Lotus Notesメールデータベースは、単なるメールクライアントではありません。To Doリストとカレンダーも提供しています。カレンダーを使えば、ユーザーはスケジュールを計画・管理できます。この機能の活用方法をユーザーに教えることで、日々の業務管理に役立つツールをもう一つ提供できます。
カレンダーへのアクセスと予定作成の基本を学びましょう。このハウツー情報を活用して、Lotus Notesユーザーへの教育に役立ててください。
カレンダーの表示
ほとんどのユーザーは「ようこそ」ページからカレンダーにアクセスします。図Aは、 Lotus Notesを開いたときに表示される標準の「ようこそ」ページを示しています。
| 図A |
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| Lotus Notes のウェルカムページ |
「カレンダー」オプションを選択すると、カレンダーが開きます（図Bを参照）。カレンダーの左側のペインには、ナビゲーションを容易にするミニカレンダーも表示されます。Lotusでは、Lotus Notes 6の新機能であるこの機能を「ミニビュー」と呼んでいます。
受信トレイまたはその他の領域に移動した後でカレンダーに戻るには、図 A および B に示すように、Lotus Notes クライアント ウィンドウの左側にあるカレンダー アイコンを選択します。
| 図B |
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| ようこそページからカレンダーを開いた |
カレンダーはメールデータベースの一部であるため、メールインターフェースからも簡単にアクセスできます。メールを操作しているときは、「表示」ドロップダウンメニューから「移動」を選択することでカレンダーにアクセスできます。「移動」ウィンドウを図Cに示します。
| 図C |
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| メールデータベースからカレンダーを開く |
ここから「カレンダー」を選択すると、図D（ミニビューなし）に表示されているカレンダーを開くことができます。カレンダーにアクセスしたら、ユーザーは日々の活動を管理できます。
| 図D |
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| メールデータベースからカレンダーを開いた |
エントリの作成
ユーザーはカレンダーに5種類のエントリタイプを用意しています。これには以下のオプションが含まれます。
- 会議— 複数の人が集まる
- 予約— 個人的な関与
- 終日イベント- 一日中行われる予定の行事
- 記念日- 出来事を記念する特別な日
- リマインダー- 個人イベントのリマインダー
デフォルトのカレンダーエントリは「会議」ですが、私は「予定」を最も頻繁に使用しています。「会議」エントリを使用すると、Lotus Notes メールで招待状を送信して、1人または複数の人を招待できます。私はLotus Notes メールを使わない担当者とやり取りすることが多いので、「予定」エントリを使用しています。デフォルトのエントリタイプは、メールの設定（以前の記事で説明しました）で選択できます（図Eを参照） 。
| 図E |
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| カレンダーの設定にアクセスする |
カレンダーへの新規エントリの作成は、ボタンをクリックするだけです。図Dに示す「会議のスケジュール」ボタンと「新規」ボタンを使用すると、カレンダーへの新規エントリを素早く作成できます。「会議のスケジュール」ボタンをクリックすると、図Fに示すウィンドウが開きます。
| 図F |
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| 新しい会議エントリを作成する |
新しい会議エントリでは、ユーザーは次の情報を指定できます。
- 会議出席者（必須とオプションの両方）
- 開始日時
- 終了日時
- 会議が繰り返される場合（例：毎日、毎週、毎月、毎年）に通知する
- 会議場所
- 会議の議題などの添付ファイルを挿入します。
- 会議の説明
図Fの会議には、必須出席者と任意出席者がそれぞれ1名ずついます。会議は繰り返し開催され、所要時間は1時間で、簡単な説明が含まれています。「会議のスケジュール」ボタンを選択しても、会議の作成のみに限定されません。カレンダーエントリの種類は、図Fのカレンダーエントリセクションで変更できます。選択した種類の横にある下矢印（図G）をクリックすると変更できます。
| 図G |
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| カレンダーエントリの種類を変更する |
図Hは、会議エントリが予定エントリに変更されたことを示しています。予定エントリは会議エントリに似ていますが、ユーザー以外に出席者はいません。
| 図H |
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| 新しい予定エントリを作成する |
図Iは、新しい予定が保存され、カレンダー（月間表示）に表示されている様子です。予定の件名はカレンダーの日付に表示されます。サンプルの件名は長すぎて小さなボックスには表示されませんでしたが、エントリにマウスオーバーすると件名全体が表示されます。
| 図I |
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| カレンダーに表示される予定 |
図HとFの両方に示されている「通知」オプションを使用すると、ユーザーは、今後のスケジュールエントリまたは期限が迫っているスケジュールエントリについて通知を受け取るかどうかを指定できます。通知オプションには、電子メール、視覚的なアラーム（ポップアップウィンドウ）、または音声信号が含まれます。
組織は生産性を高めます。
知識豊富な従業員は、Lotus Notesカレンダーなどの利用可能なツールをより効果的に活用するためのトレーニングを受けています。これらのツールに関する適切な情報をユーザーに提供することで、サポートコールの数を減らすことができます。ユーザーは自分の質問に対する回答を見つけ、同様の質問が発生したときにその情報を同僚と共有できます。
