを使用して、手順に従って操作できます。
SharePointにはどのようなリストがあるか
Microsoft Lists をご存知であれば、SharePoint リストもそれに似ていることに気付くでしょう。SharePoint リストは、組織内の他のユーザーが同じデータを追跡する必要がある場合に、簡単にデータを共有できる手段です。
技術的には、SharePointリストはMicrosoft Excelに似た表形式で関連データをまとめたものです。ある観点から見ると、リストはSharePointサイト上でデータを共有する手段です。ドキュメントや画像などの添付ファイルを追加することもできます。しかし、リストは単なるデータのリストではありません。カレンダー、連絡先、お知らせ、リンク、アンケートなど、様々な形式に対応しています。Microsoft Flow、Microsoft Power Apps、Power Automateと統合することも可能です。
データが既にExcelに保存されている場合、Excelブックを共有する代わりにSharePointリストを使用する理由がわからないかもしれません。これはもっともな疑問であり、2つのうちどちらを選択するかを決める際に考慮すべき点がいくつかあります。
- SharePointリストは、最新のデータを備えたメインリストとして機能します。Excelファイルを共有できる場合でも、ユーザーはオンライン版ではなくローカルに保存して参照することがあります。異なるバージョンを誰が管理しているのでしょうか？全員がSharePointリストを操作していれば、これは問題になりません。
- Excelファイルの一部を保護できるとしても、誰かが意図せず重要なデータを変更したり、削除したりしてしまう可能性は依然として高いです。一方、SharePointリストには必要なデータのみが含まれているため、混乱が生じることはありません。
- SharePointでは、データの整合性を確保するために、権限の設定やデータ検証の実装によってデータを保護できます。これらのオプションはExcelでも利用可能ですが、ワークブックの目的とは別に必要になります。SharePointリストでは、リスト自体が目的です。他に邪魔になるものはありません。さらに、SharePointリストはバージョン履歴をサポートしています。これはExcelファイルによってローカルで有効になっている場合と無効になっている場合があります。
- SharePoint リストはデータの複数のビュー タイプをサポートしますが、Excel ファイルでは簡単に複製できません。
SharePointリストは、多くの人が定期的にデータを閲覧・編集する場合に、データ管理に最適な方法です。では、Excelデータを使ってSharePointリストを作成しましょう。
Excelを使用してSharePointリストを作成する方法
ExcelデータをSharePointリストとして共有することを決定したら、データをExcelテーブルとして書式設定する必要があります。データをテーブルとして書式設定するには、データセット内の任意の場所をクリックしてCtrl + Tキーを押すか、「挿入」タブの「テーブル」グループから「テーブル」を選択します。Excelから変換の確認メッセージが表示されたら、ヘッダーの質問に注意し、「OK」をクリックします。
図Aは、同じExcelシートに2つのテーブルオブジェクトを示しています。H2:I8にあるレート表のSharePointリストを作成したいのは、数人のマネージャーがこれらのレート表を定期的に参照するためです。マネージャーにはレート表を変更する権限も与えられていますが、全員が最新のレートを把握している必要があります。これは、SharePointリストを使用する良い例です。マネージャーだけでなく、従業員もレート表を見ることは問題ありません。しかし、同じ人々が組織内の全員の実際の売上と手数料を見ることは全く別の話です。
図A
これでエクスポートを開始する準備が整いました。
レート テーブル内をクリックし、コンテキスト テーブル デザイン タブで、外部データ テーブル グループの [エクスポート] をクリックします。
ドロップダウンから「テーブルをSharePointリストにエクスポート」を選択します。現在Microsoftアカウントにサインインしていない場合は、ウィザードの途中でサインインするように求められます。
表示されるダイアログに、SharePointサイトのアドレスを入力します。リンクが非常に長くても、完全なリンクを入力してください。URLを確認するには、Microsoftアカウントにサインインし、アプリの一覧からSharePointを選択します。次に、リストを作成するサイトを選択し、ブラウザーからダイアログにURLをコピーします。
リストに名前を付け、わかりやすい説明を追加します（図B）。「次へ」をクリックします。
図B
ウィザードが各列に適切なデータ型を正しく割り当てていることを確認し (図 C )、[完了] をクリックします。
図C
図Dに示す確認メッセージ内のリンクをクリックして、新しいリストにアクセスしてください。このページをブックマークしておくことをお勧めします。
図D
図Eに示すように、SharePointリストにはExcelブックと同じレートレコードが含まれています。この時点で、必要に応じて新しいリストを編集できます。共有するには、右上隅の「共有」リンクをクリックします。個人またはグループを入力できます。
図E
データと構造へのフルアクセス権が付与されます。リストを共有した相手はデータの閲覧と編集が可能です。ただし、権限やリスト構造を編集することはできません。
Microsoft Lists をご利用いただいたことがある方は、SharePoint リストの作成がいかに簡単かお分かりいただけるでしょう。ウィザードが全てを自動的に実行しますが、Microsoft Lists はソーシャル インタラクション機能が充実しているため、ユーザー側でより多くの作業が必要になります。
SharePoint リストに夢中になる準備をしておきましょう。導入が簡単で、組織内の他のユーザーに非常に便利な柔軟性を提供します。
乞うご期待
このシナリオで唯一欠けているのは、SharePointリストと元のExcelブック間のライブリンクです。現状では、誰かがリストを変更しても、元のデータは更新されません。今後の記事で、元のデータを更新する方法をご紹介します。
