給与計算ソフトウェアとは：機能、コスト、ヒント

2デール

給与計算ソフトウェアとは何ですか?

給与計算ソフトウェアは、給与計算の管理、実行、自動化を支援します。給与額（総支給額、控除額（医療保険料や給与税など）、手取り額を含む）を、正社員と時間給社員の両方に対して自動的に計算します。

給与計算ソフトウェアソリューションにはクラウドベースとデスクトップベースがありますが、中小企業では前者がより一般的です。会計や人事プログラムなどのビジネスソフトウェアシステムと統合できるスタンドアロンソフトウェアもあります。あるいは、より広範な人材管理システムの一部となる場合や、従業員のライフサイクルのあらゆる側面を1つのプラットフォームで管理できるオールインワンの給与計算・人事ソフトウェアプラットフォームもあります。

セルフサービス給与計算ソフトウェア

セルフサービス型の給与計算ソフトウェアは、給与額と控除額を計算します。通常は口座振替などの方法で従業員に支払いますが、給与税をIRS（内国歳入庁）などの税務署に納付する業務は行いません。その代わりに、控除額を計算し、事前入力済みの納税申告書を作成し、四半期ごとの納税申告期限を通知する機能を提供し、最終的な提出はお客様自身で行います。

フルサービスの給与計算ソフトウェア

フルサービスの給与計算ソフトウェアには、包括的な税務管理機能が含まれています。入力した従業員情報に基づいて給与税を計算し、従業員の給与から自動的に税額を差し引いて、四半期ごとに適切な税務署に納付します。

給与計算ソフトウェアの主な機能は何ですか?

給与計算ソフトウェアの主な機能には、給与計算処理、給与税管理、勤怠管理、口座振替、従業員セルフサービス（多くの場合、モバイル給与計算アプリ経由）、給与計算コンプライアンスツール、レポート作成などがあります。ただし、具体的な機能はプロバイダーによって異なります。

以下の機能は、ほとんどの給与計算ソフトウェア システムに備わっている典型的な機能ですが、給与計算ソフトウェアの機能が増えるほど、価格が高くなる傾向があることに注意してください。

勤怠管理

時給制の従業員がいる場合、彼らの労働時間を追跡し、毎回の給与支払い時に正確な報酬を支払うための信頼できる方法が必要です。多くの給与計算ソフトウェアは、サードパーティの勤怠管理ソフトウェアと連携するか、タイムトラッカーを内蔵しています。これにより、時給制従業員への給与支払いが簡単になり、時間の節約とミスの削減につながります。

給与税の管理

フルサービスの給与計算ソフトウェアは、従業員の所得税、社会保障税、メディケア税を計算、控除し、適切な税務署に納付します。ほとんどの給与計算ソフトウェアは連邦税と州税の納税手続きに対応していますが、追加料金で地方給与税の管理もできるソフトウェアもあります。

雇用主は、従業員の社会保障税とメディケア税（総称してFICA税）を従業員の負担分と同額納付する義務があります。また、従業員数に応じて連邦失業税（FUTA税）を支払う義務もあります。

給与計算ソフトウェアは、少なくとも従業員の拠出金に基づいて税負担額を示す財務レポートを作成する必要があります。しかし、優れた給与計算ソフトウェアは、雇用主のFICA税とFUTA税を会社の銀行口座から自動的に差し引き、従業員の給与税とともに連邦政府に納税します。

さらに、総合的に見てトップの給与計算ソフトウェア企業であるG​​ustoのような、最高のフルサービス給与計算ソフトウェア企業は、W-2フォームや1099フォームなど、年末の税務申告書の作成と提出を代行してくれます。ただし、一部のプロバイダーは年末の税務申告書の作成に料金を請求します。また、ほとんどの給与計算ソフトウェアツールでは、従業員や請負業者に税務申告書の紙のコピーを印刷して郵送する場合、追加料金が発生します。

