Wordの定型句機能を使うと、テキストやグラフィックを保存しておき、後で挿入することができます。定期的に挿入するコンテンツはすべて定型句の候補になります。一度エントリを作成すれば、再度入力することなく、要素全体を挿入できます。定型句は、よくあるスペルミスを自動的に修正するオートコレクトに似ています。しかし、オートコレクトは、書式、改行、さらにはグラフィックまで保存できるため、オートコレクト機能の域を超えています。まさにオートコレクト以上の機能です。
定型句は生産性を向上させることができますが、多くのユーザーはその存在を知りません。この記事では、定型句の作成方法と挿入方法をご紹介します。さらに、この機能の、思いもよらない活用方法をいくつかご紹介します。私はWindows 10 64ビット版システムでOffice 2016を使用していますが、これらのヒントはWord 2003以降でも適用できます。これらのテクニックは任意のWordファイルで試せるため、ダウンロード可能なサンプルファイルはありません。
基本
定型句は簡単に作成・挿入できるので、まずはその方法を学びます。既に作成方法をご存知の方は、次のセクションに進んでください。
- 定型テキストエントリの作成は簡単です。
- 単語、フレーズ、または段落を入力するか、グラフィックを挿入して選択します。
- [Alt]+[F3]キーを押して「新しい文書パーツの作成」ダイアログボックスを開きます。定型句は、「挿入」タブの「テキスト」グループにある「クイックパーツ」ドロップダウンリストに表示されます。Word 2003では、「書式」メニューから「オートフォーマット」を選択します。「オプション」をクリックし、「定型句」タブをクリックします。
- 定型句の名前を入力します（図A）。短くても意味のあるものがベストです。Wordではデフォルトで入力されたテキストが使われますが、変更することも可能です。私は「TechRepublic」から「TRNameLogo」に変更しました。それほど短くはありませんが、より意味のある名前になっています。覚えやすい名前を付けてください。
- [OK]をクリックします。
図A
この名前を使用して、定型テキストエントリを呼び出します。
Word は、定型句を Normal.dotm (.dot) テンプレートに保存します。別のテンプレートを使用する場合は、定型句を作成する際に「保存先」設定を変更して、テンプレートを必ず変更してください。定型句は、指定されたテンプレートまたはそのテンプレートに基づいた文書を使用するすべてのユーザーが利用できます。そのため、電子形式で文書を共有する場合、定型句は機密情報を保存するのに適した選択肢ではありません。
エントリの名前を使用して次のようにコンテンツを挿入するため (メニュー ルートをバイパス)、短く一意の名前を使用することが重要です。
- エントリを挿入する場所に挿入ポイントを配置します。
- エントリの名前を入力します（図 B）。
- [F3] キーを押すと、図 Cに示すように、Word によってエントリが挿入されます。
図B
定型句エントリの名前を入力します。
図C
Word は名前のテキストを完全なエントリに置き換えます。
基本的な操作方法がわかったので、これらのエントリをより効率的に操作する方法をいくつか見てみましょう。
参照: 簡単な定型句
1: リボンを使う
エントリ数が多いと、名前を覚えるのが難しくなります。エントリ名が思い出せない場合は、メニューを使って定型句を挿入してください。手順は以下のとおりです。
- テキストを挿入する場所にカーソルを置きます。
- [挿入]タブをクリックします。
- [テキスト] グループの [クイック パーツ] をクリックし、[定型句] を選択します。
- ギャラリーから定型句のエントリを選択します (図 D )。
図D
エントリの名前を思い出せない場合は、メニューを使用してエントリを挿入できます。
2: キーボードショートカットを使用する
類似のエントリを区別するために長い名前が必要な場合は、名前全体を入力する代わりにキーボードショートカットを割り当てることができます。設定には多くの手順がありますが、簡単です。
- [ファイル] タブをクリックし、左側のペインから [オプション] を選択します。
- 左側のペインから「リボンのカスタマイズ」を選択します。以前のバージョンでは、「クイックアクセスツールバーのカスタマイズ」または「カスタマイズ」を選択してください。
- 表示されるダイアログで、[キーボード ショートカット] の右側にある [カスタマイズ] (図 E ) をクリックして、[キーボードのカスタマイズ] ダイアログを表示します。
- 「カテゴリ」コントロールで「構成要素」を選択します。以前のバージョンでは「定型句」を選択します。
- 右側の [構成要素] (または [定型句]) リストから、定型句のエントリを見つけて選択します。
- 「新しいショートカットキーを押す」コントロール内をクリックし、ショートカットとして割り当てたいキーを押します。図Fでは、[Ctrl]キーを押してからTキーを押したことがわかります。
- [割り当て]、[閉じる]、[OK] の順にクリックしてドキュメントに戻ります。
図E
キーボードショートカットのオプションを見つけます。
図F
定型句エントリに必要なショートカットを入力します。
