Microsoft Excelのデータが、使い物にならない構造で届いた経験は、誰にでもあるでしょう。例えば、姓と名が同じセルに入っている名前のシートを受け取ったとします。このようなデータは扱いにくいものです。例えば、リストを姓で並べ替えるにはどうすればよいでしょうか？このような問題が発生した場合は、Excelのフラッシュフィルツールを使用してデータを再構成しましょう。
このチュートリアルでは、特殊な状況でフラッシュフィルを使用する方法を紹介します。具体的には、単一の値から文字を抽出して3つの列に分割する方法を紹介します。フラッシュフィルでこんなこともできるなんて、意外に思われるかもしれませんが、実は可能です。このExcelチュートリアルのデモをダウンロードできます。
参照:誰もが知っておくべき Windows、Linux、Mac のコマンド (無料 PDF) (TechRepublic)
Windows 10 64 ビット システムで Microsoft 365 を使用していますが、Excel 2013 までの以前のバージョンでもフラッシュ フィルを使用できます。Web 用 Excel ではフラッシュ フィルはサポートされていません。
Excel のフラッシュフィルとは何ですか?
Excelのフラッシュフィルツールを使えば、新しいデータを素早く入力したり、既存のデータをクリーンアップしたりできます。以前は関数を使っていた作業が、たった数回のキー操作で簡単に実行できます。このツールはパターンを検出し、残りの値に適用します。簡単な例を見てみましょう。
図Aは、私の名前が様々なパターンで入力されたシンプルなシートです。ここで、各エントリの姓のみを含む列が必要だとしましょう。フラッシュフィルを使う前は、RIGHT()、FIND()などの文字列関数を組み合わせて使用していたかもしれません。必要な式はかなり複雑です。
図A
フラッシュフィルをトリガーするには、最初のレコードに必要な値を入力します。今回の場合は、C2に「Harkins」と入力します。次に、C3を選択してCtrl + Eを押し、Excelがパターンを判別したかどうかを確認します。この単純なケースでは、図Bに示すように、パターンが判別されています。Ctrl + Eを押すとすぐに、フラッシュフィルによって残りのセルのパターンが完成します。
図B
C5、C7、C9 のエントリは正しくありませんが、これはデータに一貫性がないためです。また、フラッシュ フィルによって一貫性のないデータも指摘されることをご理解いただきたいと思います。
Excelでエントリを複数の列に解析する方法
簡単な例が終わったので、次は、Flash Fill で処理できないと思われるかもしれない、より複雑な要件を見てみましょう。図 C は、さまざまな文字で構成されたエントリのリストを示しています。エントリの中には、4 文字の数字で始まり、間にバックスラッシュを挟んで 6 文字の大文字のアルファベットで終わるものがあります。
図C
最初のステップは、2行目の最初の3つの値を手動で入力してパターンを作成することです。次に、C3を選択し、Ctrl + Eを押して、Excelがパターンを判別できるかどうかを確認します。図Dに示すように、判別できました。
図D
次に、D3 を選択し、Ctrl + E を押します。次に、E3 を選択し、Ctrl + E を押します。図 Eに示すように、フラッシュ フィルを使用すると、3 つの列すべてを入力できます。
図E
フラッシュフィルは最初の3つの値を正しく取得しましたが、最後の4つの値は取得できませんでした。フラッシュフィル自体が問題なのではなく、データの不一致が問題なのです。
Excelで不整合なデータを修正する方法
フラッシュフィルは、不整合なデータを見つけるのに最適な方法です。以下の手順で元の値を修正することで、これらの問題を修正できます。
- B5 の値には数字が欠けているため、新しい数字を入力して 1943 を作成します。
- B6の値は5桁の数字で構成されており、アルファベット文字が欠けています。代わりに「1578/DELBTF」と入力してください。
- B7の値に/文字がありません。9995/HWWLVLと入力してください。
- B8の値には、/文字の代わりにスペースが含まれています。3447/LVLDEFと入力してください。
列Bの元の値を修正したら、フラッシュフィルを再度実行します。まず、C3:D8の列をすべて削除し、C3、D3、E3にフラッシュフィルを実行すると、図Fに示す修正後のセットが返されます。誤りがあったにもかかわらず、フラッシュフィルは3列にわたる元の値を解析するのに数分しかかかりませんでした。良くも悪くも、このような状況が発生した場合、元のデータを修正するには手動で修正するしかありません。フラッシュフィルによって不整合のパターンが明らかになった場合は、「置換」タスクで修正できる可能性があります。
図F
フラッシュフィルは、パターンを解釈し、それをデータに適用することで、1列でも複数列でも新しいデータを素早く作成できる優れたツールです。結果が正しくない場合は、フラッシュフィルがパターンを誤って解釈したか、元のデータに矛盾があるかのいずれかです。前者の場合は、フラッシュフィルが正しいパターンを判別できるように、さらにいくつかデータを入力してください。後者の場合は、元の値を修正してください。