直接入金

セルフサービス型を含むほとんどの給与計算ソフトウェアは、従業員の給与を計算し、口座振替で自動的に支払います。一部の給与計算ソフトウェアは口座振替のみに対応していますが、紙の小切手、プリペイドデビットカード、アプリベースの決済（VenmoやSquareのCash Appなど）、その他のオンデマンド支払いオプションは、口座振替の一般的な代替手段です。

従業員福利厚生管理

従業員の福利厚生の一部は、雇用主が提供する医療保険への従業員拠出金など、従業員の給与から直接差し引かれます。健康保険や退職金制度などの福利厚生を提供している場合は、従業員の給与から福利厚生拠出金を差し引き、その資金を適切な関係者に自動的に分配する給与計算ソフトウェアを導入しましょう。

従業員セルフサービスポータル

ほとんどの給与計算ソフトウェアには、従業員が給与明細や税務情報を閲覧できる従業員向けプラットフォームが組み込まれています。最も充実した従業員向けセルフサービスポータルには、従業員が税務書類をアップロードしたり、福利厚生を選択したり、休暇を申請したり、出勤・退勤を記録したりできる機能が搭載されています。

給与報告書

給与計算レポートは、給与税や労災保険料など、給与計算に関連する主要な財務データの概要を提供します。給与計算ソフトウェアは、少なくともこれらのレポートを生成する必要があります。優れた給与計算ソフトウェアは、一般的な会計ソフトウェアと連携するか、総勘定元帳レポートを搭載して給与計算データを財務システムとシームレスに同期できるようにします。

コンプライアンス監査

職場の雇用と従業員の給与には厳格な規則と規制が適用されます。従業員を請負業者として誤って分類したり、FICA税の雇用主負担分を支払わなかったりといった問題には、厳しい罰則が科せられる可能性があります。定期的なコンプライアンス監査を実施することで、こうした事務ミスを発見し、重要な給与計算の更新を行うことができます。

一部の給与計算ソフトウェアは、給与計算の実行ごとに潜在的な問題を自動的にフラグ付けすることで、コンプライアンス監査を容易にします。システムは、給与計算処理の前にフラグ付けされた項目を再確認して承認するよう促すため、コストのかかるエラーのリスクを軽減し、時間を節約できます。

サードパーティ統合

理想的には、給与計算ソフトウェアは、事業管理に使用している他のソフトウェアアプリケーション、特に会計ソフトウェアとスムーズに連携できる必要があります。給与計算ソフトウェアが会計プログラムと連携していない場合、給与計算データを総勘定元帳に再入力する必要があり、時間の無駄になり、事務ミスのリスクが高まります。QuickBooks Payrollのように、会計ソフトウェアも提供している給与計算ソフトウェアプロバイダーもあり、よりシームレスなプラットフォーム内連携を実現しています。

オプション機能

ニーズに応じて、次のような追加機能を備えた給与計算ソフトウェアが必要になる場合があります。

• 国際給与計算。 複数の国にまたがる従業員や契約社員に給与を支払う場合は、国際給与計算に対応した給与計算ソフトウェアを優先的に導入しましょう。Gustoなどのプロバイダーは国際的な契約社員の給与計算に対応しており、Ripplingは世界中の契約社員と従業員の両方の国際給与計算をサポートしています。
• 従業員の福利厚生。 給与計算サービスプロバイダーの中には、保険会社と提携したり、社内に仲介業者を設けて、優秀な人材を引き付ける競争力のある福利厚生の提供を支援しているところもあります。
• オンボーディングおよび採用ツール。 人事に特化した給与計算ソフトウェアには、求人掲示板への投稿、身元調査、従業員の自主的なオンボーディングなどのツールが含まれていることがよくあります。
• 経費管理。 ほとんどの給与計算ソフトウェアはサードパーティの経費追跡ツールと統合されていますが、従業員の経費追跡と払い戻し機能を備えたソフトウェアもあります。

給与計算ソフトウェアの費用はいくらですか?

