Microsoft Excelでグループ化されたピボットテーブルの詳細を表示する方法 - TechRepublic

Microsoft Excelのピボットテーブルは、他のレポートツールと同様に、データを有用な情報に変換します。ほとんどのレポートでは、データをグループ化して要約し、グループの詳細は非表示にしています。幸いなことに、必要に応じてグループを展開して詳細を表示することは簡単です。

参照: Google Workspace vs. Microsoft 365: チェックリスト付き比較分析 (TechRepublic Premium)

このExcelチュートリアルでは、ピボットテーブルをグループ化し、非表示にしたくない詳細情報を表示する方法を学びます。Windows 10 64ビットシステムでMicrosoft 365を使用しています。Web版Excelはピボットテーブルをサポートしています。このExcelチュートリアルのデモをダウンロードできます。

Excelでグループ化されたピボットテーブルを作成する方法

Excelのピボットテーブルオブジェクトはグループ化を行うもので、様々な関数を使ってデータのグループを簡単に集計できます。しかし、評価したデータを集計して表示する際に問題が発生することがあります。幸いなことに、適切な設定を知っていれば、素早く簡単に集計できます。

データを素早くグループ化する方法を説明するために、図Aに示すシンプルなテーブルオブジェクトをベースにピボットテーブルを作成します。テーブル名はTableInvoiceItemsで、請求書番号ごとに請求書項目を追跡します。各請求書には1つ以上の項目が含まれます。ここでの目標は、ピボットテーブルを使用して請求書番号ごとにグループ化し、各請求書の合計を表示することです。

図A

次に、次のようにピボットテーブルを作成しましょう。

1. テーブル内の任意の場所をクリックします。
2. [挿入]タブをクリックします。
3. [テーブル] グループで [ピボットテーブル] をクリックし、ドロップダウンから [テーブル/範囲から] を選択します。
4. 表示されるダイアログで、「既存のワークシート」をクリックします。Excel によって範囲が「TableInvoiceItems」というテーブルに正しく設定されています。
5. [既存のシート] オプションをクリックすると、データとピボットテーブルを一緒に表示できます。
6. 場所コントロール内をクリックし、シート内のセル (G3 など) をクリックします。
7. [OK] をクリックすると、Excel によって空のピボットテーブル フレームが挿入されます。

図Bを参考に、フィールドを適切なリストにドラッグしてピボットテーブルを作成します。その結果、ピボットテーブルは「請求書番号」列でグループ化されます。デフォルトでは、「金額」列を値リストに追加すると、ピボットテーブルは「金額」の値を合計します。図Cは、各請求書の合計を表示するピボットテーブルを示しています。

図B

図C

一見しただけでは、各請求書の合計金額が複数の項目で構成されていることに気付かないかもしれません。これは良いことでも悪いことでもありませんが、ヒントとして、図Dに示すように、各請求書に数量を追加することができます。

そのためには、「金額」列をもう一度「値」リストに追加します。ドロップダウンをクリックし、表示されたサブメニューから「値フィールドの設定」を選択します。表示されるダイアログで「件数」を選択し、「OK」をクリックします。この値が1より大きい場合、請求書には複数の項目があることがわかります。この情報を共有することは重要ではないかもしれませんが、簡単に共有できます。

図D

請求書ごとにグループ化されたピボットテーブルを作成すると、各請求書の請求書の詳細を表示できます。

Excelでグループ化されたピボットテーブルの詳細を表示する方法

グループ化されたExcelピボットテーブルはそのままでも十分便利ですが、請求済みの項目を表示したい場合もあるでしょう。そのためには、以下の手順を実行してください。

1. ピボットテーブルで、グループ化された値を選択します。今回の場合は請求書番号列なので、G4:F13を選択します。
2. 選択範囲を右クリックし、[展開/折りたたみ] を選択して、サブメニューから [展開] を選択します (図 E )。
3. 表示されるダイアログで「金額」（図F）を選択し、「OK」をクリックします。ピボットテーブルは請求書番号でグループ化されていますが、各グループ内の各項目を確認したいのです。

図E

図F

図G

図Gに示すように、ピボットテーブルには請求対象の各項目が表示されています。各請求書の合計額はグループの上に表示されていますが、以下の手順で変更することもできます。

1. 必要に応じて、ピボットテーブル内の任意の場所をクリックします。
2. コンテキスト デザイン タブをクリックします。
3. 左端にある「小計」ドロップダウンをクリックし、「すべての小計をグループの下部に表示」を選択します。

図Hは、各請求書のすべての項目と、各請求書グループの下部に小計が表示されたピボットテーブルの結果を示しています。この時点で、カウント列を削除することもできます。削除するには、「Amount2のカウント」ヘッダーセルを右クリックし、「Amount2のカウント」ヘッダーを削除してください。この列を残すか削除するかは任意です。この列の小計は役立つ情報となる場合があります。

図H

構造的に何が必要かわかっている場合は、フィールド リストを使用してピボット テーブルを簡単に作成できますが、わからない場合はインターフェイスの選択肢を使用すると便利です。