毎週オフィスで過ごす時間を数値化するのは簡単ですが、実際に仕事をこなすのにどれだけの時間を費やしているかを正確に判断するのは少し困難です。
確かに、ネットサーフィンなどのデジタルなことに時間を浪費することはありますが、それ以外にも実際に仕事をしている時間を「無駄に」していることがあります。時には、「仕事」に費やしている時間でさえ、果てしないメールに返信したり、会議に出席したりすることで、実際には無駄な時間になってしまうこともあります。
企業向けに従業員の生産性分析サービスを提供するSapienceは、この問題の解決を目指しています。Sapienceは、従業員の労働時間だけでなく、どのような業務に時間を費やしているかも示します。
創業者たちは、過去にアウトソーシング会社を経営し、従業員の生産性をより正確に把握したいと考えたことから、このコンセプトを思いつきました。シン氏によると、これは組織全体だけでなく、個々の従業員にとっても重要な意味を持つとのことです。
「目標は、すべての従業員が生産性と健康を向上できるよう支援することです」と、サピエンスのセールス＆マーケティング担当アソシエイトバイスプレジデント、キブ・シン氏は述べています。「そして、企業全体の生産性データをマネージャーが利用できるようにすることで、集中力、協調性、そして能力の有効活用などを促進する、意識の高い企業を作り上げることができるようになります。」
SapienceはSaaS製品またはオンプレミスで導入できます。平均的なコストは、ユーザーが選択する導入タイプと導入したい機能の数に応じて、1人あたり年間120ドルから160ドルの範囲です。
現在、Sapienceは10か国に65社以上のアクティブクライアントと10万人以上のアクティブユーザーを擁しています。顧客には、Dell、Xerox、富士通、BMC Software、Siemensなどが名を連ねています。
Sapienceは、従業員やマネージャーがどのような業務（電話、マーケティング、会議、管理）に時間を費やしているかを示す高度な分析ダッシュボードです。タスクは営業やマーケティングなどのカテゴリーに分類されており、ユーザーは自分のポジションにおけるコア業務やカテゴリーにどれだけの時間を費やしているかを確認できます。例えば、Salesforceを「営業」業務としてラベル付けすることができます。
ユーザーは、その割合に基づいて目標を設定できます。例えば、営業担当者が営業活動に時間の30%を費やし、X件の取引を成立させていると判断できる場合、営業活動に時間の50%を費やすという目標を設定し、成立件数の変化を確認できます。
Sapienceはカレンダーシステムに接続することで、ユーザーがオフラインかどうかも認識し、カレンダーを参照してその時間帯に会議があるかどうかを確認します。そして、その時間枠に該当する会議があったかどうかを会議の所要時間として記録します。
ユーザーまたは管理者に、経過時間のタグやラベルを変更する権限を付与することもできます。急な会議に費やされた時間については、ユーザーがその時間の使用目的を入力し、会議としてラベル付けする必要があります。
シン氏によると、この製品には3つの展開モードがある。1つ目は自己改善モードで、データはユーザーのみに保持される。これは、ユーザーがプライベートでどのように作業しているかを把握できるようにするためのものだ。
2つ目のモードは匿名モードで、直属の部下の名前はマネージャーのみが閲覧できますが、チームメンバーは閲覧できません。マネージャーはチームの作業傾向を把握し、データを活用して改善策について話し合うことができます。
「重要なのは、特定の個人をピンポイントで特定することではなく、チームとして、彼らが正しいことをしているかどうかを確認することです」とシン氏は述べた。「もしそうでない場合、プロセスの中で最適化できる部分はあるでしょうか？」
最後に、個人データモードでは、個々の従業員データが管理者に公開されます。ただし、管理者は従業員Xがプライベートブラウジング（業務に関係のないブラウジング）に一定時間費やしたことを把握できても、どのウェブサイトにアクセスしたかは把握できません。また、従業員Xがメールに一定時間費やしたことを把握できたとしても、その従業員が誰にメールを送信したか、メールの内容は把握できません。
Sapience の顧客である Infobeans の共同設立者兼社長である Mitesh Bohra 氏は、この製品を使用する主な価値は、特定の従業員やチームにとって一日のうちで最も生産性の高い時間帯など、ビッグデータに基づく発見にあると述べています。
「私たちは、ベストプラクティスだけでなく、優秀な人材を特定するためにも、これらを活用しています。彼らは投入した時間や活動に対してどれだけの成果を生み出しているのか、彼らに十分な挑戦をさせているのか、それとも手を広げすぎているのか、ということです」とボーラ氏は述べた。
この製品にはユニークな可能性が秘められているが、変化への抵抗や、ビッグブラザー型の監視システムであるサピエンスへの恐れなど、導入にあたってはいくつかの課題もあるとボーラ氏は述べた。
雇用主には従業員がどのように時間を使っているかを知る権利があるという議論もあるだろう。しかし、シン氏は、サピエンスが生産性データを提供する際の匿名性において他社との差別化を図っていると述べた。
「これはいつも話題になります。私たちがいつも最初に受け取る反応は、『これはビッグブラザーだ』です。企業は過去にも同じようなことをやってきたので、それをビッグブラザーのツールとしか言いようがないのです」とシン氏は述べた。「しかし、アプリケーションを実際に見て、機能を見て、提供されるデータを見ると、彼らの意見は変わります。」
シン氏によると、Sapienceはスクリーンスクレイピングやキーストロークキャプチャを行っておらず、顧客がステルスモードでSapienceを導入して従業員を監視することも許可していないという。従業員が認識しているものでなければならない。
潜在的なユースケースの一つとして、在宅勤務がワークフローに与える影響を判断できる可能性があります。シン氏によると、例えば、働く親が子供を学校に迎えに行くために早めに帰宅し、帰宅後にオンラインに戻っているかどうかを確認すれば、オフィス勤務時と同じ量の仕事を達成できる可能性があるとのことです。
どのように利用されるにせよ、Sapienceは今後も物議を醸すスタートアップであり続けるだろう。しかし、最近のシリーズB資金調達ラウンドと着実な売上成長は、従業員の働き方と生産性のベールを脱ぐという、同社が真剣な試みを行っていることを示している。