給与計算ソフトウェアの費用は、企業の規模と必要な機能によって異なります。月額料金は0ドルから1,000ドル以上まで様々です。ほとんどの給与計算ソフトウェアツールは、月額基本料金と従業員1人あたりの月額料金で構成されているため、一般的に従業員数が増えるほど給与計算ソフトウェアソリューションの費用は高くなります。

Payroll4Freeのような無料の給与計算ソフトウェアやOdooのようなオープンソースの給与計算ソフトウェアは、スタートアップ企業や予算が限られた中小企業の給与計算コストを抑えるのに役立ちます。しかし、ほとんどの無料給与計算ソリューションは、従業員数が25人（多くても）を超える企業には実用的ではありません。多くの有料給与計算ソフトウェアのような税務上の保証、カスタマーサービス、その他の機能がないため、多くの企業のニーズを満たすほど堅牢ではありません。

以下に、従業員数に基づいて、最も一般的な給与計算ソフトウェアソリューションの月額初期費用を記載します。なお、以下の価格には、勤怠管理ソフトウェア、人事ツール、サードパーティとの連携などのアドオン機能は含まれていません。

プランと価格のデータは 2024 年 10 月 16 日時点の最新です。

一般的な追加料金

予算に最適な給与計算ソフトウェアを選ぶ際には、追加料金が発生する給与計算機能（ある場合）が明記されている細則に注意してください。最も一般的な追加料金には、以下のようなものがあります。

• 勤怠管理、スケジュール管理、シフト追跡ソフトウェア。
• 従業員福利厚生の統合と管理。
• 労災保険の統合と管理。
• 失業保険の請求管理。
• 年末の W-2 および 1099 の提出。
• 給与差し押さえ。
• 総勘定元帳レポートまたは統合。
• 複数州の給与計算処理。
• ソフトウェアの実装。

すべての給与計算ソフトウェアプロバイダーが上記の機能に対して追加料金を請求するわけではありません。OnPayのように、ほとんどの機能が基本料金に含まれているプロバイダーもあれば、Paychexのように機能ごとに追加料金を請求したり、上位の給与計算プランに含めているプロバイダーもあります。

給与計算ソフトウェアの代替品

給与計算スプレッドシートテンプレート

従業員が少数で、優れた組織力をお持ちの場合は、給与計算ソフトの代わりにスプレッドシートソフトウェアのテンプレートを使用して給与計算を行うことを検討できます。給与計算テンプレートは、ご自身で作成することも、Microsoft ExcelやSimple Sheetsなどのサードパーティ製品から直接ダウンロードすることもできます。

スプレッドシートを使った給与計算は、一般的に給与計算ソフトを購入するよりも安価ですが、手作業によるデータ入力が多くなります。これは貴重な時間を浪費し、ミスのリスクを高める可能性があります。さらに、IRS（内国歳入庁）は事業主に対し、給与税データを3～4年間保管することを義務付けています。スプレッドシートは便利なデータ追跡ツールですが、記録管理の豊富な経験がなければ、長年分の給与計算データを整理し、最新の状態に保ち、IRSの規定に準拠させるのは困難かもしれません。

給与計算の完全アウトソーシング

給与計算をサードパーティにアウトソーシングすることは、給与計算ソフトウェアとスプレッドシート テンプレートを使用するよりもコストがかかりますが、ほとんどの場合、時間の節約になります。

多くの中小企業の経営者は、人事管理を専門とするPEO（Professional Employer Organization）と提携することで、人事・給与計算プロセスに費やす時間を最小限に抑えています。また、人事業務全般を担うことなく給与計算のみを請け負うバーチャル会計会社と提携している経営者もいます。

どちらの選択肢を選ぶにしても、給与計算のアウトソーシングはソフトウェアを必要としないソリューションではないことにご注意ください。給与計算を委託する会社は、自社独自の給与計算ソフトウェアを使用するか、Gustoのような人気の給与計算ソフトウェアプロバイダーを利用して給与計算を処理します。

給与管理を直接担当することはないため、給与計算ソフトウェアとのやり取りは最小限で、自分でソフトウェアを選択する必要もありません。

給与計算ソフトウェアの長所と短所は何ですか?

