人員不足と膨大な作業負荷を抱えるIT部門にとって、ITタスクの自動化は極めて重要な優先事項です。自動化は管理負担を軽減するだけでなく、人間の不注意、疲労、あるいはミスがミスにつながる可能性があるため、プロセスの正確性を確保することにも役立ちます。
「採用の課題、予算上の圧力、顧客の期待の高まりにより、公的機関、民間企業を問わず、組織はリソースが減っているにもかかわらず、事業を維持し、拡大せざるを得なくなっています」と、アクティブ・ネットワークの製品管理担当シニアディレクター、ニック・スティーブンス氏は述べた。
この課題に直面し、多くの企業が効率性の向上を解決策として検討しており、一般的にはプロセス自動化が用いられます。組織は構造化された戦略的なアプローチを採用することで、プロセス自動化における多くの落とし穴を軽減し、成功の可能性を大幅に高めることができます。
参照: 人工知能倫理ポリシー (TechRepublic Premium)
スティーブンス氏は、政府機関にとっては、納税者の資金と重要な公共サービスが危険にさらされる可能性があるため、すべての自動化プロジェクトが成功する可能性を最大限に高めることが特に重要であると指摘した。
IT自動化の促進を支援するために、共同でまとめた15のベストプラクティスをご紹介します。最初の3つの自動化ベストプラクティスのヒントはStevens氏に寄稿いただき、推奨文献「政府におけるインテリジェント自動化」と「ロボットはビジネスをより人間らしくできるか？」も掲載しています。続く9つのヒントは私自身の観察と経験に基づいており、最後の3つのヒントはPipefyの創設者兼CEOであるAlessio Alionco氏によるものです。
IT自動化のヒントトップ15
1.自動化に適したプロセスを選択する
自動化プログラムの成功は、自動化対象とする具体的なビジネスプロセスに大きく左右されます。ワークフローによっては自動化に適したものとそうでないものがあることを認識し、ROIを最も容易に実現できるユースケースに注力することが重要です。
自動化に適したプロセスには、次の特性があります。
- それらは反復的で大量です。
- 現時点では、完了するにはスタッフの多大な時間が必要です。
- シンプルなビジネス ロジックに従い、構造化されたデータを使用します。
- 精度の向上と 24 時間 365 日の稼働により、大きなメリットが得られます。
2. 大きく考え、小さく始める
組織全体で多くのプロセスを自動化したいと考えるかもしれませんが、迅速かつ確実に自動化できる、単純でリスクの低いプロセスから始めることが重要です。
これらの最初の実装は、組織内で自動化の利点に対する認識を高めるための例として使用できるだけでなく、追加のユースケースを賢く選択できるようにする貴重な直接的な経験をチームに提供します。
3. 自動化する前に最適化する
自動化したいビジネスプロセスは、すでに可能な限り合理化されていますか？特に、レガシーテクノロジーや時代遅れの慣行に依存している古いプロセスは、最適化の余地が十分にあります。
自動化作業を開始する前に、対象プロセスを分析・簡素化し、必要に応じてゼロから再設計する時間を取りましょう。そうすることで、複雑さが軽減され、最終的には自動化にかかるコストも削減できます。
プロセス自動化のメリットは明らかですが、綿密な計画と実行なしには実現できません。これらの原則を念頭に置くことで、企業は今後何年にもわたって自動化の目標を支える強固な基盤を構築する道筋を着実に歩み始めることができるでしょう。
4. 関連するニーズ、問題、要件を特定する
自動化は問題の解決やニーズの充足を目的としています。まずは問題やニーズを特定することから始めましょう。ソースサーバーからターゲットサーバーへのファイル同期が必要ですか？90日後に非アクティブなアカウントを自動的に失効させる必要がありますか？営業時間外にシステム（複数可）の再起動をスケジュールする必要がありますか？
これらのシナリオは、ユーザー コミュニティから要求される場合もあれば、単に IT 部門から提案される場合もありますが、いずれの場合も、人間の手動介入を必要とせずに IT タスクを確実に実行することが目標となります。
5. 最適なソリューションを提供するための方法論を評価する
自動化プロセスは、bashスクリプト、cronジョブ、PowerShellスクリプト、スケジュールタスク、コードやAPIなど、様々な形で実現できます。できる限りシンプルで直接的なプロセスにすることを心がけています。私は可能な限り、他のスクリプトを呼び出すスクリプトや、他のシステムに依存するシステムといった複雑なものは避けています。
