メールを作成する際、「宛先」と「CC」に連絡先を追加することで、受信者を指定します。さらに、「BCC」という3つ目のコントロールもあります。「CC」と「BCC」は、それぞれカーボンコピーとブラインドカーボンコピーの名残です。どちらもOutlookで使用できますが、効果的に使用するには専門知識が必要です。
Bcc とは何ですか?
カーボンコピーとブラインドカーボンコピーは、コンピューターが普及する前、つまり画面ではなく紙を使ってやり取りしていた時代を彷彿とさせるものです。タイピストは手紙の末尾に「CC」という行を追加します。このタグに続く全員に、元の手紙のカーボンコピーが送られます。BCCを追加する際、タイピストは1通を除いてすべてのカーボンコピーを削除し、元の1通のコピーをタイプライターに戻し、BCCを追加します。残りのCCコピーにはBCCは含まれず、ブラインドコピーが送られたことを知るのは、元の送信者とブラインドコピーの受信者だけです。これは、他の全員に自分の存在を知られることなく、各人に最新情報を伝える手段でした。
OutlookのCCコントロールをいつ使うべきか、ほとんどの人は知っています。例えば、上司に不在通知を送信し、自分が不在であることを知らせておくと役立つと思われるチームメンバーやプロジェクトメンバーにもCCを送信するといった具合です。
OutlookのBCCコントロールの使い方は異なります。特定の受信者を他の受信者から隠したい場合に使用します。秘密めいた印象を与えますが、確かにその通りです。しかし、だからといって正当な理由がないわけではありません。例えば、社内用（クロストレーニングや人員配置など）でプロジェクトの状況を同僚に知らせたい場合、BCCコントロールを使うことで、クライアントに追加の連絡先を渡す手間をかけずに済みます。
Outlook メッセージに Bcc を追加する
デフォルトでは、メッセージウィンドウにBCCコントロールは表示されませんが、簡単に追加できます。メッセージウィンドウを開いた状態で、「オプション」タブをクリックします。次に、図Aに示すように、「フィールドの表示」グループの「BCC」をクリックします。Outlook 2007では、「フィールド」グループにあります。Outlook 2003では、「表示」メニューの「BCCフィールド」をクリックします。
図A
Bcc コントロールを追加します。
Bccコントロールが表示されたら、宛先やCCコントロールと同じように連絡先を追加します。削除するには、「フィールドの表示」で「Bcc」をクリックします。
Bccコントロールはトグルオプションです。この行を追加すると、無効にするオプションをクリックするまで、すべての新規メッセージで有効になります。Bccの連絡先を即座に追加するには、「宛先」または「Cc」コントロールをクリックして「名前の選択」ダイアログを開き、Bccコントロールを表示します。これにより、今後のメッセージでBccコントロールを有効にすることなく、「宛先」、「Cc」、「Bcc」の連絡先を入力できます。
誰が何を見るのか?
「宛先」と「Cc」コントロールに入力された連絡先は、「Bcc」コントロールに入力された連絡先には表示されません。ただし、「Bcc」の受信者は、他の「Bcc」の連絡先を除く全員の連絡先を見ることができます。「Bcc」の受信者を見ることができるのは送信者のみです。「送信済み」フォルダーでメッセージを開くと、Bccの連絡先を含め、メッセージを送信した全員の連絡先が表示されます。
誰が何を得るのか?
Bcc受信者であれば、不要なメールが追加で届く心配はありません。ToとCcの連絡先が「全員に返信」をクリックしてメッセージに返信した場合、あなたのメールは含まれません。この動作もBccコントロールを使用する正当な理由の一つです。必要な情報を共有できる一方で、その後のやり取りには興味がない相手にも情報を共有できます。Bcc受信者として指定することで、受信トレイの混乱を少しでも軽減できます。
Bccであることの責任
Bcc受信者の場合は、返信する前によく検討してください。「全員に返信」をクリックすると、宛先とCcの連絡先に返信が表示されます。Bcc受信者の場合、あなたまたは送信者は、返信内容を非公開にしておきたい場合があります。
礼儀正しく、Bccを使用してください
電子メールの世界では、連絡先を共有するのはマナー違反です。Bcc機能を使えば、複数の連絡先に1つのメッセージを送信できますが、お互いに連絡先情報を共有する必要はありません。Bccを使用する最大のメリットの一つは、受信者の連絡先情報を非公開にできることだと私は考えています。
それは確実な賭けではない
良くも悪くも、Bccはスパムツールとして悪用されてきました。そのため、一部の迷惑メールフィルターは、受信したBccメッセージを自動的に迷惑メールとして分類します。Bccの相手は、あなたのメッセージを見ることさえないかもしれません。Bccの受信者の「信頼できる差出人リスト」または同等のリストから自分のメールアドレスを除外することをお勧めします。そうすれば、フィルターはあなたのメッセージを意図したとおりに受信トレイに振り分けます。
避けるべき2つのトラブル
配布リストにBccを使用することは正当な使用方法です。これにより、受信者のプライバシーを維持しながら情報を迅速に配信できます。ただし、受信メールの振り分けルールによっては、メッセージが正しく振り分けられない場合があります。その結果、メッセージが適切なタイミングで読まれない、あるいは全く読まれない可能性があります。また、Bccコントロールに登録された連絡先は、サービスプロバイダーが設定した上限数にカウントされることにご注意ください。
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