2017 年 3 月より前は、2 つの人間の行動が G Suite 管理者に問題を引き起こすことがありました。
まず、組織を離れる人がいました。その際、G Suite 管理者は Google ドライブのファイルのオーナー権限を、離職した人から新しいオーナーに譲渡しました。これらのファイルは、新しいオーナーの Google ドライブ上のフォルダに保存されました。その人が離職した場合、あるいは離職した時点で、この譲渡は別の新しいオーナーに再度行われました。
第二に、人々はファイルの整理をしていました。彼らはファイルをあるフォルダから別のフォルダに移動させ、時にはゴミ箱にさえ入れていました。こうしたファイルの整理は、共有フォルダ内のファイルやフォルダを誰かが整理するまでは、全く問題ありませんでした。そして、それらのファイルは全員にとって整理されたものになってしまったのです。
チームドライブは、G Suite を利用する組織における上記の両方の問題を解決します。チームドライブは、チームが所有するファイルを保存するための場所を提供します。そのため、メンバーが退職しても、そのメンバーがチームドライブに保存したファイルはそのまま残ります。また、チームドライブでは管理者がファイルの移動権限を管理できるため、ファイルは適切な場所に保持されます。
組織で G Suite と Google ドライブを使用している場合は、チームドライブを作成して使用するために必要な情報を以下に示します。
1. チームドライブを有効にする
2017年にチームドライブを使用するには、G Suite管理者がまずチームドライブを有効にする必要があります。（2018年1月以降、チームドライブはデフォルトで有効になります。）G Suite管理者アカウントでhttp://admin.google.comにログインし、「アプリ」>「G Suite」>「ドライブとドキュメント」に移動して「共有設定」を開き、「チームドライブの作成」の横にあるチェックボックスをオフにしてチームドライブを有効にします。「保存」を選択して設定を保存します。
次に、「アプリ」>「G Suite」>「ドライブとドキュメント」設定から「移行設定」を開き、「ユーザーがチームドライブにファイルを移行できるようにする」チェックボックスをオンにします。もう一度「保存」を選択して設定を保存します。
Googleがこの管理設定の変更を組織全体に展開するまで、1日ほどお待ちください。ウェブ上のhttp://drive.google.comにログインし、「マイドライブ」の下に新しい「チームドライブ」アイコンが表示されれば、チームドライブの準備が整ったことになります。
2. 新しいチームドライブを作成する
新しいチームドライブアイコンを選択し、「新規」を選択して新しいチームドライブを作成します。新しいフォルダやファイルを作成する場合と同様に、チームドライブの名前を入力するよう求められます。
新しいチームドライブは、新しいフォルダとよく似ています。しかし、チームドライブ（またはチームドライブ内のフォルダ）を選択すると、異なるヘッダー画像が表示されます。これにより、チームドライブ上のファイルを操作していることが視覚的に明確にわかります。チームドライブのテーマを変更することもできます。
3. メンバーを追加する
次に、チームドライブへのアクセスを許可するメールアドレスを追加します。他のGoogleドライブの共有機能と同様に、ユーザーごとに異なるアクセスレベルを選択できます。メンバーを追加すると、デフォルトの「フルアクセス」設定により、ファイルのアップロード、編集、削除、移動が可能になります。
チームドライブのメンバーのほとんどには、「編集」レベルのアクセスを選択することをお勧めします。このレベルでは、メンバーはファイルの編集とアップロードはできますが、アイテムの削除や移動はできません。状況によっては、「コメントのみ」または「閲覧のみ」のアクセスに制限する、より限定的なアクセスレベルが役立つ場合があります。G Suite の管理設定で許可されている場合は、組織外のユーザーを追加できます。（例えば、学校や非営利団体の職員が、あるチームドライブに対して「コメントのみ」または「閲覧のみ」のアクセス権限を持つ理事とドキュメントを共有し、同じ理事が委員会のドキュメント用に別のチームドライブに対して「編集」権限を持つといった状況が考えられます。）
4. ファイルを移動する
既存の「マイドライブ」フォルダから適切なチームドライブにファイルを移動します。他のファイルやフォルダの操作と同様に、「マイドライブ」からチームドライブの適切な場所にアイテムをドラッグ＆ドロップできます。
他のユーザーと共有しているアイテムのフォルダを多数所有している場合は、一部のフォルダを新しいチームドライブに移動することをおすすめします。グループで頻繁に使用するフォルダとファイルのセットであれば、チームドライブへの移動が適している可能性があります。その他のアイテムは、自分の「マイドライブ」に保管しておきましょう。
5. 協力する
ファイルを「マイドライブ」から「チームドライブ」に移動したら、アクセスが必要なすべてのユーザーが新しいファイルを見つける方法を把握していることを確認してください。「チームドライブ」はウェブ、Android および iOS の Google ドライブ モバイルアプリに表示されます。（モバイルアプリでは、左上にある 3 本の横線のアイコン（メニュー）をタップします。次に「チームドライブ」アイコンをタップすると、アクセスできるすべてのドライブが表示されます。）
新しいファイルを作成してチームドライブに移動する場合、アクセス権限を気にする必要はありません。メンバーは割り当てられた権限レベルでチームドライブ上のファイルにアクセスできます。チームメンバーが変更されても、ファイルはそのまま残ります。ファイルとフォルダの構造も、チームドライブへのフルアクセスを持つユーザーによって変更されない限り、同じままです。
最も重要なのは、管理者がチームドライブを作成して構成できるようになったため、ローカル ファイル サーバーの必要性がほとんどなくなったことです。
従来のGoogle「マイドライブ」から「チームドライブ」にファイルを移行しましたか？新しい「チームドライブ」の権限設定は、ユーザーにとって使いやすくなりましたか？コメント欄またはTwitterでぜひご意見をお聞かせください。
