変更要求ログは、プロジェクトのどの段階でも、あらゆる関係者によって要求されたすべての変更を文書化するために使用されます。
すべての変更を記録することは重要です。なぜなら、元のプロジェクトスコープへの変更要求がすべて分析、承認または却下され、徹底的に文書化され、追跡されるからです。これにより、プロジェクトチームを含むすべての関係者は、プロジェクトスコープ内で何が、いつ、なぜ変更されたのかを明確に特定できるようになります。変更要求ログは、契約上の要件を確認し、元のスコープへの変更に関する証拠（必要に応じて）を提示するために不可欠です。
変更要求ログのコンポーネント
プロジェクトやプロジェクト変更要求はそれぞれ異なる場合がありますが、以下に挙げる種類の情報は、ほとんどの変更要求ログに定期的に表示されます。
1. 変更要求識別番号
これは各リクエストに固有のキーであり、類似する変更リクエストが複数ある場合でも、簡単に検索して見つけることができます。また、チームメンバーと関係者全員が、どの変更リクエストに関する議論なのかを確実に把握できるようになります。
2. 変更要求の種類
これにより、機能、役割、その他の基準など、プロジェクトに関連する方法で変更要求を分類できるようになります。
3. 要求されている変更
これには、提案されている正確な変更内容の詳細な説明を含める必要があります。
4. リクエストのきっかけ
後ほど詳しく説明しますが、変更リクエストは常に何らかのきっかけで発生します。トリガーを把握することで、承認者は変更の必要性と重要性を判断するのに役立ちます。
5. プロジェクトへの影響
変更を依頼する前に、変更によってどのような影響が予想されるか、そしてプロジェクトと成果物にどのような変化が生じるかを分析することが重要です。変更依頼者はこれらの情報の一部を提供する必要がありますが、チームの他のメンバーや関係者からの意見も必要になる場合があります。
6. その他の重要な情報
これには次のものが含まれます。
- リクエストを受信した日付
- 変更を要求した人
- リクエストのステータス
- リクエストを承認（または拒否）した人
- 承認または却下の理由
- 必要なアクション
これらの重要な情報を組み合わせることで、関係者、プロジェクト チーム、スポンサーは、プロジェクト内で何がいつ変更されたか、そしてさらに重要なことに、なぜ変更が必要だったかを追跡できるようになります。
参照: 職務内容: IT プロジェクト マネージャー (Tech Pro Research)
変更要求を引き起こす要因
プロジェクトの変更要請を促す要因は必ず存在します。よくある例をいくつか挙げてみましょう。
1. 誤った仮定
誤った想定の例としては、部門のチームリーダー全員が週20時間プロジェクトに専念できると想定しているものの、実際には週10時間しか割り当てられないといったことが挙げられます。これはプロジェクトのタイムラインに影響を与え、スコープ変更の依頼が必要になる可能性があります。
2. 顧客の要件
顧客のニーズの変化は、スコープ変更依頼の一般的なきっかけとなります。顧客は、内的または外的要因により、希望する方向性を変える可能性があります。
3. リソースの制約
人材不足などの要因により、プロジェクトの約束を果たす能力が大幅に妨げられる可能性があり、これによりプロジェクト目標の再評価と縮小が必要になる場合があります。
4. 予算上の制約
顧客は常に変化する目標と成果物の膨大なリストを持っている可能性があるにもかかわらず、プロジェクトのライフサイクルを通じて目標を十分にカバーする能力が縮小する可能性があるため、これらは多くの場合要因となります。
5. 運用戦略の変更
これにより、ポートフォリオ、プログラム、プロジェクトの優先順位が変化し、一部の目標または要件を縮小または完全にキャンセルする必要が生じる可能性があります。
6. 技術の進歩またはギャップ
新しいテクノロジー、あるいはテクノロジーの不足は、プロジェクトの実行方法にプラスにもマイナスにも影響を与える可能性があります。例えば、新しいソフトウェアツールの導入が必要になる場合などです。プロセスにわずかな変更を加えるだけでも、変更要求が必要になる場合があります。
7. 規制または法的要件
これらは予期せぬ出来事であることが多く、組織は進行中のプロジェクトの変更を余儀なくされ、ビジネスの様々な領域に影響を与える可能性のある変更要求が必要になります。EUの一般データ保護規則（GDPR）が最近与えた影響を考えてみてください。
8. エラーまたは欠陥
これらは、プロジェクト チームが成果物の品質を満たす方法に変更をもたらす可能性のある、望ましくない出来事である可能性もあります。
業界、プロジェクトの複雑さ、プロジェクトの規模、地理的な場所、組織構造などに応じて、変更要求が必要になる他の要因が存在する可能性があります。
以下も参照:
- プロジェクト管理を成功させるための6つの必須ドキュメント（TechRepublic）
- 効果的なリスク管理計画を作成する方法（TechRepublic）
- 作業分解図を作成してプロジェクト目標を達成する方法 (TechRepublic)
- プロジェクトマネージャーの履歴書テンプレート: スキルと実績を強調するためのフレームワーク (Tech Pro Research)
- ベンダー関係管理チェックリスト（Tech Pro Research）
