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Tom Mochal は、プロジェクトで使用できるシンプルなスコープ変更プロセスを提供しています。
スコープは、プロジェクトの境界と成果物を記述することで、大まかに定義されます。
ビジネス要件を収集することで、その定義に詳細を追加します。これらの
項目がスポンサーによって承認されると、
シンプルなスコープ変更プロセスを通じて、スコープ全体の変更を管理できるようになります。スコープとビジネス
要件が承認されたからといって、それ以降は何も変更できないわけではありません。適切なスコープ変更管理プロセスを用いて
、それ以降の変更プロセス全体を管理していくことになります
。
プロジェクトで使用できる簡単なスコープ変更プロセスを紹介します。
- プロジェクト チーム、クライアント、スポンサーなど、
あらゆるプロジェクト関係者から潜在的な範囲変更要求を募ります。 - 小規模な
プロジェクトであれば、スコープ変更を簡潔なフォームやメールで文書化できます。
大規模なプロジェクトの場合は、スコープ変更依頼書を用いて正式な文書を作成する必要があります。重要なのは、スコープ変更を書面で記録する
ことです。口頭で受け取ったスコープ変更依頼に基づいて行動しないでください。
追跡の目的で、スコープ変更ログにリクエストを入力します。
スコープ変更を依頼する担当者は、プロジェクトにおけるビジネス価値を定義する必要があります。
スポンサーは最終
決定を下すためにこの情報を必要とします。- プロジェクト
マネージャーは、スコープ変更要求をチームメンバーに割り当て
、さらに調査を進めます（プロジェクトマネージャー自身が割り当てることもできます）。
チームメンバーはまず、スコープ変更要求の調査にどれくらいの時間がかかるかを判断します
。分析に要する時間によって
納期が遅れる場合は、まず
スポンサーに依頼し、調査が必要かどう
かを判断する必要があります。スポンサーが変更の承認を最初に与えた場合、この新しい作業を反映するために、作業計画と予算を更新する必要があるかもしれません
。スポンサーが変更要求の調査に同意しない場合は、スコープ変更ログで
「未承認」として要求をクローズする必要があります。
スコープ変更要求、代替案、ビジネス価値、プロジェクトへの影響をスポンサーに伝えて
解決策を尋ねます (実行するか、実行しないかを決めます)。
解決策または行動方針を文書化します。
スコープ変更ログに解決策を簡潔に記録します。スポンサーが
変更要求に同意しない場合は、
スコープ変更ログ上で「未承認」として変更要求をクローズする必要があります。- スコープ変更要求が承認された場合、変更を確実に実施するために、
適切な活動が作業計画に追加されます。必要に応じて、プロジェクト予算も更新する必要があります。 - 承認された範囲の変更によってプロジェクトに大幅な変更が生じる場合は、現在
のプロジェクト定義 (憲章) を更新する必要があります。
プロセス全体を通して、スコープ
変更のステータスと解決策をすべてプロジェクトチームメンバーやその他の適切な
関係者に伝えるようにしてください。これは通常、最新のスコープ変更ログをステータスレポートに添付することで行われます。これにより、期待値の管理が容易になり、承認されたスコープ
変更要求がプロジェクトの終了日と予算に
どのような影響を与えているかを把握できます。
トム・モカル