キーボードショートカットを使ってエントリを挿入するには、カーソルを移動して[Ctrl]+Tを押します。選択したキーボードの組み合わせが既に割り当てられている場合があることに注意してください。例えば図Fでは、[Ctrl]+Tの組み合わせがHangingIndentコマンドに割り当てられています。その場合は、組み合わせを変更するか、以前割り当てられていたショートカットをWordに置き換えてもらうことができます。
3: エントリを変更する
状況は変化しますが、幸いなことに、既存のエントリの変更はシンプルで直感的です。エントリにアクセス、変更、保存するためのインターフェースはありません。代わりに、次のようにエントリを置き換えます。
- 定型句のエントリを挿入します。
- 必要な変更を加えます。テキストまたは書式を変更できます。
- 変更したコンテンツを選択します。
- [Alt]+[F3]を押します。
- 元のエントリの名前を使用してデフォルト名を更新します。
- [追加]をクリックします。
- Word で変更の確認を求められた場合は、「はい」をクリックします。
4: エントリを削除する
リストが長くなりすぎた場合は、不要になったエントリを削除することを検討してください。削除方法は以下のとおりです。
- [挿入] タブで、[クイック パーツ] ドロップダウン ([テキスト] グループ内) から [定型句] を選択します。
- 削除したいエントリを右クリックし、「整理して削除」を選択します (図 G )。
- 右クリックしたエントリがWordで選択されます。「文書パーツオーガナイザー」（図H）ダイアログで「削除」をクリックします。
- [閉じる]をクリックします。
図G
定型句のエントリを削除するには、Building Blocks Organizer を開きます。
図H
エントリを選択した状態で、「削除」をクリックします。
オーガナイザーを開いた状態で、他のエントリを削除できます。クイックパーツのドロップダウンから「ビルディングブロックオーガナイザー」を選択しても、このダイアログにアクセスできます。エントリの名前が思い出せない場合や、ギャラリーにカスタムエントリが多数ある場合は、この方法が便利です。
5: もう一つの近道
エントリを挿入する際に、名前全体を入力する必要はありません。一意の文字列を作成するのに十分な文字数を入力するだけで済みます。例えば、「TRLogo」という名前のエントリが2つある場合、 「TRNameLogo」または「TRLogo」というエントリを挿入するには、 「trn」または「trl」と入力する必要があります。一意のエントリ文字列を入力した後、[F3]キーを押すと、名前が実際のエントリに変換されます。Word 2003をまだお使いの場合は、Wordのオートコンプリートリストを使用できます。
6: 保存場所
前述の通り、Word は定型句を現在の文書ではなくテンプレートに保存します。定型句を作成すると、Word はそれを Normal.dotm (Normal.dot) に保存します。定型句の数が少ない場合はこれで問題ありません。しかし、定型句の数が増えて扱いにくくなってきた場合は、特定の仕事やプロジェクトで使用するテンプレートなど、カスタムテンプレートに保存すると便利です。「保存先」オプション (図 A) を使って利用可能なテンプレートの一覧にアクセスすれば、簡単に保存できます。作業方法に合わせて定型句とテンプレートをどのように組み合わせるかを決めるだけです。
定型句をカスタムテンプレートに保存する場合、すべてのエントリ名は各テンプレートと標準テンプレート間で一意である必要があります。標準テンプレートとカスタムテンプレートで同じ名前のエントリを保存することはできません。標準テンプレートが優先されるため、カスタムテンプレートで同じ名前のエントリにアクセスすることはできません。
さらに、定型句のエントリのバックアップは、テンプレートのバックアップ コピーを保存するのと同じくらい簡単です。
参照: 定型句を使用して複数の差出人住所を保存する
7: 文書の定型句
定型句のリストを印刷することで、定型句のエントリを文書化できます。エントリ名を手元に置いてすぐに参照できるので便利です。コピーを印刷するには、次の手順に従います。
- 「ファイル」タブをクリックし、左側のペインで「印刷」を選択します。Word 2003では、「ファイル」メニューから「印刷」を選択します。
- 最初の「設定」ドロップダウンをクリックします。
- 「定型句」を選択します（図I）。以前のバージョンのリボンでは、「文書のプロパティ」を選択し、「定型句」を選択します。Word 2003では、「印刷対象」ドロップダウンから「定型句」を選択します。
- [印刷]をクリックします。
図I
定型句エントリのリストを印刷します。
結論
定型句の作成と使用は簡単です。おそらく、より大きな課題は、それらを使い続けることを覚えておくことかもしれません。この機能に慣れれば、その利点をすぐに実感できるでしょう。会社名、役職、住所といった簡単なフレーズから、会社のロゴなどよく使うグラフィックまで、簡単に保存できます。この方法は、法律文書、科学文書、提案書、免責事項、機密文書など、繰り返し使用されるあらゆるコンテンツに便利です。
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