多くの企業にとって、チームコラボレーションはイノベーションを推進する原動力です。多様な視点と経験を結集することで、コラボレーションは新たな製品、新たなサービス、そして収益と利益を向上させる新たな方法を生み出します。さらに、協力と連携は従業員の生産性向上にもつながり、関係者全員にとってWin-Winの関係となります。
しかし、効果的かつ効率的なコラボレーションには、共通の目標に向けた共同作業を容易かつ効果的に行うためのツール、プラットフォーム、そしてシステムの導入が不可欠です。ここ数年、Microsoft Office 365は、すべてのアプリケーションにクラウドコンピューティングを組み込むことで、チームコラボレーションを重視するように再設計されてきました。おそらく、Microsoft SharePointほどこの哲学を体現しているアプリケーションは他にないでしょう。
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簡単なコラボレーション
Microsoft SharePointは、特にOffice 365の一部として導入された場合、チームが会議、共同作業、そしてタスクの完了を行える仮想ワークスペースを構築します。企業内でSharePointを成功させる鍵は、従業員が誰でもSharePointインスタンスを作成・管理し、参加可能なチームメンバーを指定できることです。多忙な企業のIT部門が介入する必要はありません。
現代の企業環境における SharePoint の利点のいくつかを説明するために、このアプリケーションがチームの共同作業に役立つ 5 つの方法を紹介します。
1. チーム限定アクセス
Microsoft SharePoint の主な特徴の一つは、その排他性です。一般的に、管理者によって意図的に制限されない限り、どの従業員でも SharePoint インスタンスを作成できます。インスタンスが作成されると、その従業員はそのインスタンスの管理者となり、誰が参加できるか、各参加者にどのようなアクセスを許可するか、そして SharePoint インスタンスの存続期間を決定します。
特定のSharePointサーバーに保存されているドキュメントには、指定され承認されたメンバーのみがアクセスできます。これにより、従業員はチーム、部門、部署、企業全体、あるいは個人単位でSharePointインスタンスを柔軟に利用できます。また、チームリーダーは業務の増減に応じてサーバーへのアクセスを調整できます。
2. 中心部の立地
インスタンスが作成されると、SharePointはチームメンバーが集まる仮想的な場所の中心となります。共有ドキュメントがそこに保存されるだけでなく、チャット、Skypeを使ったビデオ会議、タスクの設定と完了、カレンダーの比較なども行えます。SharePointサーバー専用のメールをやり取りすることも可能です。アップデートされたモバイルアプリの追加により、SharePointのコラボレーションチームミーティングスペースは、メンバーが出張中でも利用できます。共有スペースのおかげで、チームメンバーはどこにいても、遠く離れた場所にいるような感覚で作業できます。
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3. 同時編集
SharePoint ストレージは Microsoft OneDrive と同じ同期プロトコルを使用しているため、すべてのドキュメントとその編集内容はクラウドに瞬時に継続的に保存されます。そこから更新内容はネットワークに接続されたすべてのデバイスとワークステーションに反映され、チームメンバー全員が常に最新の状態を維持できます。
SharePoint サーバーに保存された Microsoft Office 365 ドキュメントは、保存機能だけでなく、複数のチームメンバーが同時にアクセス、編集、注釈付けできます。チームメンバーはタスクやセクションを細分化して共同作業を行い、ドキュメントを作成することができます。SharePoint は、作業中にドキュメントを瞬時に統合し、完全なドキュメントを作成します。
4. チームに設定されたタスク
多くの場合、共同チームは特定の目標（新製品の開発、新しいアプリの開発、より効率的な新しい働き方の検討など）を念頭に編成されます。この目標を達成するために、チームメンバーには特定のタスクの実行が求められる場合があります。SharePointを使用すると、チームリーダーは個々のタスクを設定し、チームメンバーに割り当てるために必要なツールを利用できます。
チームメンバーは、自分が実行する必要があるタスクだけでなく、他のメンバーが実行するタスクも確認できます。効率的かつ効果的なコラボレーションを実現するには、メンバーが自分に割り当てられたタスクが他のタスクとどのように関連しているかを把握することが不可欠です。多くの場合、タスクAが完了するまでタスクBを開始することはできません。SharePointでは、こうした依存関係をチーム全体に公開できます。
5. 共有カレンダー、ノートブック、チャット、公開、その他のツール
SharePointは、Office 365と組み合わせることで、コラボレーションツールとして最も効果的なのは間違いありません。この生産性向上スイートには、企業チームのコラボレーションを簡素化・強化するアプリケーションが追加されています。チームはカレンダーを共有して作業負荷の計画に役立てたり、OneNoteを使って進捗状況を記録したり、Yammerを使ってメンバーがどこにいても、どんなデバイスを使っていてもチャットしたりできます。
Office 365は、共同作業を行うチームに、PowerPointやSwayなどのプレゼンテーションツール、Bookingsによるスケジュール管理、Microsoft Teamsによる高度なコラボレーションツールへのアクセスを提供します。DelveやStreamなどの小規模なアプリも、特にプロジェクトが完了し、チームが調査結果や成果をより幅広い聴衆に発表する必要がある場合に活用できます。
参照: 職場のコミュニケーションとコラボレーションツールの選び方 (TechRepublic)
新しいアプローチ
企業内におけるチームコラボレーションは新しい概念ではなく、ビジネスの誕生以来、企業文化の一部となっています。しかし、現代の企業の職場環境におけるチームコラボレーションの方法は大きく変化しました。モバイル環境で活動するダイナミックな従業員の増加に伴い、企業は遠隔地でのコラボレーションを可能にするためのより優れたツールの導入を迫られています。
Office 365 とクラウド コンピューティング サービスでサポートされている Microsoft SharePoint は、このカテゴリの中でも特に強力で便利なツールの 1 つであり、企業が従業員のエンゲージメント、生産性を維持し、競争で優位に立つために必要な優位性を提供します。
また読んでください…
- Microsoft Office 365：賢い人のためのガイド（TechRepublic）
- マイクロソフト、自社開発のコラボレーションツールの混乱を食い止めようとしている（ZDNet）
- Microsoft SharePoint: チートシート (TechRepublic)
- Microsoft Teams：賢い人のためのガイド（TechRepublic）
- Microsoft Graph は、ビジネス ユーザーにとって新しい検索方法を提供します (ZDNet)
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