ステップバイステップ：Access で即座に合計を計算する - TechRepublic

どのデータベースソフトウェアを使っていても、データベース管理において必ず守るべきルールが一つあります。それは、必要な時に即座に作成できる値は保存しないことです。つまり、可能な限り計算フィールドを使用することで、ディスク容量を節約できるということです。

例を見てみましょう。「数量」フィールドや「単価」フィールドなどを含む「注文」テーブルを頻繁にクエリするとします。合計金額（数量×単価）を保存したくない理由は2つあります。1つ目は、誰かがレコードを編集して価格や数量が変更された場合、価格を再計算して新しい値をディスクに書き込む必要があるためです。2つ目は、合計金額を即座に表示する方が簡単だからです。クエリで計算フィールドを作成するのは非常に簡単です。

1. デザイン ビューで新しいクエリを作成します。
2. 少なくとも数量フィールドと単価フィールドを追加します。
3. クエリ デザイン グリッド上の空白列のフィールド行をクリックします。
4. 計算フィールドの名前を入力し、コロンを入力して、計算値を定義する式を入力します。

例えば、図Aのように「合計金額:[数量]*[単価]」と入力します。この計算フィールドの「表示」チェックボックスを必ずオンにしてください。クエリを実行すると、Accessは計算結果を表示します。

図A

計算フィールドを使用すると、クエリであらゆる種類の計算を実行できます。計算フィールドに条件を追加することもできます。例えば、上記のシナリオでは、計算フィールドの「条件」行に「>500」を追加することで、合計金額が500を超えるレコードのみをクエリの出力対象として絞り込むことができます。