Outlookで送信メールを管理する4つの方法 - TechRepublic

Outlookは標準設定のままではメールをすぐに送信しますが、これはほとんどの人にとってあまり良い方法ではないかもしれません。メールをすぐに送信しない理由はたくさんありますが、いくつか挙げてみましょう。

• メールを数時間、あるいは数分でも放置しておくと、（ある程度）新鮮な目で内容を見直す機会が得られます。以前は気づかなかった誤りに気づくかもしれません。
• 会話によっては、あまりにも早くやり取りが進むため、必要な情報をすべて得る前に返信してしまったり、次のメッセージで答えられるような質問をしてしまったりすることがあります。ペースを落とし、メールのやり取りは避けましょう。
• 白熱した議論の最中に怒りの返信をするのは簡単です。少し冷静になる時間を取りましょう。そうすれば、怒りのメッセージを送ることはまずなくなるでしょう。

最後の言葉は、私を何度も救ってくれました。私は短気な性格なのです（でも、これは秘密にしておきたいのですが）。反射的な反応がうまくいったことは一度もありません。一度もありません。

メッセージの送信タイミングを自分でコントロールしたい場合は、それが可能です。この記事では、メッセージを手動で送信する方法、または送信をスケジュール設定して遅延させる方法をご紹介します。

Windows 10 64ビットシステムでOutlook 2016（デスクトップ版）を使用しています。これらのヒントのほとんどは以前のバージョンでも機能しますが、オプションへのアクセス方法が大きく異なる可能性があります。これらのテクニックのデモファイルはなく、365メールには適用されません。

1: デフォルトを無効にする

先ほども述べたように、Outlook はメールを即時送信します。メールがいつ送信されるかを確認する最も簡単な方法は、実際に自分で送信してみることですが、まずこの機能を無効にする必要があります。

1. 「ファイル」タブをクリックし、「オプション」を選択して、左側のペインで「詳細設定」を選択します。「送受信」セクションで「送受信」をクリックするか、Ctrl+Alt+Sを押します。
2. 表示されるダイアログで、「すべてのアカウント」グループの設定の下にある3つのオプションのチェックを外します（図A）。グループが存在する場合は、個別に選択することもできます。
3. [閉じる]をクリックし、[OK]をクリックします。

図A

これらのオプションのチェックを外すと、Outlook は自動的に電子メールを送信しなくなります。

これらのオプションについては少し説明が必要かもしれません。1つ目と3つ目のオプションは、送信タスクを少しカスタマイズするためのものです。引き続きF9キーを押してメッセージを送信したい場合は、1つ目のオプションのチェックを外しないでください。Outlook終了時にメッセージを送信したくない場合は、3つ目のオプションのチェックを外してください。自動送信タスクを無効にするには、2つ目のオプションのチェックを必ず外してください。まさにこれがあなたがしようとしていることです！

Outlook のデフォルトでは、「すべてのアカウント」グループにすべてのアカウントが含まれます。個々のアカウントは表示されません。そのため、現状では「すべて削除するか、何も削除しないか」のどちらかしか選択できません。グループからアカウントを削除する場合は、「編集」ボタンをクリックします。これにより、グループに残っているアカウントのみ、自動で設定されたデフォルト設定がそのまま残ります。削除したアカウントは手動で変更する必要があります。その後、新しいグループを作成し、必要に応じてオプションを変更することもできます（変更しないこともできます）。

メールがまだ届いていることに気付くかもしれません。良くも悪くも、サーバーを制御できない可能性があります。おそらく何も問題はありません。メールをダウンロードするまで保存場所を制御できない場合は、この不一致を我慢しなければならないかもしれません。

この機能を無効にした場合は、「送受信」タブの「送受信」グループのオプションを使用して、メッセージの送信タイミングを制御します。より詳細な制御が必要な場合は、「送受信グループ」のドロップダウンオプションを確認してください。これらのオプションを使用して、1つのアカウントまたはすべてのアカウントにメールを送信できます。

参照: デフォルト設定を変更して Office 2016 を自分好みにカスタマイズする (TechRepublic の無料 PDF)

2: すべての送信メールを遅延する

Outlookは送信メッセージを送信トレイにルーティングします。デフォルトでは、送信トレイに到達するとすぐにメッセージが送信されます。自動送信機能を無効にするのは、制御が多すぎるかもしれません。結局のところ、メールを送信することを忘れないようにする必要があります。忘れっぽい方や、会議や電話などで中断される方にとっては、このオプションは最適ではないかもしれません。

自動送信機能を無効にしたくないけれど、少し遅延させたい場合には、送信トレイにある送信メッセージにルールを設定できます。送信トレイにあるメッセージは、編集したり削除したりすることも可能です。すべての送信メールを遅延させるルールを設定するには、以下の手順に従ってください。

