パスワードを使用してユーザーに異なる Microsoft Excel ブックの範囲へのアクセスを許可する方法 - TechRepublic

Microsoft Excel ロゴ編集イラスト — 画像: Renan/Adobe Stock

Microsoft Excelファイルはパスワードで保護できますが、特定の領域に保護を適用することもできます。後者の場合、ユーザーは保護されていないセルのみを変更できます。前者は他のユーザーがファイルにアクセスできないようにする一方、後者はユーザーが誤って数式を変更することなく作業を進めることができるようにします。また、同じExcelブック内の異なる範囲へのアクセスを制限することもできる点に気付いていないかもしれません。

参照: Google Workspace vs. Microsoft 365: チェックリスト付き比較分析 (TechRepublic Premium)

このチュートリアルでは、「編集範囲の許可」機能を使用して、特定のデータにアクセスできるユーザーを指定する方法を説明します。これにより、複数のユーザーがデータにアクセスできるようにしながら、各ユーザーが編集できるデータを制限できます。

私はMicrosoft 365を使用していますが、以前のバージョンのExcelもご利用いただけます。Web版Excelはこの機能をサポートしています。このチュートリアル用のMicrosoft Excelデモファイルをダウンロードできます。

Excelで範囲編集を許可する方法

5人のユーザーが更新するExcelブックがあり、各ユーザーの編集範囲を制限したいとします。「編集範囲の許可」機能を使えば、簡単にこれを実現できます。

この機能を使用すると、シート全体またはワークブック全体ではなく、特定の範囲を指定してパスワード保護できます。その後、ユーザーにパスワードを付与することで、ユーザーは自分の範囲のみを編集できるようになります。この簡単な手順で、複数のユーザーがワークブックにアクセスできるようにしながら、編集可能な内容を制限できます。

図AはシンプルなExcelシートです。5人の従業員がそれぞれの地域の売上高を入力する必要があります。各従業員は自分の列を編集できますが、他の従業員の列にはアクセスできません。従業員が5人いるので、5つの範囲をそれぞれ異なるパスワードで保護します。複数のユーザーが同じ範囲にアクセスできるようにしたい場合は、適切なパスワードを各人に渡すだけです。

図A

さて、Emily の範囲を次のように設定しましょう。

Emily の列である C3:C6 を選択します。
[レビュー]タブをクリックします。
[保護] グループで、[編集範囲を許可] をクリックします。
表示されるダイアログで「新規」をクリックします。タイトルに「Emily」と入力し、パスワードを設定する際は大文字と小文字が区別されることに注意してください。
Excel では、範囲設定にすでに $C$3:$C$6 が入力されています (図 B )。
パスワードフィールドにも「Emily」と入力します。
[OK]をクリックします。
プロンプトが表示されたら、パスワードをもう一度入力します。
[シートの保護]をクリックします。
表示されるダイアログで、シートのパスワード（例：「pw」）を入力します（図C）。この時点で、並べ替えなど、Excelで保護されたシートでは許可されない特定の操作を許可できます。今のところは何もチェックしないでください。「OK」をクリックしてください。
範囲パスワードの入力を求められた場合は、「Emily」と入力します。
[OK]をクリックします。

図B

図C

シートのパスワードを入力してください。現在、パスワードは2つあります。1つはエミリー用、もう1つはシート用です。

この時点で、Emilyの列の範囲パスワードを知っているユーザーのみがこれらのセルを編集できます。保護する必要がある範囲はあと4つあります。

上記の手順に従い、他の従業員（例えばジョン、スーザン、ケビン、メアリー）の名前をパスワードとして、範囲パスワードを作成します。シートのパスワードは常に「pw」になります。

完了すると、Emily、John、Susan、Kevin、Mary、pwの6つのパスワードが作成されます。シートのパスワードはあなただけが知っているようにしてください。シートに変更を加える際に必要になります。

これらのパスワードは、例を分かりやすくするために単純なものです。これをご自身の業務に適用する際は、名前をパスワードとして使用しないでください。そのような分かりやすいパスワードは、他のユーザーに簡単に解読されてしまいます。ただし、範囲パスワードを本格的なセキュリティ対策として使用しないでください。これらのパスワードを適用することで、事故を防ぐことができます。例えば、範囲パスワードがないと、ケビンは気づかずにメアリーの列に自分のデータを誤って入力してしまう可能性があります。範囲パスワードは事故を防ぐためのものです。

シートのパスワードについても同様です。覚えやすいけれども、あまり分かりにくいパスワードを設定してください。