6. 既存のソリューションを利用できるか確認する
可能な限り自動化プロセスを再利用しましょう。例えば、GitHubコードや公開PowerShellリソースなどを活用しましょう。既に多くの知識や優れた人材によって構築されたリソースが共有されているため、既存のソリューションを見つけて自社の目的に合わせてモデル化することは非常に一般的です。それができない場合は、社内リソースやコンサルティングを活用して、これらのソリューションを新たに実装する方法を検討してください。
7. リスクとセキュリティのレビューが完了していることを確認する
提案されたソリューションが、暗号化されていないトラフィック、保存されたパスワード、不適切なアクセスや権限など、標準やプロトコルに違反しないことが重要です。パスワードが必要な場合は、セキュリティ侵害を防ぐためにハッシュ化する必要があります。
8. テストソリューションを開発し、関係者に確認のために提示する
自動化メカニズムの実用モデルを作成し、成功または失敗がログに記録されるアラートメカニズムを組み込むようにしてください。必要に応じて関係者に渡して承認を得、必要に応じて調整を加えてください。
9. ソリューションを実装し、結果を監視する
ソリューションが本番稼働したら、プロセスが期待通りに動作し、手動操作なしで独立して実行できることを徹底的に確認してください。数日間、結果をスポットチェックすることをお勧めします。
30日後、60日後、90日後など定期的に関係者と連絡を取り、結果を評価します。当初は成功と思われた実装でも、新たな詳細が明らかになったり、新たな要件が発生したりした際に、さらなる改良が必要になることがよくあります。
10. 新しい技術が登場するにつれて、自動化を改善する方法を探す
新しいテクノロジーは常に登場しています。自動化プロセスにおいてこれらの進歩を活用し、可能な限り機敏で最新の状態を維持するようにしてください。
Alionco は、この目的で IT タスクを自動化する際に、ローコード ソフトウェアの使用を推奨しています。
「ビジネスの俊敏性を実現し、開発者が直面する高まる需要に応え、開発者不足を緩和するためには、非技術系チームをサポートするツールの実装が不可欠です」と彼は述べた。
ローコードによるビジネスプロセス自動化は、ビジネスチームの迅速な対応とITチームの制御ニーズの間のギャップを埋めます。これにより、セキュリティやコンプライアンスを損なうことなく、IT部門が承認したツールセットを使用して、スタッフがビジネスプロセスを容易に構築、変更、標準化できるようになります。
組織がより俊敏になることを目指す中で、スピードと一貫性を促進するリソースは、IT タスクの自動化とデジタル変革の将来にとって重要になります。
11. 適切な自動化ツールを決定する
構造化データをあるシステムから別のシステムに移行するといった個別のタスクは、ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）が最も適している可能性があります。自動化が必要なタスクの種類が複数ある場合、または自動化対象がタスクではなくプロセスである場合は、ビジネスプロセス自動化ツールの方が適している可能性があります。
12. 既存のスタックの拡張を目指す
テクノロジースタックは、追加やカスタマイズによって複雑化すると、管理とセキュリティ確保も困難になります。様々なアプリやシステムと連携し、機能強化とスタックの拡張性を実現する自動化ツールを検討してみてください。特に、BPAツールは、新しいシステムをスタックに追加する際に生じるワークフローのギャップやプロセスの断片化を解決するのに役立ちます。
13. エンドツーエンドのプロセスをマッピングする
ITプロセスを最初から最後まで完全に可視化することで、自動化が成功するか失敗するかを見極めることができます。プロセスのトリガー、フロー内の各タスクまたはアクティビティ、そしてプロセスの完了を示す結果を特定します。そして、プロセスの各コンポーネントを見直し、自動化の可能性を探ります。
14. プロセスを標準化する
プロセスとタスクが標準化されると、より一貫性のある結果が得られ、セキュリティとコンプライアンスの要件をより簡単に適用できるようになります。
15. ルールと条件文に頼る
情報の不足や不完全さによる問題を回避し、情報とリクエストが適切にルーティングされるようにするには、ルールと条件を使用してワークフローを制御します。
