仕事中、同僚、上司、クライアントに連絡が取れない時間があればいいのにと思う瞬間は誰にでもあるでしょう。しかし、Outlookの予定表を使えば、従来とは異なる方法で、予定をブロック分けして予約することができます。ここで言う「予約」とは、他の従業員やクライアントに連絡が取れない、あるいは連絡を取りたくない時間枠のことです。
参照:ソフトウェアインストールポリシー(TechRepublic)
この記事では、忙しい日々に伴うストレスやプレッシャーを軽減するために、時間を確保するための4つの簡単な方法をご紹介します。これらの時間を確保することで、頭が冴え、仕事に臨む準備が整った状態で仕事に戻り、生産性を高めることができます。
Microsoft 365 デスクトップ版を使用していますが、以前のバージョンや Web 版 Outlook もご利用いただけます。デモファイルはございませんので、必要ありません。
1. クッションを少し加える
仕事中に最も多く聞かれる不満は、「時間が足りなかった」ということかもしれません。これは様々な理由で起こり得ます。会議が遅れたり、渋滞に巻き込まれたり、あるいは直前に子供の送迎をしなければならないことを思い出したり。誰にでも起こり得ることです。だからこそ、予定と予定の間に少し余裕を持たせることが非常に重要なのです。
可能であれば（この推奨事項を軽視しないでください）、各会議の開始時と終了時に10分または15分の時間を確保してください。これにより、会議室から別の会議室へ移動する時間を確保したり、会議が延長した場合（よくあることですが）に役立ちます。すべてが計画通りに進んだ場合、次の会議が始まる前に考えをまとめたり、コーヒーを飲んだりする時間ができます。
このクッションをダウンタイムや無駄な時間と考えないでください。むしろ、この小さなクッションは、時間通りに行動し、次に何が起こるかに備えて精神的な準備をするのに役立ちます。
この余裕は簡単に追加できます。予定を作成する際は、図Aに示すように、必要な時間より15分早く開始し、最後に15分追加します。午前9時から10時までの1時間の会議は、1時間半の時間をブロックします。15分が長すぎる場合は、前後に5分ずつ追加してください。ただし、すべての予定の間には多少の余裕を持たせてください。
図A
2. ダウンタイムを追加する
生産性をダウンタイムの観点から考えるのは少し奇妙に思えるかもしれませんが、ストレスや過労、そしてただ単に疲れている状態では、生産性を維持するのは難しいものです。この点では、ヒント1が少し役立つでしょう。集中力を維持するもう一つの方法は、スケジュールに少しのダウンタイムを設けることです。毎日、自分のためにまとまった時間をスケジュールに入れましょう。おそらく、この時間を使って気持ちを切り替え、邪魔されることなく仕事をこなすことになるでしょう。私たちは同僚のスケジュールを尊重するように努めています。もしOutlookが邪魔になる場合は、通知をオフにするようにしましょう。
一方で、このダウンタイムにコーヒーを一杯飲み、オフィスのドアを閉めて少しブレインストーミングするのも悪くありません。多くの人は、プレッシャーを感じていない方が問題をうまく解決できます。開発者時代、ある問題を丸一日放置して、翌日その問題に戻ってみると、ほぼ瞬時に解決策が浮かぶことがよくありました。
私たちのほとんどは、中断されることなく目の前の仕事に集中し続けた場合と同じ品質の仕事を生み出すことができません。そして、それが鍵なのです。あなたはまだ仕事をしているのですが、集中しているのです。
ダウンタイムは毎日同じ時間にすることも、忙しいスケジュールに合わせて時間を変えることもできます。ダウンタイムを設定する際は、Outlookの予定表を共有することで、あいまいな表現も正直な表現もできます。ダウンタイムであることを明示する必要はありませんが、緊急時以外は邪魔されたくないという意思を明確に伝えましょう。図Bに示すように、ドアノブに「邪魔しないでください」というサインを掛けてドアを閉めるだけでなく、シンプルな「Do Not Disturb（邪魔しないでください）」ブロックを設定するだけでも効果的です。
図B
このダウンタイムを休憩と捉えないでください。気持ちを立て直し、軌道に戻るための時間、あるいは、脱線する前に軌道を維持する時間と考えてください。
3. オフィス外
私たちの多くは、勤務時間中に完全にオフィスを離れ、連絡が取れないことがあります。出張中だったり、個人的な用事があったり、お子さんの送迎を一週間担当している場合もあるでしょう。こうした用事は、一度きりの場合もあれば、定期的な場合もあります。Outlookの予定表に予定を記入し、自分が全く対応できないことを明確に伝えるのがコツです。
図 C は、午後 2 時 30 分から午後 3 時 30 分までの外出ブロックを示しています。ご覧のとおり、この時間ブロックには、ヒント 1 に従って、前後 15 分が含まれています。計画した時間だけオフィスを離れる場合もありますが、この場合も、少し余裕を持たせることになります。
図C
不在通知が毎週水曜日の場合、「定期的な予定を設定」リンクを使って、毎週水曜日の午後にその時間を設定します。また、もう少し簡潔にしても構いません。「OOO」ではなく、「連絡不可」という意味の「OOO」を使いましょう。
4. 休憩をスケジュールする
休憩が必要なタイミングをきちんと把握していて、わざわざ休憩のスケジュールを立てない人もいます。しかし、中には集中力に欠け、気がつけば何時間も画面に鼻を突っ込んで座っている人もいます。私の自宅オフィスのドアに夫がよく立ち寄ってきて、「休憩が必要だよ」と言います。
私や多くの人と同じように、1日に数回短い休憩を取るのは素晴らしいアイデアです。簡単にできます。難しいのは、自分を無理やりゾーンから抜け出して従業員ラウンジに行くことです。外を軽く歩く方が効果的かもしれません。仕事をしていない、あるいは仕事のことを考えていない限り、それは問題ではありません。もし仕事をしているなら、それはダウンタイム（ヒント2）であり、本当の休憩ではありません。
図 D は、月曜日から金曜日の午前 10:30 に 15 分間の短い休憩を取っている様子を示しています。これはダウンタイムとは異なります。この時間帯はより長く、プロジェクトについて考えているだけでも通常は作業を継続しているからです。
図D
この休憩時間は多くの予定されているイベントと競合することに注意してください。これは、定期的な休憩をスケジュールするときに考慮する必要がある有益な情報です。
定期的に休憩を取ることで、息を整え、同僚のジョークに笑ったり、仕事場から離れてリラックスしたりする時間を持つことができます。普段から休憩を取らない方は、予想以上にメリットがあります。休憩はパワーナップのようなもので、力強く仕事に復帰できるのです。