1. 「ファイル」タブをクリックし、「仕分けルールと通知の管理」をダブルクリックします。または、「ホーム」タブ（メール）の「移動」グループの「仕分けルール」ドロップダウンから「仕分けルールと通知の管理」を選択します。
2. 表示されるダイアログで、「新しいルール」をクリックします。
3. [空白のルールから開始] セクションで、[送信メッセージにルールを適用する] (図 B ) を選択し、[次へ] をクリックします。
4. 次のウィザードペインでは、どのオプションもチェックしないでください。下のペインには「メッセージの送信後にこの仕分けルールを適用する」と表示されます。何も変更せずに「OK」をクリックします。Outlookからすべてのメッセージに仕分けルールを適用するかどうかを確認するメッセージが表示されたら、「はい」をクリックします。
5. 次のペインで、「配信を一定時間延期する」オプションをオンにします。
6. 下のペインで「分数」リンクをクリックし、分数（図C）を入力して「OK」をクリックします。リンクに入力した分数が表示されます。「次へ」をクリックします。
7. この時点で、例外をチェックするかしないかを選択できます。例えば、メッセージを重要としてマークした場合は遅延を回避したい場合があります。この例では、例外はチェックしません。何も変更せずに「次へ」をクリックします。
8. 最後のウィンドウで、ルールに「10分遅延」などの名前を付けます。必要に応じて、「このルールを有効にする」オプションにチェックを入れます。「すべてのアカウントにこのルールを作成する」を選択することもできます。「完了」をクリックし、ルールを作成する準備ができたら「OK」をクリックします。

図B

ルール ウィザードを起動します。

図C

各メッセージを遅延させる分数を入力します。

送信トレイにあるメッセージを編集しても、Outlook はタイマーをリセットしません。遅延を解除したい場合もあるでしょう。幸いなことに、Outlook にはそのためのオプションがあります。

1. 遅延されたメッセージを開きます (送信トレイにあります)。
2. [オプション]タブをクリックします。
3. 「遅延配信」オプションをクリックします。
4. 表示されるダイアログで、[Do Not Deliver Before] オプションのチェックを外します (図 D )。
5. [OK]をクリックします。

図D

気が変わって、いつでも遅延メッセージを送信できます。

自動送信機能（#1）を無効にして遅延ルールを設定するのは逆効果です。自動送信機能を無効にしている場合、Outlookはスケジュールされた遅延を無視します。

参照：ハッカーは最近のMicrosoft Officeの脆弱性を利用してマルウェアを配布している（ZDNet）

3: 1つのメッセージを遅延する

自動機能を無効にしたり、すべてのメッセージを遅延させたりするのはやり過ぎだと感じる場合は、必要に応じて個々のメッセージを遅延させることもできます。幸いなことに、このプロセスは簡単で柔軟性があります。個々のメッセージを遅延させるには、次の手順に従います。

1. 新しいメッセージ ウィンドウで [オプション] タブをクリックします。
2. [その他のオプション] グループで、[配信の遅延] をクリックします。
3. 「配信オプション」セクションで、Outlook がメッセージを送信する日時を設定します。デフォルト設定（図 D 参照）は当日の午後 5 時ですが、このデフォルト設定を変更する方法は分かりません。

予定時刻より前にメッセージを送信する場合は、「指定時刻前に配信しない」オプションのチェックを外します。

4: 接続後に送信

送信トレイを終了するときに受信トレイにメッセージを残しておくと、必要に応じて Outlook は次回の起動時にそのメッセージを送信できます。

1. [ファイル] タブをクリックし、[オプション] を選択して、[詳細設定] をクリックします。
2. [送受信] セクションで、[接続時にすぐに送信] オプションをオンにします (図 E )。
3. [OK]をクリックします。

図E

Outlook の起動時に送信します。

このオプションは、忘れてしまったメッセージをすべて処理できるわけではありません。自動送信機能を無効にしている場合は、選択しても機能しません。遅延メッセージの送信予定時刻になっていない場合は、このオプションを選択してもメッセージは送信されません。このオプションは、状況にあまり影響しません。

参照: Excel のデータ検証を使用して日付を指定する 4 つの方法(TechRepublic)

追加の洞察

すべてを正しく行っても、望ましい結果が得られない場合があります。おそらく、期待と Outlook の現実は一致しないでしょう。Outlook の送信トレイにあるメッセージを送信する機能を無効にすると、終了時に通知するプロンプトが表示される場合と表示されない場合があります。これはキャッシュ設定によって異なり、アドインでもこのオプションを乗っ取ることができます。さらに、スケジュール設定に関係なく、Outlook は閉じられたときにメッセージを送信しません。終了時に送信トレイにあるものは、次に Outlook を起動したときにもそのまま残っています。スケジュールされた送信時刻が経過すると、Outlook は起動時にメッセージを送信しようとします。自動送信機能を無効にしている場合は、送信タスクをスケジュールしないでください。これら 2 つの機能は連携しません。

メッセージをスケジュール設定していて、自動化機能が有効になっているにもかかわらず、Outlook がスケジュールされたメッセージを送信しない場合は、管理者にご相談ください。管理者がいない場合は、アドインが干渉している可能性があります。すべてのアドインを無効にして、スケジュール設定機能が動作するかどうかを確認してください。動作する場合は、原因となっているアドインが見つかるまで、アドインを一つずつ有効にしてみてください。

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