PowerPointのスライドに大量の詳細なデータを表示するのは良いアイデアではありませんが、時には他に選択肢がないこともあります。特定の値や詳細を強調する必要がある場合は、吹き出しと呼ばれる公開要素を使用して、視聴者が説明したい詳細を識別できるようにします。吹き出しとは、印刷されたページの他の部分よりも大きなフォントで表示される短い文字列です。同じテクニックを使用して、視聴者の注意を重要な詳細に集中させることができます。
数行の詳細なテキストを含むほとんどすべての PowerPoint スライドで作業できます。また、サンプルの .ppt ファイルまたは .pptx ファイルをダウンロードすることもできます。
問題
図Aは、1枚のスライドに詳細な情報を表形式で表示しています。このようにデータを表示しない理由はたくさんありますが、他に選択肢がない場合もあります。これらの詳細情報の中には、強調したい情報が隠れている可能性があります。ご覧のとおり、単純な強調表示では不十分です。
図A
このスライドをもっと読みやすくするためにできることはあまりありません。
内蔵ズーム
運が良ければ、PowerPoint に組み込まれているズーム機能だけで十分かもしれません。スライドショー中にスライドを右クリックし、「ズームイン」を選択してください。PowerPoint に長方形のハイライトが表示され、ドラッグして好きな場所に移動できます。その後、クリックするだけでスライドの特定の領域を素早く拡大できます。これで十分な場合は、そのまま使用し、必要以上に作業する必要はありません。ただし、もっと大きく、またはより目立たせたい場合は、吹き出し機能を試すのも良いでしょう。
解決策
すべての詳細を表示する必要がある場合は、特定の文字列または値のセットを強調するために、複製を作成し、強調するデータ以外のすべてを切り取ってから、切り取った領域を拡大することができます。まず、元の表または文書を複製する必要があります。複製するには、対象を選択し、[Ctrl]+[C]キーを押してクリップボードにコピーします。次に、[Ctrl]+[V]キーを押して貼り付けます。図Bに示すように、コピーした内容を作業しやすい場所にドラッグします。
図B
複製ができたら、不要な詳細をすべて切り取る準備が整います。
挿入された画像の場合は、次の手順を省略できます。ただし、テキストの表の場合は、簡単に切り取ることができるように、複製を画像として保存することをお勧めします。
- 重複したテーブルを選択します。
- 右クリックして、「図として保存」を選択します（図C）。
図C
- 画像ファイルの名前を入力し、場所を選択して、「保存」をクリックします。
この時点で重複したファイルは削除できます。次に、画像ファイルとして挿入します。
- [挿入]タブをクリックします。
- [イラスト] グループ内の [画像] をクリックします。
- [画像の挿入] ダイアログを使用して、画像ファイルを見つけて選択し、[挿入] をクリックします。
これで、次のようにして重複した画像ファイルをトリミングする準備が整いました。
- 重複した画像ファイルを選択します（必要な場合）。
- コンテキストの [書式] タブで、[サイズ] グループの [切り抜き] ツールをクリックします。
- 切り取りマーク（図 Dで丸で囲んだ部分）を使用して詳細を削除し、コールアウトするレコードのみを残します（図 D）。
図 D
- 強調したい詳細以外をすべて削除したら、「切り取り」をクリックして画像を永続的に切り取ります。
切り抜いた画像を選択したまま、境界線を追加します。
- [図のスタイル] グループの [図の境界線] ドロップダウンをクリックします。
- アウトラインの太さを選択します（図E）。
図E
切り抜いた画像のサイズを変更して拡大します。図Fのように、角にあるサイズ変更ハンドルのいずれかを掴んで引き伸ばすだけです。この時点で、必要に応じてサイズ変更と切り抜きを繰り返し、切り抜いた画像が視聴者にとって重要な部分だけを表示するようにします。
図F
切り取った画像を拡大します。
図Gに示すように、特定の種の総数という1つの値以外はすべて切り取られています。最終的な結果はニーズによって異なります。
図G
最も重要な詳細以外をすべて削除します。
バリエーション
より多くの情報を保持しつつ、特定の値に注目を集めたい場合は、吹き出しに少し色を加えることで実現できます。図Hは、この配置例です。強調したい値の上に、適切なサイズの黄色の長方形を重ね、透明度を75%に設定しました。簡単ですが、テキストの鮮明さが少し失われます。品質が十分であれば、問題ありません。
図H
色の四角形を追加します。
テキストの鮮明さを保ちたい場合は、2つ目の吹き出しを使用します。まず、吹き出しを選択してコピーします。コピーした吹き出しを選択し、以下の操作を行います。
- [調整] グループから [色の変更] を選択します。
- 「その他のバリエーション」を選択し、表示されるパレットから色を選択します（図I）。
図I
- PowerPointのライブプレビュー機能では、マウスポインターをオブジェクトに合わせると、そのオブジェクトの色が表示されます。気に入った色が見つかったら、クリックしてください。
- 色の複製を選択した状態で、切り抜きツールを使用して強調された値のサイズに縮小します。
- 縮小された複製を元の吹き出しにドラッグし、元の値の上にドロップします（図 J）。
図 J
- 2 つの吹き出しを一緒に保つには、両方を選択し、[配置] ドロップダウン ([描画] グループ内) から [グループ] を選択します。
吹き出しを作成したら、おそらく適切な位置を見つけるまでドラッグして少し時間をかけることになるでしょう。良くも悪くも、表のデータの一部が見えにくくなってしまう可能性があります。常にそうなるとは限りませんが、この例ではそうなっています。
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