ジャンプ先:
- 5-15 レポートとは何ですか?
- Google Workspace で 5～15 件のレポートを作成する方法
- Googleドキュメントとドライブのヒントをダウンロード
- 5〜15 件のレポートについてのご経験はいかがですか?
5-15 レポートとは何ですか?
組織内の社内コミュニケーションを強化するために、私が推奨する最もシンプルかつ洗練された方法は、「5-15レポート」という、その名の通り「5-15レポート」です。ポール・ホーケンは著書『Growing a Business』の中で、5-15レポートとは「作成に15分以内、読むのに5分以内で済む」レポートであると述べ、このフォーマットを考案したのはパタゴニアのイヴォン・シュイナードだとしています。
ホーケン氏の説明によれば、従業員は週に一度、15分を費やして3部構成のレポートを作成する。
- 最初の部分では、その人がその週に何を達成したかについて説明します。
- 2 番目のセクションでは、個人とそのチームの両方の士気について説明します。
- 3 番目のセグメントでは、改善、つまり組織内の作業を改善するための変更の提案を求めます。
各人は仕事の週の終わり近くにレポートを作成し、各マネージャーは直属の部下からのすべてのレポートを速やかに読みます。
5～15件のレポートの具体的な項目と頻度は、状況によって異なります。私が管理していたある組織は深刻な財政危機に陥っていましたが、私は従業員に毎日同様のレポートを作成し、その日の成果を報告し、業務遂行の妨げとなっている要因を特定し、翌日の主なタスクを明記するよう依頼しました。士気が低いことは承知していましたが、私が必要としていたのは、現状を把握し、従業員が前進に集中できるようにすることでした。
他のケースでは、成果、懸念事項、障壁、そして変更提案を網羅した標準的な週次レポートに頼りました。5～15分レポートのその他の内容としては、うまくいっている点とうまくいっていない点の特定、得られた教訓、実装に向けたアクションステップ、あるいはさらに議論すべき事項などが含まれる場合があります。
参照: リーダーシップの科学 (TechRepublic Academy)
毎週5～15件のレポートを作成するために必要な規則性、簡潔さ、そして熟考。これらが組み合わさることで、この種のシステムは、タスクリストや一連のステータスアップデートとは全く異なる方法で有用になります。成果、士気、そして改善策に数分かけて集中し、それらを上司やチーム全体と共有するという儀式は、人々に仕事のより広い文脈に目を向けるよう促します。最も重要なのは、5～15件のレポートという柔軟な形式によって、あらゆる仕事をダッシュボード上のデータに集約しようとする愚かな試みではなく、人間の多様な関心や創意工夫を反映できる点です。
Google Workspace で 5～15 件のレポートを作成する方法
Google Workspace には、5～15 件のレポート作成に使用できるアプリケーションが少なくとも 4 つ用意されています。Google ドキュメント、Gmail、Google Spaces、Google フォームです。5～15 件のレポート作成を使い始める場合は、チームメンバーとさまざまなアプリの導入オプションについて話し合うことをお勧めします。
これら4つのアプリはどれも問題なく機能しますが、ユーザー層によって好みは分かれるでしょう。Microsoft 365やAppleアプリを使っているチームは、これらのプラットフォームで同様の代替アプリを検討してみてはいかがでしょうか。
Googleドキュメントで5～15個のレポートを作成する方法
毎週5～15分程度のレポートをGoogleドキュメント（図A）に書き、上司や同僚と共有するかもしれません。あるいは、毎週ドキュメントを編集し、更新した項目を名前を付けたGoogleドキュメントのバージョンとして保存することもできます。
図A
あるいは、Google Workspace を使用している組織では、標準テンプレートを毎週新しいファイルを作成するためのソースとして活用できます。バージョン付きの単一のファイルにすることで、5～15 個のレポートファイルを最小限に抑えることができます。ただし、各人の 5～15 個のレポートを年ごとにまとめた専用フォルダを作成すれば、長期的には検索や参照が容易になります。
いずれの場合も、5～15件のレポートを共有ドライブに保存し、必要に応じてチームメンバーがアクセスできるように設定することをお勧めします。Googleドキュメントを更新したら、@メンションまたは「ファイル」→「メール」オプションを使用して、更新を他のメンバーに通知してください。
Gmailで5～15件のレポートを作成する方法
メール中心の組織では、5-15レポートを作成し、Gmailで適切な担当者に送信することがあります。毎週の時間を節約するために、標準的な5-15レポートの構造をGmailテンプレートとして保存しておくとよいでしょう（図B）。
図B
新しいメールを作成し、カスタム作成された5-15テンプレートを選択して入力し、上司や同僚グループに送信してください。標準の件名を使用すれば、受信者がGmailラベルを適用し、必要に応じてメールを自動的にフィルタリングできるようになります。テンプレートとラベルはオプションです。新しいGmailを作成し、必要に応じて5-15レポートを作成するだけで済みます。
Google Spacesで5～15件のレポートを作成する方法
また、5～15 人のレポートを対象とした Google スペースを作成し、チーム全員をメンバーとして追加することもできます (図 C )。
図C
これにより、チームメンバー全員がレポートにアクセスできるようになります。さらに、特定の更新に絵文字で返信したり、スレッドに返信したり、投稿を受信トレイに転送したり、投稿をGoogle Spacesのタスクに変換したりすることも可能です。ただし、チームメンバー間の人間関係に特に問題がある場合は、この方法で5～15件のレポートをチームメンバー間で公開するのは避けた方が良いでしょう。
Google フォームで 5～15 件のレポートを作成する方法
Googleフォーム（図D）は、5～15件のレポートを収集・確認するための構造化されたシステムを提供します。各エントリは、元のフォーム内またはスプレッドシート内の項目として確認できます。5～15件のレポートを人や日付でフィルタリングまたは並べ替える場合に役立ちます。
図D
フォームを使えば、質問を調整することも可能です。フォームを編集して、必要に応じて項目を追加したり非表示にしたりできます。しかし、この形式は私にとってかなり堅苦しい感じがします。結局のところ、フォームに記入してもらうわけですから。そのため、懸念事項やアイデアを気軽に伝えたいという気持ちが薄れてしまうかもしれません。
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5〜15 件のレポートについてのご経験はいかがですか?
組織内の成果、改善点、そして今後の行動について、従業員が定期的に振り返るよう促すために、どのような方法を用いていますか？5-15レポートを活用したことがある方は、ご自身やチームにとってどの程度効果的でしたか？5-15レポートを、同僚の一部または全員と広く共有するよう促していますか？それとも、5-15レポートは個人とリーダーの間の、よりプライベートな問題ですか？5-15レポートに関するご経験があれば、Twitter（@awolber）でメッセージまたはメンションをお送りください。
