プロジェクトのビジネスケースを構築する際には、前提条件を必ず考慮する必要があります。前提条件は、プロジェクトチームと関係者が期待値を設定し、リスク軽減戦略を特定する上で重要な役割を果たし、目標達成の可能性を高めます。
正確な仮定を決定するプロセスは、経験とビジネスニーズ、強み、弱みに関する知識を要します。ビジネス上の制約が不明瞭な場合、仮定を効果的に特定し、文書化することは不可能です。すべての関係者と主要なプロジェクトチームメンバーから意見を聞き、万全の体制を整えることが賢明です。
前提が不正確であれば、プロジェクト全体が危機に瀕し、時間とビジネスリソースの無駄につながります。最初から複数の前提が誤っている場合、望ましい高レベルの戦略目標の達成は困難になり、他の関連プロジェクトにも影響を及ぼす可能性があります。
プロジェクト全体を通して、想定事項が誤っていたり変更されていたりする可能性がないか監視することが重要です。そうしないと、プロジェクトの失敗の可能性が高まります。ここでは、プロジェクトのライフサイクルを通して注意深く監視すべき8つの想定事項をご紹介します。
参照:前提とリスクの関係を理解して、これら2つの関連する概念を管理する
1: ビジネス戦略に関する前提は、何よりも重要です。特定のビジネス目標を念頭に置いてプロジェクトに着手したにもかかわらず、その目標が最優先事項とならなかった場合、それは災難の始まりとなる可能性があります。
2: プロジェクト管理の大部分は利用可能なリソースと割り当てられたリソースに基づいているため、リソースレベルの 想定はプロジェクトの成否に大きく影響します。プロジェクト全体を通して、特定のリソースが過剰に使用されていたり、利用できなかったりすると、タイムライン、タスクの依存関係、そして最終的には全体のスコープと目標に悪影響を与える可能性があります。
すべてのリソースの貢献度も同様に重要です。十分なリソースが割り当てられていても、リソースの貢献が不十分であれば、プロジェクトのリスクが増大する可能性があります。
3: テクノロジーに基づく前提は、プロジェクトの目標を達成するために利用可能なテクノロジー（例：ソフトウェアやITインフラストラクチャ）を概説します。テクノロジーリソースは社内または外部委託の場合があります。外部委託リソースは、ベンダーのリソースの可用性、能力、社内ポリシーや手順に影響を受ける可能性があることに注意してください。社内に存在する可能性のある制約事項を特定し、外部委託するテクノロジーサービスプロバイダーに対して必要なデューデリジェンスを実施してください。
4: 時間ベースの想定は、リソースの可用性、テクノロジー、品質要因、財務上の制約、その他の想定によって影響を受けます。これらの想定すべてに対応できるよう、予備費とバッファーを組み込んでください。
5: 企業が顧客の期待や安全ガイドラインを満たすために仕様を遵守する必要がある場合、品質に関する前提は極めて重要な役割を果たします。このような状況では、通常、エラーの余地はほとんど、あるいは全くありません。安全性が懸念される場合、品質仕様は成功を左右する重要な要因となります。
6: 財務上の 仮定はあらゆるプロジェクトにおいて重要な要素です。たとえ資金に限りがあったとしても、スポンサーやステークホルダーはコストを懸念します。業界やプロジェクトの目的によっては、特にニッチな分野、規制の厳しいプロジェクト、安全管理が厳格に行われているプロジェクト、あるいは法的に定められたプロジェクトにおいては、財務上の仮定は二次的なものとなる場合があります。
参照:情報技術の費用対効果計算ツール (Tech Pro Research)
7: 設計または開発に基づく前提は、通常、特定の目標を達成するために必要なアプローチを概説するものであり、これらの前提は、文化、考え方、能力、プロセス、およびポリシーによって大きく影響されます。これらの前提は、個人的な偏見や好みに基づいて設定すべきではありません。特に、より関連性が高く有益な設計または開発の選択肢を見落とす可能性が高くなるためです。
8: 場所と環境の前提条件は、作業が行われる場所と環境条件を概説するものです。プロジェクト開始時に特定の場所で作業が行われるという前提条件が設定されていた場合、その場所が変更されると、他の前提条件、さらにはプロジェクト全体のスコープに悪影響を与える可能性があります。
仮定が不正確であったり変化したりした場合にどうするか
仮定が不正確な場合は、その事実を特定し、記録し、修正し、伝達する必要があります。物事をゆっくり進め、最初に戻って、それらの仮定は何に基づいていたのか、そしてなぜそれらの仮定が含まれたのかを理解する方がよいでしょう。この余分な時間を取ることで、思考プロセスを見直し、物事を適切な視点から見ることができるようになります。
前提が変更された場合は、何が変更されたのか、プロジェクトと成果にどのような影響があるのか、そしてどのような調整が必要なのかを正確に評価する必要があります。不正確な前提の場合と同様に、文書化とコミュニケーションが不可欠です。迅速かつ正確な是正措置が鍵となります。
結論
プロジェクト管理において、前提は重要な要素です。ただし、適切な前提を計画に組み込むことが重要です。時代遅れの、あるいは誤った前提に基づいたプロジェクト作業は、時間と資金の無駄につながります。