給与計算ソフトウェアのプロ

• 給与計算をアウトソーシングしたり、フルタイムのチームを雇用するよりも費用がかかりません。
• 時間を節約する自動化により、時間を節約できます。
• 会計担当者でない事業主のために、給与計算プロセスが合理化され、簡素化されます。
• 給与傾向、キャッシュフロー、ビジネス管理に関する有用な洞察を提供します。
• 手動で給与計算を実行する場合と比べて、ユーザーエラーのリスクが軽減されます。

給与計算ソフトウェアの欠点

• 無料の給与計算スプレッドシート テンプレートなどの無料の代替品よりも高価です。
• 重要な給与計算サービスに対するイライラする追加料金。
• 給与計算ソフトウェアを初めて使用する人にとって、学習曲線は急峻です。
• ソフトウェアのセットアップと起動には、時間と費用の先行投資が必要です。

給与計算ソフトウェアはあなたのビジネスに適していますか?

給与計算ソフトウェアは、中程度の価格で社内給与計算管理を希望する企業にとって、確かなソリューションです。一般的に、給与計算ソフトウェアは、以下の条件に当てはまる企業にとって最適な選択肢となる可能性があります。

• コストを抑えながら給与計算を社内で行いたい。
• 給与計算のできるだけ多くの側面を自動化したいと考えています。
• 給与税を自分で処理するのは望ましくありません。
• 従業員に福利厚生を提供する簡単な方法を求めています。
• 従業員が自分の給与情報にアクセスできるようにしたいと考えています。

一方、次のような場合には給与計算ソフトウェアの使用を避けた方が良いでしょう。

• あなたは、複雑な財務および人事ニーズを抱える大規模な組織の一員です。
• いかなる場合でも、社内で給与計算を処理することは望ましくありません。

参照: 給与計算サービスの選択: ビジネスリーダー向けガイド (TechRepublic Premium)

給与計算ソフトウェアはどのように選びますか?

給与計算ソフトウェアが必要かどうかを判断するのは、ほんの第一歩に過ぎません。ここからが大変な作業の始まりです。市場に出回っている数多くの給与計算ソフトウェアサービスの中から、どれが自分に最適なのかを見極めるのです。御社のような企業に最適な給与計算システムを選ぶ際には、組織のニーズについて以下の質問を自問自答してみてください。

• 給与計算ソフトウェアにはどれくらいの費用をかけることができますか?
• 現在、従業員は何人いますか？ 1年後には何人になる予定ですか？ 5年後は？ 10年後は？
• 私たちの組織にとって絶対に必要な給与計算機能はどれですか？ なくても問題ない機能はどれですか？
• 現在、業務運営に他にどのようなソフトウェアアプリケーションを使用していますか？すべてのソフトウェアアプリケーションを簡単に統合できることはどれほど重要ですか？

可能な限り、給与計算ソフトウェアを短期間のデモ版で購入するのではなく、無料トライアルに登録しましょう。ほとんどの給与計算ソフトウェアプロバイダーは、30日間（OnPayなど）から6ヶ月間（PaychexのSurePayrollなど）までの無料トライアルを提供しています。実際に試用してみることで、上記の質問に対する最も正確な答えが得られるでしょう。

参照: 給与計算ソフトウェアの選び方

次を読む: 中小企業に最適な給与計算ソフトウェア

給与計算ソフトウェアの将来の動向

給与計算ソフトウェアは、新規ベンダーの市場参入や既存ベンダーによるプラットフォームのアップデートや機能拡張のリリースに伴い、常に進化を続けています。ここでは、既存のソフトウェアソリューションを評価する際、あるいは新しい給与計算プラットフォームを購入する際に留意すべき、給与計算ソフトウェアの主要トレンドをいくつかご紹介します。

