2022年8月下旬、Googleは、Google Workspaceの特定のエディションのユーザーが、Googleアカウントを持たないユーザーに共有ドライブへのアクセスを許可できるようになると発表しました。具体的には、招待されたビジターが共有ドライブにファイルを作成・アップロードできるようになります。このアクセス拡張により、ビジターを招待してGoogleアカウントを持たないユーザーから画像やファイルなどのコンテンツを作成・アップロードしたり、共有ドライブのコンテンツを共同編集したりできるようになります。
ビジター共有を使用すると、Workspace アカウントを持つユーザーは、Google ドライブのフォルダやファイルを任意のメールアドレス（Google アカウントに関連付けられていないメールアドレスを持つユーザーも含む）と共有できます。これにより、例えば、共同編集者の1人がGoogle アカウント以外のメールアドレスを持っている場合でも、2人でGoogle ドキュメント、スプレッドシート、スライドで共同作業が可能になります。このようなビジター共有による共同作業は、ドキュメント、スプレッドシート、スライド内で Microsoft Word、Excel、PowerPoint ファイルを編集する場合にも機能します。
Googleアカウントに関連付けられたメールアドレスへの共有が開始されると、ユーザーはログインを求められます。そのメールアドレスがGoogleアカウントにリンクされていない場合は、メールで通知が届きます。招待された人が共有リンクをクリックすると確認画面が表示され、そこからアクセスコードを含む追加の確認メールが送信されるように設定できます。確認が完了すると、訪問者は7日間アクセスが許可されますが、その後は元の招待メールに記載されているリンクを使用して再確認を行う必要があります。
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マイドライブと共有ドライブでは、ファイルの所有権が異なることにご注意ください。Googleアカウントを持つユーザーがマイドライブに新しいファイルを作成すると、システムは作成者をオーナーとみなします。これを確認するには、ウェブ上のGoogleドライブにアクセスし、Googleアカウントにログインした状態で作成したファイルをクリックまたはタップし、マイドライブの右上にある「詳細を表示」ボタン（円で囲まれたiのアイコン）を押してください。
「詳細」タブで下にスクロールすると、システムによって設定されたファイルの所有者が表示されます。作成したファイルの所有者は「私」と表示されます。共有ドライブに保存されているフォルダやファイルについても同様の手順で操作すると、共有ドライブ上のファイルは個人が所有していないため、所有者フィールドは表示されません。代わりに、共有ドライブがファイルの「所有者」となります。
Google アカウントを持たない招待された訪問者が共有ドライブにコンテンツを作成してアップロードできる機能は、Essentials、Business Standard および Plus、Enterprise Standard および Plus、Education Plus の 6 つの Google Workspace エディションで利用できます。
Google Workspace管理者はアクセスを管理できます
Google Workspace 管理者は、管理コンソール > メニュー > アプリ > Google Workspace > ドライブとドキュメント > 共有設定 > 共有オプション（図 A）から、組織のビジター共有設定を管理できます。組織外との共有がオフになっている場合、ビジターによる共有は許可されません。
図A
同様に、管理者は同じ管理セクション（図B）のさらに下に表示される共有ドライブ作成設定も管理できます。これらの設定により、管理者は共有ドライブを作成できるユーザーだけでなく、組織外のユーザーがドライブのメンバーとして、または個々のアイテムへのアクセス権を付与されて共有ドライブ上のコンテンツにアクセスできるかどうかを制御できます。
図B
最後に、管理者は共有ドライブの特定の設定を管理することもできます。これらの設定は、管理コンソール > メニュー > アプリ > Google Workspace > ドライブとドキュメント > 共有ドライブの管理 からアクセスできます。管理者は共有ドライブごとに、メンバーの管理や共有設定の調整などを行うことができます。
あなたの経験はどうですか？
強化されたビジター共有機能の明らかな活用方法の一つは、メンバー全員がGoogleアカウントを持っているかどうかを気にすることなく、共有ドライブにコンテンツを集約できることです。Googleドライブでの共同作業にビジター共有を利用したことはありますか？共有ドライブへのコンテンツのアップロードと作成機能が追加されたことは役に立ちましたか？
Google Workspace の訪問者共有機能をどのように活用しているかをぜひ教えてください。Twitter (@awolber) で私にメンションするか、メッセージを送信してください。