生成AI

人工知能（AI）は急速に発展しており、多くの給与計算ソフトウェアプラットフォームは、アップデートごとにAIの活用をさらに進めようとしています。多くの給与計算ソフトウェアプログラムはすでに自動化のために何らかの形でAIを活用していますが、ジェネレーティブAIは給与計算における次の大きなAIトレンドとなる可能性が高いでしょう。

生成AIは、テキスト、画像、音声など、様々な新しいコンテンツを作成できます。最もよく知られている生成AIプログラムはChatGPTですが、あまり知られていないバージョンには生成AIチャットボットが含まれています。これらのチャットボットは、よくある質問の調査、給与データの異常値の特定、カスタムデータビジュアライゼーションの迅速な生成などに利用できます。

UKGは最近、給与計算レポート作成に生成AIの活用を開始しました。人事・給与計算データに基づいた統計予測、チームインサイト、企業文化ベンチマークなど、AIを活用したインサイトを提供できます。

ADPは今年、生成AIを活用したADP Assist機能を発表しました。この機能は、給与計算における潜在的なエラーを検知し、データに基づいた洞察を提供し、チャットボットで質問に答えるものです。他のソフトウェアプロバイダーも導入を競うため、今後1～2年で給与計算における生成AIの活用がさらに進むと予想されます。

オンデマンド支払い

オンデマンドペイ、あるいは稼いだ賃金へのアクセスは、給与業界でますます人気が高まっています。現在の経済状況では、多くの従業員が給料日までの日々をカウントダウンしており、給与の受け取りまでに2週間も待つのは避けたいと考えています。オンデマンドペイは、従業員が給与に早めにアクセスできるようにします。勤務を終えて収入を得た後、オンデマンドで資金にアクセスし、銀行口座にすぐに振り込むことができます。

オンデマンド給与は給与計算ソフトウェアの新たなトレンドであるだけでなく、法規制の面でも注目を集めています。連邦レベルおよび多くの州の議員は、早期賃金アクセスを規制し、適切な財務情報開示を確実に行うことを目的として、早期賃金アクセスの検討を開始しています。

ADPをはじめとする一部の給与計算ベンダーは、自社の給与計算サービスやプラットフォームに勤怠管理へのアクセスを統合しています。また、この機能を提供するスタンドアロンサービスもあり、既存の給与計算ソフトウェアや勤怠管理ソフトウェアに統合できます。今後数年間で、さらに多くの給与計算ソフトウェアプラットフォームがオンデマンド給与の統合を開始すると予想されます。このサービスの需要は高く、ADPの最近の調査によると、調査対象となった従業員の76%が、雇用主が勤怠管理へのアクセスを提供することが重要であると回答しています。また、調査対象となったリーダーの96%が、オンデマンド給与の提供が人材採用に役立ったと感じています。

グローバリゼーション

近年、複数州での給与計算は給与計算ソフトウェアの機能としてますます重要になっていますが、複数国での給与計算はどうでしょうか？多くの組織が国際的な労働力をより頻繁に活用するようになり、給与計算やコンプライアンスに特有の課題が生じる可能性があります。

エンタープライズ向け給与計算ソフトウェアベンダーと中小企業向けソリューションベンダーはともに、グローバルな給与計算サービスの強化に取り組んでいます。Papaya Globalは、世界トップクラスの給与計算プロバイダーの一つであり、160カ国で給与計算サービスを提供しています。

他のプロバイダーも追随を競っており、Oyster HRとRipplingは過去1年間で国際サービスオプションを拡大しました。この傾向は今後数年間続くと予想され、国際的な給与計算や、グローバル福利厚生や請負業者への支払いといった追加サービスの需要が高まっています。